7.2.6. Вычисления в msExcel

Программа Excel предназначена для выполнения вычислений, предполагающих представление данных в табличном виде. Поэтому рабочий лист программы Excel имеет вид таблицы.

Каждая ячейка рабочего листа может содержать текст или числовое значение, которое можно использовать при вычислениях. В ячейке может также находиться формула. В этом случае представленный в ячейке результат зависит только от содержимого тех ячеек, на которые имеются ссылки в данной формуле.

Формула может содержать функции и математические операторы, порядок вычисления которых соответствует принятому в математике. Результатом вычисления формул, включающих арифметические операторы, являются числовые значения, а в случае операторов сравнения - логические значения «Истина» или «Ложь». В таблице 1 представлены арифметические операторы в порядке убывания их приоритета при вычислениях.

Например, чтобы получить общее количество компьютеров, проданных в июле в ячейке В9, следует активизировать эту ячейку, ввести знак равенства, а затем последовательно адреса всех ячеек от В5 до В8, соединяя их оператором сложения. В результате введённая в ячейку В9 формула будет иметь вид:

=В5+В6+В7+В8

Таблица 1

Арифметические операторы

Оператор	Значение
(	Открыть скобку
)	Закрыть скобку
*	Умножить
/	Разделить
+	Сложить
-	Вычесть
=	Равно
<	Меньше
<=	Меньше или равно
>	Больше
>=	Больше или равно
<>	Не равно

Завершив ввод формулы, нажмите <Enter>, и в ячейке будет представлен результат вычислений. Однако фактическим содержимым ячейки по-прежнему является формула, которая будет отображаться в строке формул каждый раз при позиционировании указателя ячейки на этой ячейке. Формула будет отображаться также в режиме редактирования содержимого ячейки.

Для задания формулы можно воспользоваться различными техническими приёмами. В описанном выше примере формула была задана путём ввода с клавиатуры. Однако существует другой способ: после ввода знака равенства следует выполнить щелчок на ячейке, которая должна быть указана в ссылке первой (В5). Данная ячейка будет обрамлена пунктирной бегущей рамкой, а её адрес появится в итоговой ячейке. Далее следует ввести оператор сложения, а затем выполнить щелчок на следующей ячейке и т. д.

Можно использовать в формулах и непосредственно числовые значения, соединяя их с помощью математических операторов. Возможна и комбинация адресов ячеек и числовых значений.

Также для вычисления сумм (например, общее число компьютеров, проданных в июле), можно использовать кнопку , которая расположена на ленте «Формула».

Выбрав диапазон ячеек, вы можете получить информацию о нём, посмотрев на статусную строку, которая располагается в нижней части главного окна Excel. При соответствующей настройке панели статуса на ней можно увидеть количество выделенных в диапазоне чисел, их сумму, среднее значение, минимум и максимум.

Вызовите контекстное меню строки состояния и в открывшемся меню укажите, какую именно информацию вы хотите получить на панели статуса.

В Excel для нескольких ячеек, которые составляют интервал массива, может быть задана одна общая формула – формула массива. В нашем примере налоги составляют 30 % от валовой выручки. Можно ввести в ячейку В21 формулу:= В20*0,30, а затем скопировать в остальные ячейки. Но можно воспользоваться формулой массива. Для этого нужно выделить ячейки В21 - D21, которые будут интервалом массива, и ввести в ячейку В21 формулу:= B20:D20*0,30. Чтобы действие введённой формулы распространялось на весь массив, следует завершить её ввод нажатием комбинации клавиш <Ctrl+Shift+Enter>. Ячейки массива обрабатываются программой как единое целое. На попытку изменить одну из ячеек массива Excel отреагирует сообщением о недопустимости выполнения этой операции. Изменить формулу массива можно путём включения режима редактирования для любой ячейки, содержащей формулу. Для подтверждения изменений в формуле следует использовать комбинацию <Ctrl+Shift+Enter>.

В вычислениях могут использоваться самые разнообразные формулы, служащие, к примеру, для определения синуса, тангенса, среднего значения. Excel предоставляет в распоряжение пользователя множество специальных функций, в которые эти формулы уже встроены. Указание значений, к которым должна быть применена та или иная функция, происходит путём задания аргументов. Способ задания функций всегда один и тот же, различие состоит только в количестве аргументов, которые должны быть указаны при задании функции:= ИМЯ ФУНКЦИИ (Аргументы)

Например, чистый доход предприятия определяется как разность между валовой выручкой и суммой налогов и затрат. В ячейку В23 следует ввести:= В20-СУММ (В21;B22). Имя функции СУММ однозначно указывает на характер выполняемой с её помощью операции.

