4. Поля разбиваются на типы, которые имеют разные свойства. Перечень типов полей (табл.1) указан в раскрывающемся списке при создании таблицы в режиме Конструктор.

№ п/п	Тип поля	Свойства
1	Текстовое поле	Размер (не более 256 символов)
2	Числовое поле (ввод числовых данных)	Действительные числа
3	Дата/время	Указывает дату и время
4	Денежный	Изображает число вместе с денежными единицами
5	Картинки, музыкальные клипы, видеозапись (OLE)	Поле таких объектов называется полем объекта OLE
6	Поле MEMO	Для текстовых полей более 256 знаков, до 655353
7	Поле счетчика	Следующая запись на единицу больше. Удобно для нумерации записей

В одной таблице двух полей типа Счетчик быть не может.

Тип и размер связанных полей должны быть одинаковыми.

Это значит, что поля в разных таблицах, связанные между собой внутренним и внешним ключами, должны иметь один и тот же тип и размер. Данное правило справедливо для всех типов, кроме Счетчика, так как он в таблице может быть только один. В этом случае тип поля Счетчик устанавливается в таблице с первичным ключом, а в таблице с внешним ключом одноименному полю присваивается тип Числовой.

Добавление и удаление полей

База данных дает возможность производить различные действия с полями: добавлять, удалять, менять их местами. Эти операции производятся до начала заполнения базы данных, так как изменение готовой базы данных может привести к потере и искажению информации. Действия с полями можно производить в любом режиме.

Действия с полями в режиме Конструктор

Для вставки нового поля в таблицу необходимо установить курсор на строку, перед которой должна быть вставлена новая строка с названием нового поля, и выполнить команду меню Вставка > Строки.

При удалении поля выделяется строка с его именем, и выполняется команда меню Правка > Удалить. Тот же результат даст клавиша Del или команда контекстного меню Удалить строки при нажатии на правую кнопку мыши. Отмена удаления производится только через пункт меню Правка > Отменить удаление.

Выделение поля производится щелчком мыши по серому квадрату слева от названия.

Этот же серый квадрат даст возможность изменения порядка расположения полей. Нижняя сторона квадрата является зоной перемещения, здесь указатель мыши превратится в разделительные линии со стрелками ↑↓. Его можно перемещать с помощью левой кнопки мыши до указания нового местоположения жирной чертой. Когда вы отпустите кнопку, поле займет новое положение.

Добавление полей в режиме Таблица

Со временем вы начнете работать в режиме таблицы, и тут может оказаться, что полей для ввода данных недостаточно. Вам не обязательно снова переходить в режим Конструктор - добавить поле можно и здесь, в режиме Таблица.

Сначала надо выделить тот столбец, перед которым должен появиться новый столбец, и выполнить команду Вставка > Столбец. То же можно сделать с помощью правой кнопки мыши выбором из контекстного меню команды Добавить столбец.

Новое поле называется Поле1, и по умолчанию ему присваивается тип Текстовый.

Сменить имя Поле1 легко: после двойного щелчка мышью по названию можно вводить новое имя. Сложнее с типом поля: изменить его можно только в режиме Конструктор.

Добавлять поля в режиме таблицы нужно в том случае, когда вы точно уверены, что тип нового поля – Текстовый.

В режиме Таблица проще осуществлять операции удаления и перемещения полей.

При удалении выделяется столбец с именем удаляемого поля и выполняется команда Правка > Удалить столбец.

Отмена удаления в этом режиме невозможна.

При изменении порядка расположения полей их можно перемещать путем перетаскивания выделенного поля левой клавишей мыши за ячейку заголовка до указания нового местоположения жирной чертой

Установка первичного ключа

Работа в режиме Конструктор считается неоконченной, если вы не указали, какое поле является первичным ключом. Как бы вы ни старались сменить режим или закрыть окно, программа не пропустит вас дальше без установки ключевого поля. Правда, Access - вежливая программа, она будет пытаться вам помочь и предложит выполнить эту операцию за вас.

Доверив программе установку ключевого поля, вы получаете повое поле пита Счетчик.

Так что эту операцию лучше выполнить самим.

Указывая ключевое поле, мы помогаем базе данных в работе, так как по этим полям программа быстро может найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Есть еще одно замечательное свойство. Если определен первичный ключ, то база данных препятствует вводу повто­ряющихся записей или вводу значений Null в эти поля.

Установка первичного ключа осуществляется с помощью команды меню Правка > Ключевое поле или нажатием кнопки с изображением ключа (Ключевое поле) на панели инструментов при выделенном поле.

В базе данных предусмотрено три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной, ключ:

Запись

Структура таблицы в режиме Конструктор создана. Что дальше? Только теперь переходим в режим таблицы с помощью команды меню Вид > Режим таблицы. Однако на панели инструментов есть более функциональная кнопка Вид. Она удобна не только для объекта Таблицы, с ней мы встретимся и в других объектах базы данных. На панели инструментов она первая. Конечно, можно щелкнуть по стрелке справа от нее и раскрыть список, однако рядом вы увидите пиктограмму, которая означает переход в режим таблицы.

Таким образом программа рисунком на кнопке подсказывает вам, в какой режим будет осуществлен переход при ее нажатии.

В режиме таблицы мы увидим пустую таблицу.

