При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Схемы расположения реквизитов документов

20 мм. 73 мм. 88 мм. 10 мм.

│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │

────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │

│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │

│ \/ │ │ │ │ │

│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │

51 │ │08 09 10 │ │ 15 │ │

│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │

/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │

│ │ │13 │ │ │ │

22 │ │ │14 │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │

/\ │ │18 │ │ │ │

18 │ │ │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │ │

────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297 мм.

│ │ │ │ │

│ │20 │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │

/\ │ │21 22 25 │ │ │

20 │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │

/\ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │27 │ │

│ │ │ │ │

40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │

│ /\ │28 30 29 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │

/\ │ │ │

20 │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 мм. │

│<-------------------------------------------------->│

Рисунок 1. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А4 углового бланка

20 10

│<----->│ │<->│

────┌────────────────────────────────────────────────────┐───

/\ │ │/\

3 │ │ │ │

\/ │ │ │

────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │

/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │

│ │ 17 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │08 09 10 │ │ │

│ │ 20 │ │ │ │ │

73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │11 12 15 │ │ │

│ │ 10 │ │ │ │ │

│ │ \/ │ │ │ │

│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │13 14 │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │18 17 │ │ │

18 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │297

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ │ │ │

│ │20 │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

│ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │21 22 25 │ │ │

20 │ │ │ │ │ │

\/ │ │ │ │ │

────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │

/\ │ │23 24 26 │ │ │

│ │ │ │ │ │

│ │ │27 │ │ │

40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │

│ │ /\ │28 30 29 │ │ │

│ │ 16 │ │ │ │ │

\/ │ \/ │ │ │ │

────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │

/\ │ │ │

20 │ │ │ │

\/ │ │\/

────└────────────────────────────────────────────────────┘───

│ 210 │

│<-------------------------------------------------->│

Рисунок 2. Расположение реквизитов

и границы зон на формате А 4 продольного бланка

Рассмотрим требования к оформлению содержания и расположению реквизитов:

«Государственный герб РФ» (01) коммерческими предприятиями не применяется, в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ воспроизводится на бланках органов государственной власти. Запрещается использование изображения государственного герба РФ, а так же гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными или правовыми актами.

«Герб субъекта РФ» (02) коммерческими предприятиями не применяется, согласно нормативным актам субъектов РФ (законам, уставам, конституциям и т.д.) размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, если иное не предусмотрено специальными законодательными или правовыми актами.

«Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» (03) так же этот реквизит часто называют логотипом. Логотип — это графическое представление предприятия и из важнейших элементов корпоративной культуры гостиницы. Его основная функция – узнаваемость гостиницы среди множества других на рынке. Существует 3 основных типа логотипов, которые могут быть использованы как самостоятельно, так и в сочетании:

- Иллюстративные (иллюстрирующий деятельность компании);

- Графические (включающий в себя элементы графики, часто абстрактно или обобщенно показывающий деятельность компании);

- Текстовые (текст, представляющий деятельность компании).

Знак обслуживания - обозначение, служащее для индивидуализации выполняемых юридическими лицами или ИП работ или оказываемых ими услуг. В соответствии со ст. 1477 IV части ГК Российской Федерации правила кодекса о товарных знаках распространяются на знаки обслуживания. Порядок регистрации товарного знака изложен в части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации¹. Проставляется на бланках документов в соответствии с учредительными документами предприятия.

Эмблема - это символическое графическое изображение. Как правило, обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак, торговая марка, отражающие направление деятельности предприятия или ИП, позволяющие их отличить от других. Размеры эмблемы нормативно не ограничены. Она может представлять собой рисунок, включать стилизованное название предприятия. Не редко коммерческие предприятия используют графически оформленное буквенное сокращение своего названия или стилизованный, графически оформленный знак, что может сочетать в себе традиционную типографику и гравюру. Эмблема улучшает эстетический вид бланка документа, но не заменяет наименования организации.

Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации (при продольном бланке эмблема размещается в середине верхнего поля, а при угловом - центрируется по отношению к названию организации) или на левом поле бланка на уровне названия организации. Если имеется эталонное изображение эмблемы организации в виде графического файла, оно используется для помещения эмблемы на бланк. В противном случае эмблема сканируется и полученное изображение помещается на выбранное место.

Изображение эмблемы должно быть зарегистрировано в установленном порядке на имя юридического или физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В уставе или положении об организации должно быть указано положение о размещении эмблемы на бланках. Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

Рекомендуемый диаметр изображения не более 20 мм. Кроме того, допускается располагать поле эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации». Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом «Наименование организации».