Иногда сама функция служит аргументом другой функции. Такие функции называются вложенными.

С функциями удобнее всего работать с помощью Мастера функций - в этом случае необходимые аргументы задаются в диалоговом окне, т.к. при вводе функции с клавиатуры можно допустить ошибку. Например, если пользователь при вводе с клавиатуры забудет указать обязательный аргумент, на экране появится соответствующее сообщение об ошибке. Сообщение об ошибке выводится на экран и в том случае, если количество закрывающих скобок не соответствует количеству открывающих (например, при задании вложенных функций), а также, если были допущены другие ошибки.

Запустить Мастер функций можно, выбрав команду «Функция» на ленте «Формула» или активизировав комбинацию клавиш <Shift+F3>. Если функция должна быть, встроена в формулу, то для активизации Мастера функций достаточно выполнить щелчок на кнопке вызова .

Вкладка «Формулы» на ленте пакета Microsoft Excel 2007 показана на рисунке 69.

Для упрощения работы с программой Мастер функций отдельные функции сгруппированы по тематическому признаку. Задать аргументы можно различными способами. Например, в качестве аргументов функции СРЗНАЧ (вычисление среднего значения) могут быть указаны от одного до 30 значений. Для каждого аргумента в диалоговом окне существует отдельное поле ввода. Курсор ввода находится в поле ввода первого аргумента. В этом поле ввода в качестве аргумента Число 1 можно задать числовое значение (например, 30 или 45), адрес ячейки (С4) или адрес диапазона ячеек. После задания первого аргумента в поле Значение в правом верхнем углу диалогового окна будет представлен результат выполнения функции с существующими аргументами. В диалоговом окне появится также поле ввода для следующего аргумента. По завершении ввода аргументов следует нажать кнопку «ОК», и результат вычисления будет представлен в соответствующей ячейке.

Если при задании формулы были допущены ошибки, результатом её вычисления будет так называемое значение ошибки, которое появится в ячейке. Чтобы легче было найти ошибку, можно установить режим отображения в ячейках формул вместо результатов вычислений, произведённых по этим формулам. Для этого следует достать на панель быстрого доступа кнопку - «Показать формулы». Ширина столбцов будет при этом автоматически увеличена, чтобы обеспечить пользователю лучший обзор.

В зависимости от вида произошедшей ошибки в ячейке, содержащей формулу, записываются различные значения. Первым символом значения ошибки является символ диез «#», за которым следует текст. Текст значения ошибки может завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса. Для устранения ошибки выделите ячейку, содержащую значение ошибки. В строке формул будет представлена содержащаяся в ней формула.

Ниже приводится несколько примеров значений ошибок с краткими пояснениями к ним. Вы можете сейчас не читать их, а обратиться к этим примерам в случае, если в ходе выполнения работы возникнет одна из перечисленных ошибок. #ЧИСЛО!

В случае нарушения правил математики, в ячейке будет представлено значение ошибки #ЧИСЛО! Как правило, такое значение появляется после изменения содержимого во влияющей ячейке. Например, если в качестве аргумента функции КОРЕНЬ (Квадратный корень числа) задать ссылку на ячейку с положительным значением, а на следующем этапе изменить содержимое влияющей ячейки путём ввода отрицательного значения, то в итоговой ячейке появится ошибочное значение #ЧИСЛО! Это значение ошибки появляется, как правило, при использовании функций. Посмотрите в справочной подсистеме, каким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверьте, соответствуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям .#ИМЯ?

При задании функций их имена можно записывать как прописными, так и строчными литерами. Строчные литеры в именах функций будут автоматически преобразованы в прописные, если программа распознаёт вводимое значение как имя функции. Например, если указать в формуле имя функции МИКС вместо МАКС, то в ячейке появится значение ошибки #ИМЯ?, т.к. программа не может найти указанное имя ни среди имён функций, ни среди имён диапазонов. Проверьте правильность написания имени функции или вставьте функцию с помощью.#Н/Д. Это значение ошибки может появиться в ячейке при применении некоторых функций, если в качестве аргумента будет задана ссылка на ячейку, которая не содержит данных. Пользователь может задать во влияющей ячейке значение #Н/Д!, которое будет представлено в итоговой ячейке для указания того, что в таблицу ещё должны быть введены данные. #ЗНАЧ! Если был задан аргумент недопустимого типа, то в ячейке появится значение ошибки #ЗНАЧ! В случае появления этой ошибки нужно проверить, пользуясь справочной подсистемой, являются ли допустимыми типы аргументов данной функции.