15. Создание серийных писем. Типы источников данных. Основной документ. Использование полей слияния. Редактирование источника данных и основного документа

Серийное письмо представляет собой документ, содержащий постоянный текст и поля подстановки, заполняемые из источника данных (базы данных).

Серийное письмо состоит из трёх файлов:

1. Основное письмо – неизменяемая часть

2. Источник данных – данные для подстановки

3. Результат слияния – документ, объединяющий основное письмо и источник данных. Количество экземпляров в серийном письме соответствует количеству отобранных для объединения записей.

Сервис – Письма и рассылки – Слияния…

Этапы создания серийного письма

1. Выбор типа документа

2. Выбор документа

Текущий

Шаблон

Существующий

3. Выбор получателей

Создание списка

Использование списка

Контакты OutLook

4. Создание основного письма

5. Объединение основного письма и источника данных

Выбор документа и его типа

1 действие 2 действие 3 действие

Создание источника данных

Открывается пустая форма

Заполнить поля формы или нажать кнопку Настройка… для переименования, добавления, удаления или изменения порядка следования

Удалить лишние поля, добавить новые и изменить порядок следования позволяет окно настройки списка адресов

Для внесения изменений в базу данных нажать кнопку Изменить…

Примечание:

Поля Фамилия и Имя содержат данные в именительном падеже

Поля Фамилия2 и Имя2 содержат данные в дательном падеже, которые необходимы для правильного обращения в тексте письма

Создание основного письма

Набрать текст письма

Директору «Организация»

Г. «Фамилия2»

Уважаемый «Обращение» «Имя» «Фамилия» приглашаем Вас посетить нашу выставку. Время работы с 10:00 до 20:00. Выставка проходит в Конногвардейском манеже. Запись по телефону 123-45-67 в удобное для Вас время.

С Уважением Ген.Директор Иванов И.И.

Для вставки данных из источника данных нажать кнопку Вставить поле слияния и выбрать необходимое поля для включения соответствующего значения в создаваемый документ

Для вставки вежливого обращения к мужчине или женщине использовать поле Word IF-THEN-ELSE, выбрав из списка Добавить поле Word

Для просмотра результата слияния можно воспользоваться кнопкой "поля/данные" и кнопками перехода по записям

Для редактирования базы данных используется кнопка Адресаты слияния

Ссылка Изменить список… позволяет открыть окно базы данных для отбора необходимых записей для внедрения в серийные письма

Кнопка Исключить получателя позволяет исключить запись из серийного письма

Добавление конверта и наклейки

Сервис – Письма и рассылки – Конверты и наклейки…

Ввести обратный адрес и нажать кнопку Добавить.

Заполнить Адрес получателя

Основное письмо необходимо сохранить для дальнейшего использования

Создание серийного письма

Ссылка Завершение слияния позволяет перейти к созданию Серийного письма

Кнопки Слияние в новый документ, Слияние при печати, Слияние по электронной почте вызывают окно Составные новые документы для уточнения отбора записей для объединения

Результатом слияния в новый документ является Файл "Письма1", которое при необходимости можно сохранить как обычный документ Word.