7.2.4. Построение таблицы

Построение таблицы в Excel 7.0 выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделён на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки. В каждую ячейку пользователь может ввести определённые данные. Ячейку, в которую будут вводиться данные, следует сначала активизировать. Активизация осуществляется в результате щелчка на ячейке или путём перемещения указателя ячейки с помощью клавиш управления курсором.

В ячейке электронной таблицы может быть представлена информация различного типа: текст, числовые значения и формулы. Кроме того, каждая ячейка может быть отформатирована отдельно, при этом параметры форматирования на содержимое ячейки не повлияют. При вводе данных Excel автоматически распознаёт их тип.

Как только в ячейку будет введён хотя бы один символ, содержимое ячейки сразу же отобразится в строке формул. Одновременно в этой строке появится изображение трёх кнопок, которые используются при обработке содержимого ячейки.

После подтверждения ввода в ячейку числового значения оно будет автоматически выровнено по правому краю, текстовые данные программа автоматически выравнивает по левому краю. Для данной ячейки можно задать другой параметр выравнивания. При указании выравнивания, например, по левому краю, вводимые новые числовые значения будут выровнены по левому краю.

Если длина введённого в ячейку текста превышает текущее значение ширины этой ячейки, то после завершения ввода текст, либо будет полностью представлен в таблице, закрывая собой незаполненные ячейки, которые расположены справа, либо будет урезан по правому краю ячейки, если смежная с ней содержит какую-либо информацию. Весь текст полностью будет представлен в строке формул при перемещении указателя ячейки на ячейку с данным текстом. Кроме того, если в ячейку вводят текст, который уже вводили в соседнюю ячейку, то срабатывает функция автоподстановка.

Если же вследствие недостаточной ширины ячейки числовые значения в ней не могут быть представлены полностью, то на экране будет отображено соответствующее число символов диез “#”, при этом содержимое ячейки полностью будет представлено в строке формул.

Если в ячейку вводится формула, то непосредственно после завершения ввода производятся вычисления, и результат вычислений отображается в ячейке. Формула в Excel обязательно должна начинаться с математического оператора. Например, после ввода формулы =1+6 в ячейке появится число 7, но в строке формул в качестве фактического содержимого ячейки будет представлена формула. Если же ввести 1+6, то это значение будет интерпретироваться программой как текст. Формула может начинаться также со знаков плюс (+) или минус (-). Эти знаки относятся к первому числовому значению в формуле.

После задания формулы в ячейке может появиться сообщение об ошибке. Например, если ввести значение =1/0, то оно будет интерпретироваться программой как формула, и Excel сразу же попытается произвести вычисления. Однако через некоторое время в ячейке появится сообщение =ДЕЛ/0!, по которому нетрудно будет определить характер ошибки.

С помощью выделения ячеек ввод данных можно несколько упростить. Для выделения диапазона ячеек необходимо переместить указатель мыши при нажатой левой кнопке в нужном направлении. Если вы хотите выполнить эту операцию с помощью клавиатуры, следует поместить указатель ячейки в исходную позицию, нажать клавишу <Shift> и, удерживая её нажатой, с помощью клавиш управления курсором расширить выделенный диапазон в нужном направлении. Если вы хотите применить определённую команду или функцию к ячейкам, которые не примыкают друг к другу, то для маркировки этих ячеек следует использовать выделение несмежных диапазонов. Выделение несмежных диапазонов производится аналогично описанному выше процессу выделения смежных ячеек, но при этом следует держать нажатой клавишу <Ctrl>. При выделении несмежных диапазонов ячеек можно использовать далеко не все команды или функции. Например, выделенные таким образом диапазоны ячеек нельзя переместить или скопировать. Однако, выделение несмежных диапазонов ячеек можно использовать в случае удаления, форматирования или ввода данных.

Один из случаев, где используется выделение диапазона ячеек, это использование функции автозаполнения ячеек. Например, если вам нужно заполнить несколько столбцов одинаковыми значениями (см. рисунок 73):

	А	С	D
11	Стоимость компьютеров ( в USD )
12	Мультимедийный компьютер Core i3 540	1050	1050
13	Компьютер для игр Core i7 870	1570	1570
14	Игровой компьютер AMD Phenom II X4 955	1400	1400
15	Intel Core 2 Duo T6570 (2.1ГГц, 2Мб, 800МГц) / Память: DDR3 3072 Мб	700	700

Рисунок 73 – Пример ввода данных в таблицу

(На рисунке 73 обратите внимание на столбцы C и D).

Для того, чтобы заполнить диапазон ячеек С13 - D15, нужно выполнить следующие действия:

• Ввести в ячейки С13, С14 и С15 соответственно значения: 330 ; 560 ; 850.

• Активизировать ячейку С13, выполнив на ней щелчок.

• Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместить курсор вниз, в ячейку С15, таким образом выделив диапазон ячеек С13-С15.

• Поместить указатель мыши на маркере заполнения выделенного диапазона ячеек ( в правом нижнем углу диапазона ). Удерживая левую кнопку нажатой, переместить маркер заполнения до столбца D и отпустить кнопку мыши. Таким образом, автоматически заполнятся ячейки диапазона D13 - D15

Чтобы выделить весь столбец, необходимо выполнить щелчок на его заголовке. Строка выделяется аналогично. При выделении столбца с помощью клавиатуры следует поместить указатель ячейки в выделяемый столбец, а затем нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Пробел>. Для выделения всей строки используется комбинация клавиш <Shift+Пробел>.

Если в ячейку были введены некорректные данные, её содержимое необходимо отредактировать. Наиболее быстрым и простым способом изменения содержимого ячейки является запись поверх старой новой информации, предыдущее содержимое ячейки при этом автоматически удаляется. В случае незначительных ошибок лучше не переписывать, а редактировать данные в ячейках. Для этого следует активизировать режим редактирования с помощью двойного щелчка на ячейке, после чего справа от содержимого ячейки будет представлен мерцающий курсор ввода. Включить режим редактирования с помощью клавиатуры можно путём помещения указателя на нужной ячейке и нажатия клавиши <F2>.

В режиме редактирования содержимое ячейки будет представлено в таблице полностью, независимо от того, заполнена ли соседняя ячейка или нет. Содержимое ячейки можно редактировать как в самой таблице, так и в строке формул.

В Excel содержимое отдельной ячейки может быть перемещено или скопировано. При этом содержимое ячеек, в которые осуществляется перенос, автоматически удаляется. Во избежание этого необходимо вставить пустые ячейки в ту область электронной таблицы, в которую вы хотите перенести данные.

Отличие операции перемещения от копирования состоит в том, что при перемещении содержимое ячеек в исходной позиции удаляется. При копировании содержимое ячеек в исходной позиции сохраняется. Чтобы переместить диапазон ячеек посредством манипулятора, необходимо выделить нужные ячейки (это относится только к смежным ячейкам). Затем следует поместить курсор мыши в любом месте на границе выделенного диапазона и перетащить, удерживая нажатой левую кнопку мыши, весь диапазон в новую позицию. Когда кнопка манипулятора будет отпущена, содержимое выделенных ячеек удаляется из исходной позиции и вставляется в текущую. Если во время выполнения этой операции удерживать нажатой клавишу <Ctrl>, то весь диапазон ячеек будет скопирован. При вставке столбца (строки) нужно сначала с помощью заголовков столбцов (строк) выделить столько столбцов (строк), сколько должно быть вставлено, а затем посредством нажатия правой кнопки мыши открыть контекстное меню и выбрать команду «Добавить». При вставке столбца остальные столбцы сдвигаются на одну позицию вправо; при вставке строки остальные строки сдвигаются от места вставки на одну позицию вниз. Для удаления вставленных столбцов или строк используйте команду «Удалить» из контекстного меню.