Заполнение строк

Заполнение строк и ввод записей - это одно и то же. Здесь также есть запрет. В тексте не допускаются кавычки: например АО «Мир» лучше записать как АО Мир, в противном случае на каком-либо этапе разработки базы данных у вас возникнут сложности, и найти ошибку будет трудно. Существует три способа ввода новой записи:

 команда меню Запись >Ввод данных;

 команда меню Правка > Перейти >Новая (при необходимости выбрать команду Первая, Последующая, Предыдущая);

 щелчком мыши установить курсор в любое поле пустой записи.

Для перехода из одной ячейки таблицы в другую служит клавиша Tab.

Если при создании структуры таблицы в разделе Свойства поля в строке Обязательное поле стоит Да, то заполнять эту ячейку надо обязательно, иначе программа не допустит вас к внесению остальных данных. Такое свойство устанавли­вают, например, при необходимости иметь паспортные дан­ные. Если в разделе Свойства поля в строке Обязательное поле стоит Нет, то данные можно внести и позже.

Еще одна особенность: программа строго следит за соблюдением типа поля, то есть в поле типа Денежное, как бы вы не старались, внести текст нельзя. На экране будут появляться сообщения о несовместимости типов полей.

Операция внесения записи строго зависит от созданной структуры таблицы в режиме Конструктор.

Новые данные вносятся в конец таблицы. Записи необязательно вводить в сами таблицы. Это можно сделать позже через формы или запросы.

Копирование и удаление записей

Такие операции выполняются во всех программах и не вызывают особых трудностей. Не забывайте: серый безымянный квадрат с правой стороны поможет вам выделить строку целиком. После этого выбирайте любой из предложенных вариантов:

 нажатие клавиши Del;

 команда меню Правка >Удалить строку; >при помощи правой кнопки мыши и выбора команды Удалить запись.

Удалять таким способом запись можно только при создании таблицы. Когда таблицы будут соединены между собой, то есть построена Схема данных, программа не позволит так просто производить удаление.

Данные часто повторяются, и работа по их внесению достаточно утомительная. Тогда и приходит на помощь операция копирования. Однако и здесь в программе есть подводные камни. Когда надо копировать не всю запись, а только ее часть, аккуратно выделите текст, выполните команду Копировать и в новой ячейке примените команду Вставить. Операция пройдет без сбоев.

При выделении всей ячейки копирование не допускается.

Зато допускается копирование не только всей записи целиком, но и блоком, то есть можно копировать несколько записей сразу. Если при этом ключевое поле является счетчиком, то в новых вставленных записях нумерация изменится автоматически. Надо только запомнить, что вставка производится в выделенную пустую строку.

Уточним порядок операции: щелчком по серому квадрату выделяем строку (блок выделяется удерживанием левой кнопки мыши при проведении по тем же серым квадратам), выполняем команду Копировать, щелкаем по серому квадрату в пустой строке, после чего выполняем команду Вставить

Сортировка данных

Вносить данные в таблицу можно в любом порядке, главное чтобы вы ничего не забыли. Установить порядок записей можно в любой момент. Это и называется сортировкой.

Сортировка производится по какому-либо полю. Записи после этого располагаются в определенном порядке в зависимости от типа поля:

 по алфавиту - для текстового поля;

 по величине числа - для числового поля;

 по дате - для поля Дата/время и т.д.

Сортировка производится либо по возрастанию, либо по убыванию и выполняется с помощью команды меню Записи > Сортировка > Сортировка по возрастанию или Записи > Сортировка > Сортировка по убыванию. Не забывайте о правой кнопке мыши - путь к конечным командам с ее помощью вы найдете быстрее.

При, сортировке целостность записи сохраняется. Это значит, что, если будут упорядочиваться данные в одном столбце, вся строка перейдет на новое место и данные соседних ячеек не будут перепутаны.

Последовательность сортировки по нескольким полям считается сложной.

Запросы

Запрос - это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Запросы выбирают из базы данных информацию, которая в данный момент интересует пользователя. Результат такого запроса представляет собой новую таблицу, в которой содержится только нужная информация.

Запросы могут выполнять следующие операции:

 выбирать данные из таблиц;

 группировать записи и получать итоговые значения полей по группам; V получать данные из нескольких таблиц одновременно.

Запросы создаются в объекте Запросы главного окна базы данных.

Существует несколько видов запросов. Основным является запрос на выборку. Отбирать информацию можно не только из таблиц, но и из вновь созданных запросов. Результаты можно использовать как справку, тогда запрос не запоминается. Если же отобранные данные понадобятся для дальнейшей работы, они будут сохранены в новых таблицах. Этот способ используют в базах, данных для разделения работы между сотрудниками. Все остальные запросы начинаются с выборки данных

Часто возникает необходимость поиска и получения информации по обобщенным данным из таблиц (запрос с параметрами) или расчета данных прямо в запросах. Существует возможность создания принципиально новых таблиц с помощью перекрестных запросов.

Запросы связаны с основными таблицами: если данные вносятся в таблицы, то они автоматически отражаются в запросах, и наоборот, при внесении данных в запросы они перейдут в одноименные таблицы.

Запрос на выборку

Построение любого запроса начинается с составления запроса иа выборку (простой запрос). Существует два варианта построения: в режиме Конструктор и в режиме Мастер.