ДОЭ_3
.pdf
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ЭКОНОМИКИ
к.э.н., ассистент кафедры
«Международные экономические отношения»
Кальченко Ольга Александровна
o.kaltchenko@mail.ru
Нормативно-методическая база делопроизводства
НМБД – это совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, осуществляющих технологию создания документа, обработку, распространение и использование, а также регламентирующих работу делопроизводческих служб (ДОУ).
Основные ведомства, курирующие данную сферу:
•Министерство юстиции;
•Росархив (ГАС – государственная архивная служба);
•Росстандарт (ГОСТ);
•Министерства;
•Организации.
2
Состав нормативной базы (комплексы документов):
1.Законодательные и правовые акты РФ в области информации и документации;
2.ГОСТы на УСД;
3.Общероссийские классификаторы техникоэкономической и социальной информации (ОК ТЭСИ);
4.Нормативно-правовые акты по организации управленческого труда (содержат нормативы на делопроизводческие процессы);
5.Нормативные акты по архивному хранению;
6.Правовые акты по делопроизводству в данной, конкретной организации (инструкция по ДОУ, Номенклатура дел, Положение об отделе ДОУ)
3
I. Основным общеотраслевым документом является «Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к составлению документов и службам ДОУ» М.; ВНИИДАД, 1991 г.
ВНИИДАД (Всероссийский научноисследовательский институт документоведения и архивного дела) создан в 1966 г. на базе главного архивного управления для разрешения и установления единых правил по ДОУ (до 1968 г.).
ЕГСД (Единая государственная система делопроизводства) создана в 1991 г.
ГС ДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления) – электронная обработка документной информации.
В соответствии с ГС ДОУ разработана типовая инструкция по ДОУ для министерств и ведомств.
4
II. ГОСТы на УСД были выделены в 1973 г.
ГОСТ – нормативный документ, устанавливающий требования к объекту стандартизации, а именно «на материалы, работы и услуги».
Например: ГОСТ Р 6.30 - 2003
Р – российский. Если отсутствует, значит общегосударственный (на территории стран СНГ);
6.30 – государственные регистрационные данные нормативного документа;
2003 – год утверждения и вступления в силу данного документа.
Срок действия ГОСТа 5 лет. Раз в месяц в ИУСе (информационный указатель стандартов) дополнения и изменения к действующим ГОСТам.
Если после Р – ИСО (ISO), то международный стандарт без изменений
внедрен в российский |
5 |
|
III. ОК ТЭСИ – нормативный документ, содержащий систематизированный перечень объектов и их свойств в виде присвоенных им кодов. В настоящий момент 32 ОК ТЭСИ, которые составляют ЕС КК ТЭСИ (Единая система классификации и кодирования ТЭСИ) и разделяются на:
1) общероссийские - кодируют информацию общероссийских УФД;
2)отраслевые – отраслевых УФД;
3)классификаторы организаций – УФД организаций.
ОКУД (управленческой документации) ОКПО (предприятий и организаций)
ОКОГУ (органов государственного управления и власти)
ОКВ (валют)
ОКСО (специальностей по образованию)
для преобразования естественного языка в язык кодов, для передачи электронной
информации |
каналами |
связи, |
для |
|
|
|
6 |
формирования электронного ресурса РФ.
Унифицированные сочетания слов, необходимые для составления распорядительной документации
Формулировки, используемые в констатирующей (вступительной) части:
•В соответствии с Положением… Во исполнение Постановления…
•На основании решения…Согласно Закону (приказу)…
•Во изменение приказа… В дополнение приказа…
•В связи… С целью… Для…
Формулировки, используемые в распорядительной части:
•Организовать работу по приведению в порядок… Принять меры к организации…
•Выделить необходимое количество…
•Обязать руководителей подразделений выполнять условия…
•Составить план работ по устранению…
•Обеспечить приобретение и установку…
•Произвести проверку, инвентаризацию, учет…
•Выделить… и оказать содействие в организации и работе.
•Разработать систему мер по улучшению…
Применить административные меры к… |
7 |
|
• Провести разъяснительную работу…
•Руководителям структурных подразделений принять к исполнению приказ (дата, индекс, заголовок).
•Организовать обучение и проверку знаний…
•Обеспечить всем необходимым…
•Обеспечить допуск членов комиссии…
•Назначить…, уволить…, наградить…
•Осуществить контроль за… (усилить контроль за…)
•Провести экспертизу (совещание)…
•Обеспечить учет и отчетность (хранение согласно инструкции)…
•Выдать материальные ценности…
•Оформить договор о…
•Осуществить установленную отчетность за…
•Внести предложение по совершенствованию работы…
•Выделить денежные средства для финансирования…
•Создать архив…
•Обратить внимание на…
•Сообщить (доложить) о… в срок до…
•Уточнить время и место проведения…
• |
Устранить неполадки… |
8 |
• |
Представить данную кандидатуру… |
|
•Установить норматив для работы на… (должностной оклад)
•Выявить причину…
•Составить инструкции по… Подготовить отчет о…
•Вынести порицание… Объявить благодарность (выговор)…
•Контроль за исполнением приказа возложить на…
•Общему отделу довести приказ до…
Унифицированные сочетания слов для различных видов служебного письма
Письмо-просьба
•Обращаемся к Вам с просьбой прислать…
•Просим Вас выслать…
•Мы просили бы Вас направить…
•Не могли бы Вы сообщить… подтвердить
•Мы будем благодарны (Вам), если Вы пришлете…
•Будем признательны, если Вы вернете…направите…сообщите…подтвердите…со шлетесь
•Позвольте обратиться к Вам с просьбой о…
•Обращаемся к Вам с просьбой о…
•Мы хотели бы получить…
•Нам хотелось бы привлечь Вас к…
• Мы надеемся, что Вы сочтете возможным… |
9 |
|
•Желательно было бы ознакомиться с…
•Сообщите нам, пожалуйста…
•Мы будем рады, если Вы найдете возможность…примете приглашение…ответите…сообщите
Письмо-ответ (положительный) Информационное письмо
•Сообщаем, что…
•Извещаем Вас о том, что… Организация не возражает против создания…
•Уведомляем Вас о том, что…
•Информируем Вас о том, что Ваша заявка принята (решение принято)…
•Ставим Вас в известность, что…
•Считаем необходимым поставить Вас в известность о…
•Сообщаем к Вашему сведению, что…
•Доводим до Вашего сведения, что…
•Нам приятно сообщить (Вам), что…
•Имеем честь сообщить (Вам), что…
•С радостью сообщаем (Вам) о…
|
При ссылках |
|
• Ссылаясь на телефонный разговор… |
|
|
• |
В ответ на Ваше письмо… |
10 |
|
||
• |
В дополнение к нашему письму… |
|