11. Понятие о документообороте

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. На предприятии должен разрабатываться документооборот по каждому виду документов в виде инструкций, таблиц, графиков.

Основные этапы документооборота:

1. составление и оформление документов;

2. движение документов по рабочим местам;

3. прием документов в бухгалтерии;

4. обработка документов в бухгалтерии;

5. сдача документов в архив.

Процесс документооборота регулируется графиком, который составляет главный бухгалтер и утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении

Основные направления совершенствования документооборота.

Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета.

На практике различают три направления совершенствования документооборота:

• использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитам (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

• сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 г № 35 "О первичных учетных документах" на Госкомитет РФ по статистике возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти с Госкомстатом РФ предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных документов на предприятиях. Унификация сокращает работу по ведению учета и упрощает работу с документами.

Совершенствованию документации способствует и стандартизация, под которой понимается установление одинаковых форм и размеров документов одного названия. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому усвоению, позволяет рационально использовать бумагу.

• Третье направление совершенствования документооборота - рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.

Бухгалтерская обработка документов

Все документы до записи по счета предварительно должны быть обработаны. Выделяют следующие этапы обработки бухгалтерских документов.

1. Проверка документов:

• Проверка соблюдения формы, реквизитов;

• Проверка законности совершения операции;

• Арифметическая проверка.

2. Таксировка (выражается в переводе натуральных измерителей в денежные)

3. Гашение

4. Группировка документов по однородным признакам (по кассе. По расчетному счету)

5. Перенос содержания документов в учетные регистры

6. Подшивка по группам документов и сдача в архив.

Особое внимание уделяется проверке документов. При получении документа должна быть проведена проверка полноты его содержания (формальная проверка), арифметическая (счетная проверка) и проверка по существу (логическая проверка).

При формальной проверке проверяют, все ли необходимые реквизиты заполнены, содержит ли документ необходимые подписи, нет ли в нем подчисток, помарок, неоговоренных исправлений.

Счетная проверка позволяет установить правильность арифметических расчетов, результатов таксировки. Такая проверка обязательна, поскольку в документах встречаются ошибки чаще всего двух видов:

• Недописан ноль у числа или, наоборот, приписан лишний;

• "перевертыши", например вместо числа 89 пишется чисто механически 98.

Бывают также ошибки при выполнении арифметических операций. В основном эти ошибки случаются из-за невнимательности, усталости и сторонних помех.

Цель проверки по существу - выявить законность зафиксированной в документе хозяйственной операции. При этом проверяется. Была ли в самом деле выполнена эта операция и в указанном объеме.

После этого документы группируются по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета (делают контировки) и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетных регистрах.

Гашением называется отметка на документах об их использовании. Гашение происходит путем перечеркивания документа или проставления штампа (лучше красными чернилами) "получено", "оплачено" или "погашено". Оперативному гашению подвергаются все денежные документы в целях предупреждения их повторного использования. Учетному гашению подвергаются все документы после записи их по счетам во избежании ошибочной повторной записи и для предупреждения каких-либо злоупотреблений. Это гашение проводится путем проставления на документах разметочного штампа.