Эмблема (логотип, товарный знак) должна быть предельно простой, хорошо узнаваемой и запоминающейся, легко преобразовываться в простую одноцветную версию, хорошо смотреться в любом размере и на любой поверхности, выполняться в корпоративных цветах, что повышает узнаваемость предприятия, ключевые элементы и цвета, модернизироваться за счёт мелких деталей и нюансов. Эмблема должна вызывать определённые эмоции.

«Код организации» (04) ОКПО служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, которые могут возникнуть при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия и организации. Он может быть заранее проставлен на бланке документа типографским способом.

«Основной государственный номер юридического лица» (05) ОГРН проставляется только на бланках письма, представляет собой 13-ти значный цифровой код. (См. ФЗ о «Государственной регистрации юридических лиц» от 08.08.2001 № 129 с изм.) является идентифицирующим признаком организации-автора и позволяет установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе. Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например:

ОГРН 1097200380795

1 - порядок записи данных в реестр

09 - последние цифры года постановки организации (регистрации) на учет

72 - код региона согласно перечня регионов-субъектов РФ (ст. 65 Конституции РФ)

- последующие цифры соответствуют порядку внесения записи в реестр.

«Идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет» (06) ИНН/КПП

ИНН – это 10-значный цифровой код, свидетельствующий о постановке на учет налогоплательщика.

КПП - 9-значный код, дополняющий ИНН. Печатается на бланке через косую черту: ИНН/КПП ХХХХХХХХХХ/ХХХХХХХХХ

Например:

ИНН/КПП 72009833140/ 721000870

«Код формы документа» (07) ОКУД проставляется на документах по Общероссийскому классификатору управленческих документов (ОКУД) и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения числа ошибок, является элементом идентификации документа.

«Наименование организации» (08) - реквизит, придающий документу юридическую силу, позволяющий установить организационно-правовую форму и наименование организации - автора документа.

Фирменное наименование охраняется в соответствии со ст.1473 IV части ГК РФ. Фирменное наименование - это наименование, под которым коммерческая организация (юридическое лицо) выступает в гражданском обороте и которое определено в его учредительных документах и было включено в единый государственный реестр юридических лиц при государственной регистрации юридического лица. Не следует путать его с таким понятием как Фирменный стиль (Firm style)².

Фирменное наименование общества на русском языке и на языках народов Российской Федерации может содержать иноязычные заимствования в русской транскрипции или в транскрипциях языков народов Российской Федерации, за исключением терминов и аббревиатур, отражающих организационно-правовую форму общества. Требования к фирменному наименованию общества устанавливаются Гражданским кодексом Российской Федерации.

Наименование организации указывается в документах в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование. Сокращенное наименование организации и наименование на иностранном языке приводят в тех случаях, если они закреплены в учредительных документах. Их помещают ниже полного наименования в скобках.

При наличии вышестоящей организации ее наименование, полное или сокращенное, помещают выше наименования организации. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, должностного лица указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

В соответствии с ГК РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включается указание на организационно-правовую форму и характер деятельности.

Если документ подготавливается совместно двумя организациями и более, то он составляется не на бланке, а на чистом листе бумаги. При этом наименование организаций располагают в соответствии с их рангом. При оформлении документов организациями одного ранга их наименования располагают на одном уровне.

«Справочные данные об организации» (09) – реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Реквизит включает сведения по усмотрению организации: почтовый адрес, номера телефонов, телефакс, телекс, банковские реквизиты, адрес электронной почты, адрес в Интернете, ссылку на официальный сайт и т.п. по усмотрению организации.

Требования к оформлению элементов реквизита заключаются в следующем:

1) почтовый адрес, оформляется согласно с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 (введены взамен действовавших ранее, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725 " Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи " (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 41, ст. 4076) утративших силу с 1 мая 2005 г.). Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Например: ул. Ленина, д. 54, оф. 30, г. Тюмень, Тюменская область, Россия, 625000

Почтовые отправления и почтовые переводы могут быть адресованы до востребования (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, фамилии, имени, отчества адресата) или на абонементный ящик (с указанием на почтовом отправлении или бланке почтового перевода денежных средств наименования объекта почтовой связи, номера ячейки абонементного почтового шкафа, фамилии, имени, отчества адресата или полного наименования юридического лица).

2) банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.

3) перед номером телефона/факса необходимо в скобках указать код населенного пункта. Номер (а) телефона (ов) следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (приемная руководителя, бухгалтерия, секретариат и т.д.). Группа цифр в номерах телефонов (факсов) разделяют дефисом.

