1) На основании вступительного бухгалтерского баланса открываются счета синтетического учета;

2) к синтетическим счетам открываются субсчета и счета аналитического учета;

3) на основании проверенных и обработанных первичных учетных документов с использованием метода двойной записи производится отражение хозяйственных операций на счетах синтетического учета, субсчетах и счетах аналитического учета;

4) на счетах синтетического учета, субсчетах и счетах аналитического учета подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты и выводятся остатки на конец отчетного периода;

5) производится сверка данных синтетического и аналитического учета;

6) составляется бухгалтерский баланс на начало следующего отчетного периода.

6. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.

Инвентаризация — это проверка и регистрация (опись) фактического наличия имущества организации и ее финансовых обязательств на определенную дату с последующим сличением полученных данных с данными бухгалтерского учета.

К имуществу организации, подлежащему инвентаризации, относятся: основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства, прочие финансовые активы. К финансовым обязательствам — кредиторская задолженность, кредиты банков, займы, резервы.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества организации, выраженного в вещественно-натуральной форме (основные средства, товарно-материальные ценности, денежные средства);

контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления данных об их фактическом наличии с данными бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств организации, т. е. реального состояния расчетов с банками и другими кредитными организациями по полученным кредитам, займам, с поставщиками, покупателями, бюджетом по налогам, внебюджетными фондами, подотчетными лицами, работниками, депонентами и другими дебиторами и кредиторами.

Различают полную и частичную, плановую и внеплановую инвентаризацию.

При полной инвентаризации проверке подвергаются все виды имущества и финансовых обязательств организации. При частичной — отдельные виды имущества и финансовых обязательств (например, товарно-материальные ценности, находящиеся в отдельных цехах, складах, числящиеся за отдельными материально-ответственными лицами, денежные средства в кассе и т. п.).

Плановые инвентаризации проводятся в заранее установленные сроки и в соответствии с графиком. Внеплановые инвентаризации проводятся внезапно, без предварительного плана, по инициативе администрации или правоохранительных органов.

Проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством, при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или другой чрезвычайной ситуации, вызванной экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады). Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов определен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее — Методические указания)²⁶.

Основанием для проведения инвентаризации является приказ (распоряжение) руководителя организации. Инвентаризации проводятся силами постоянно действующей инвентаризационной комиссии. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.). При проведении инвентаризации в процессе ревизии в состав инвентаризационной комиссии вводят ревизора.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными (п. 2.3 Методических указаний). В свою очередь, проверка фактического наличия имущества может производиться только при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8 Методических указаний).

К условиям, обеспечивающим эффективность инвентаризации, относится не только соблюдение установленного порядка ее проведения и оформления результатов, но и внезапность. Это связано с тем, что материально-ответственные лица, зная о предстоящей проверке, как правило, стремятся скрыть недостачу, излишки или сторонние ценности, а также могут уклоняться от участия в проведении инвентаризации.

В ходе подготовки к инвентаризации комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, имеющиеся у материально-ответственного лица. С целью предотвращения неправомерных действий со стороны материально-ответственного лица указанные документы визируются председателем комиссии, а при необходимости — следователем или оперативным работником, по требованию которых проводится ревизия²⁷. Затем документы передаются в бухгалтерию для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

До начала инвентаризации у материально-ответственного лица отбирается расписка о том, что все приходно-расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие на его ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Исходя из того, что фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера, проведению инвентаризации предшествует проверка технической исправности весового хозяйства, измерительных и контрольных приборов, мерной тары.

Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, т. е. обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Во избежание неправомерных действий со стороны материально-ответственного лица при проведении инвентаризации необходимо:

опечатать места хранения ценностей как до, так и после проверки фактического наличия ценностей. Если инвентаризация проводится в течение нескольких дней, то при уходе инвентаризационной комиссии помещения, где хранятся ценности, также должны быть опечатаны;

обеспечить сохранность инвентаризационных описей во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам). Описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи, составляемые в двух или более экземплярах. К оформлению инвентаризационной описи предъявляются следующие требования:

описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом;

описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток, каждая страница описи должна быть пронумерована;

по каждому виду инвентаризуемых ценностей указывается его полное наименование, номенклатурный номер, артикул, сорт, количество в единицах измерения, принятых в учете (тонна, килограмм, метр, штука);

на каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны²⁸;

незаполненные строки в конце страниц инвентаризационной описи должны быть прочеркнуты;

исправление ошибочных записей производится во всех экземплярах описи путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственным лицом (лицами);

по окончании проверки фактического наличия материальных ценностей инвентаризационная комиссия проставляет в описи цены согласно действующим прейскурантам, подсчитывает стоимость отдельных материалов и общую стоимость всех материальных ценностей в целом по описи. При этом на последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен и подсчете итогов, заверенная подписями лиц, проводивших эту проверку;

каждая страница описи и опись в целом подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответ-ственным лицом (лицами);

в конце описи материально-ответственное лицо (лица) дает расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в его присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

В случае смены материально-ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.

Результаты инвентаризации выводятся путем сопоставления фактических остатков (данных инвентаризационной описи) с книжными остатками (данными бухгалтерского учета). По имуществу, при инвентаризации которого выявлены отклонения, составляется сличительная ведомость, в которой отражаются расхождения между данными бухгалтерского учета и инвентаризационных описей. Превышение книжных остатков над фактическими свидетельствует о наличии недостачи, а превышение фактических остатков над книжными — о наличии излишков материальных ценностей.

Выведению окончательных результатов инвентаризации предшествует решение вопроса о возможности зачета недостач ценностей излишками по пересортице и списания ценностей в пределах установленных норм естественной убыли.

Пересортица товарно-материальных ценностей образуется в случае, когда какие-либо однородные товары окажутся одновременно в излишке и недостаче, например, сливочное масло высшего сорта будет в излишке, а масло 1 сорта — в недостаче.

Причиной образования пересортицы могут быть ошибки материально-ответственного лица при приемке, отпуске ценностей или работников бухгалтерии при оформлении документов бухгалтерского учета либо умышленные действия указанных лиц с целью искусственного создания пересортицы и запутывания количественно-сортового учета товаров. В связи с этим материально-ответственные лица должны представлять инвентаризационной комиссии подробные объяснения о допущенной пересортице.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическими и книжными остатками могут регулироваться путем взаимного зачета (погашения) излишков и недостач, возникших в результате пересортицы.

Решение о зачете недостач ценностей излишками по пересортице принимает руководитель организации.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения при соблюдении следующих условий: