Глава 3. Организация делопроизводства на производственном участке

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации, предприятия.

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, прежде всего, проверяют документы, в которых деятельность организации или предприятия зафиксирована.

В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными системами обработки информации и средствами связи.

Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах её статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля над качеством, создаваемых на предприятии документов.

Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства,

регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

Среди организационных проблем обычно выделяют:

• выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

• разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

• определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

• регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

• выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

• рациональная организация рабочих мест и условий труда;

• повышение квалификации сотрудников службы.

Организационные формы работы с документами.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в

которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению,

систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами - самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по общему составу и т.д.

Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объёма функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управление делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат

• инспекция при министре

• канцелярия

Задачи и функции службы делопроизводства

Основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

1. постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

3. сокращение документооборота;

4. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач её деятельности и включают полный объём работы, которая выполняется службой. Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на

подпись руководству.

6. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

7. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

8. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

9. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

10. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

11. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств - 12-15%, для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов - положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Для повышения эффективности производства, в целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и

предприятий документов, типизации их формы, снижение трудовых временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных без данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документации (УСД) - совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению. В основе создания УСД лежит метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих функций и задач. Одновременно разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД. Унификация управленческих документов повышает уровень и производительность управленческого труда.

Основные принципы и основания для разработки УСОРД (унифицированной системы организационно-распорядительной документации) являются:

1. Создание общей модели построения документов. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д. Построение отдельных систем документации оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации документов;

2. Единообразие форм документов и правил их построения, составление, оформление. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на полях документа, выработки терминологии и условных сокращений.

3. Комплексность унификации. Унификация показателей и реквизитов

должна предусматривать все требования к документу на всех стадиях его создания, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств. Эта унификация должна предусматривать классификацию показателей по содержанию, установление единой структуры показателей, применение единых методов расчета одних и тех же показателей при их использовании в различных системах управления, единообразие формулировок наименований реквизитов, входящих в состав показателей, расчленение показателей и реквизитов на постоянную и переменную части с целью воспроизведения постоянной части в бланках документов, кодирование показателей с помощью ЭВМ.

4. Информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документов. К группе реквизитов, подтверждающие юридическую силу документов, относятся: подпись, печать, грифы согласования и утверждения и т.д.

5. Сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники.

6. Стабильность требований к документам. Для придания максимальной стабильности требований к документам необходимо установить государственные и отраслевые стандарты, т.к. формы документов используют достаточно длительное время.

7. Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации. Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения показателей, которая бы позволила вносить необходимые изменения в эти классификаторы.

8. Экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной группировки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения на бланке. Также снижаются затраты на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.

Основная цель унификации управленческой документации - создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

При организации делопроизводства на предприятии следует уделить внимание следующим вопросам:

• правильно разработать инструкции по делопроизводству для предприятия;

• разработать локальные нормативные акты (положения, инструкции);

• создать перечень журналов, которые должны вестись в организации;

• создать шаблоны приказов по личному составу и производственных приказов;

• создать шаблоны кадровых документов»

• правильно описать процедуры регистрации приказов, договоров, корреспонденции.

Таким образом можно сказать, что от правильной постановки делопроизводства на предприятии зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления.

Основная цель унификации управленческой документации – создание системы документов, внедрение которой даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов способствуют росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. Сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

Выводы и предложения

В первой главе изучив теоретический материал по вопросу организация управления производством в области применения современной методики расчёта производительности труда и сравнив его с практикой производства на примере ОАО «КМПО» определили, что производительность труда играет ведущую роль в жизни предприятия. Также не мало важную роль играет качество изготавливаемой продукции, производительность труда. Также в первой главе были произведены расчеты на соответствие техпроцессу. Мы получили следующие данные:

- требуемое оборудование = 26 шт.

- требуемое количество основных работников = 26 чел.

- требуемое количество работников остальных категорий = 5 чел.

- требуемое количество работников различных категорий = 6 чел.

- коэффициент использования материала = 0,89

- трудоемкость = 990 шт. (3750 н.ч.)

Судя по коэффициенту использования материалов, можно сделать вывод, что в производстве присутствует маленькое использование отходов.

Во второй главе, изучив теоретический материал по вопросу политики предприятия в области охраны труда и оказании первой помощи пострадавшим и сравнив его с практикой производства на примере ОАО «КМПО» определили, что предприятие стабильно и качественно выполняет меры по оказанию первой помощи, а именно наличия уголка первой помощи и проведение инструктажей самих рабочих .

В третьей главе, изучив теоретический материал и сравнив с практикой применения на КМПО, сделали вывод, что на предприятии хорошо организованна служба делопроизводства, которая обеспечивает оперативность, экономичность, надежность управления, уровень механизации управления. Также на предприятии сокращаются операции, требующие ручного малоквалифицированного труда, сокращается время на составление и изготовление документов, снижается количество ошибок в документах, повышается информационная ценность документов, что облегчает их поиск.

В целом можно сделать вывод, что КМПО справляется с поставленными задачами, а на предприятии важную роль играет производительность труда и политика в области охраны труда, соответственно одна из задач предприятия - забота о своих рабочих, поэтому предприятие регулярно проводят внеплановые проверки по применению средств индивидуальной защиты. Производственные процессы и задачи управления ими требуют постоянной обработки поступающей информации и создания множества документов как по статусу самого предприятия, так и по организации его производственно-хозяйственных деятельности. Руководители и специалисты предприятий от 50 до 90% рабочего времени заняты работой с документами или их созданием.

Литература.

1. В.А. Тихомиров «Основы проектирование самолетостроительных заводов и цехов» Учебник для авиационных ВУЗов. – М.: «машиностроение» 1975 – 472с

2. В.И. Тихомиров «Организация и планирование производства на авиадвигателестроительных заводах» учебник для ВУЗов – М.: «Машиностроение», 1972 – 448с.

3. В.П. Грузинов «Экономика предприятия» Учебник для ВУЗов - М.: «Банки и биржи», ЮНИТИ, 1998 – 535с.

4. В.Я. Горфинкель и др. «Экономика предприятия» учебник для ВУЗов – М.: «Банки и биржи» ЮНИТИ, 1996 – 367с.

5. Л.Я. Аврашков и др. «Экономика предприятия» Учебник для ВУЗов -М.: «Банки и биржи», ЮНИТИ, 1998 – 742с.

6. Майкл Маскон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Глава 11. Организация взаимодействия и полномочия , 1997. 

7. О.И. Волков «Экономика предприятия» учебник – М.: ИНФРА – М, 1998-416с.

8. Официальные сайты базовых предприятий (социальных партнеров)

• Официальный сайт ОАО КАПО - режим доступа http://www.kapo-gorbunov.ru/ - свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)

• Официальный сайт ОАО КВ - режим доступа http://www.kazanhelicopters.ru/ - свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)

• Официальный сайт ОАО КМПО - режим доступа http://www.kmpo.ru/ - свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)

9. Сергеев И.В. «Экономика предприятия» учебное пособие – М.: «Финансы и статистика» 1997-304с.

10. Электронные учебники по экономическим и организационно – управленческим дисциплинам - режим доступа http://examen.od.ua/stat_info.php?page=185&refid=9259 - свободный (дата обращения 30 октября 2013 г.)

11. Майкл Маскон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури. Глава 11. Организация взаимодействия и полномочия , 1997. 

Зайцев

Закирова