Например: тел./факс (3452) 54-90-87, 54-91-56

«Наименование вида документа» (10) оформляется в соответствии с ОКУД. Реквизит указывается на всех служебных документах, передаваемых по каналам электронной связи или оформленных по УФД, кроме писем, и печатается прописными буквами (например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА). Допускается печать в разрядку (буква, пробел, буква, пробел).

например: П Р И К А З

На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место, отступив 2-3 интервала от наименования организации, в бланк конкретного вида документа этот реквизит впечатывается типографским способом (или на компьютере).

«Дата официального документа» (11) - реквизит, придающий документу юридическую силу. Указывает на время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Если авторами документа являются две организации и более, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа может быть оформлена двумя способами:

1) - цифровым способом - арабскими цифрами в одну строку (всего восемь цифр: день месяца, месяц, год).

Например: 01.09.2009

При этом не ставится слово «год», буква «г» с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.

В соответствии с международным стандартом ИСО 8601:1988. «Элементы данных и форматы обмена. Обмен информацией. Представление дат и времени» элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число.

Например: 2008.09.01, но на практике данный вариант, как правило, не используется.

2) - словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». В этом случае необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры,

Например: 05 сентября 2012 г. (или года)

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках для даты слева от начала рабочего поля в месте расположения реквизита по ГОСТ Р 6.30-2003 заготавливают трафарет, чтобы разместить восемь цифр или вписать дату от руки.

Например:

_______________________

или

___ ______________ 20___ г.

«___» _____________ 20___ г.

Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ, непосредственно при подписании или утверждении. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов (в протоколах, актах), датой является дата принятия решения, а не подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных, юридических и финансовых документах рекомендуется использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях - цифровой.

Сотрудники предприятия должны следить за правильностью датирования документа, т.к. создание документа «задним числом» или «с опережением» приводит к искажению данных регистрации, ущемлению прав участников правоотношений, когда указанная дата будет рассматриваться как документированное доказательство, например в случаях подачи иска, претензии, расторжения договора и т.п.

«Регистрационный номер документа» (12) - свидетельствует о том, что документ включен в информационный массив и находится под контролем и ответственностью организации. Для входящих документов это одна из первых операций (после обработки и сортировки полученных документов) Для исходящих – это предпоследняя делопроизводственная операция перед отправкой документа. Регистрация документа это придание документу официальности, установление ответственности организации автора.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (номером папки, в которой будет храниться копия/оригинал документа), индексом должностного лица. Так, номер приказа по личному составу может быть дополнен сокращением «л/с» (личный состав) или «к», «ок» (кадры), для того чтобы различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Индексация распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер, присваиваемый документу в пределах календарного делопроизводственного года. С 1 января текущего года начинается регистрация с цифры «один».

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая (валовая) нумерация.

На документах, составленных совместно двумя организациями и более, регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов в документе.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит указывается только на бланках для писем. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса, на бланке для реквизита обязательно заготавливается трафарет слева от начала рабочего поля под реквизитами «дата и регистрационный номер», в случае если инициативное письмо отсутствует на бланке трафарет остается не заполненным.

Например:

На № ________от ___________

«Место составления или издания документа» (14) указывают только на общем бланке, так как на бланке для писем этот реквизит есть в почтовом адресе организации. Для юридического лица местом издания является место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала. Реквизит включает в себя только общепринятые сокращения с указанием типа населенного пункта и его наименования.

Например: г. Тюмень

Указание на тип населенного пункта - сокращенное «г.» (город) в этом реквизите не ставится при обозначении городов федерального значения (например, Москва), а также при написании названий городов, в состав которых входят: «-город» (Новгород) и «-бург» (Санкт-Петербург).

В ГОСТ 6.30-2003 не указан тип населенного пункта в образце бланков, т.к. Москва является городом федерального значения, для других населенных пунктов указание типа населенного пункта, согласно ФЗ «О географических наименования» рекомендуется.

«Адресат» (15) обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Документы адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).

При адресовании документа руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:

Генеральному директору

ЗАО «Заря»

И.Н. Иванову

Адресование документа руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:

ЗАО Гостиница «Заря»

Начальнику административно- хозяйственной службы

С.И. Петрову

При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся также перед фамилией, например:

Президенту ЗАО «Запсибтур»

господину Г.А. Прохорову

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку организации, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя организации или руководителей структурных подразделений.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: