ДОЭ_5
.pdf
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ
ОБЕСПЕЧЕНИЕ
ЭКОНОМИКИ
к.э.н., ассистент кафедры
«Международные экономические отношения»
Кальченко Ольга Александровна
o.kaltchenko@mail.ru
Реквизит № 16 – Гриф утверждения |
|
Способ удостоверения некоторых видов |
|
документов после чего они обретают |
|
юридическую силу. |
|
Проставляется вышестоящим |
|
должностным лицом после подписания и |
|
в соответствии с перечнем видов |
|
документов. Существует 2 способа |
|
воспроизведения реквизита: |
|
утверждение руководителем или |
|
утверждающим документом. |
|
При наличии нескольких грифов |
|
(максимум 2) – располагают на одном |
|
уровне. |
|
Реквизит № 17 – Резолюция |
|
Надпись руководящего лица по поводу |
|
исполнения данного документа. |
|
Проставляется только рукописным |
|
способом! Состоит из 3 частей: текст, |
|
подпись, дата. |
|
На одном документе м.б. не более 4 |
|
резолюций. ГОСТ предусматривает |
|
оформление отдельного листа резолюций |
|
(приложения). |
3 |
|
Реквизит № 18 – Заголовок
К тексту – краткое содержание текста.
-краткий;
-точный;
-информативный;
-должен согласовываться с видом документа при помощи вопросов «о чем?», «чего?»
Например: О создании ревизионной
комиссии
В одной строке не более 28 печатных знаков (72 мм).
Максимум – 5 строк (лучше 2-3 строки): приказы, федеральные законы, служебные записки, протоколы, акты, уставы, планы.
На личном заявлении заголовок не пишется!
Допускается отсутствие заголовка:
-объяснительная записка;
-телеграмма, телефонограмма.
4
Реквизит № 19 – Отметка о контроле
Воспроизводится на документах, взятых под особый контроль по поручению руководителя.
1 сп.: буква «К» в верхнем правом углу (рукописный, синий, красный, зеленый);
2 сп.: слово «контроль» штампом;
3 сп.: 11.04.2014 (контрольная дата – срок исполнения документа, индивидуальный или типовой сроки).
Реквизит № 21 – Приложение к тексту
Проставляется ниже текста. Содержит |
|
|
сведения о документе, разъясняющих и |
|
|
дополняющих основной документ. |
|
|
Правила воспроизведения: |
|
|
1. на основном документе: 1.1. если |
|
|
приложение указано в тексте (вид |
|
|
приложения, заголовок, дата, рег. №); |
|
|
1.2. если приложение не указано в |
|
|
тексте; |
|
|
2. на приложении (в верхнем правом |
5 |
|
углу) |
||
|
Реквизит № 22 – Подпись
собственноручная роспись должностного лица
Порядок подписания:
-изучение содержательной части документа;
-проверка на правильность оформления документа в целом;
-не подписываются чистые листы и бланки.
Состав: должность, организация, личная подпись, расшифровка (ФИО).
В личной подписи рекомендуется 2-3 буквы.
Факсимиле (штамп с подписью) - используется в отсутствии руководителя, но не проставляется на финансовых документах и не каждая организация принимает такие документы.
6
Реквизиты № 23, 24 - Согласование
Предварительная оценка документа на обоснованность, своевременность в соответствии с действующим законодательством и целесообразности документа.
Проставляется до подписания и разделяется на внутреннее и внешнее.
Реквизит № 24 - Виза – внутреннее согласование.
2 формы: краткая (на практике) и полная (по ГОСТу).
Реквизит № 23 – Гриф – внешнее согласование с руководителями других организаций, а также с руководителями структурных подразделений данной организации.
2 способа: согласование с руководителем (либо центровка, либо по левому краю), при помощи согласующего документа (служебное письмо, протокол)
Виза – только рукописный способ, гриф –
только печатный! |
7 |
|
Реквизит № 25 – Оттиск печати
Проставляется для заверения подлинности личной подписи на документе и в соответствии с перечнем.
Печати:
-гербовые
-простые (основные не гос. организаций и печати структурных подразделений).
Штамп – информация Печать – заверение подписи
Реквизит № 26 – Отметка о заверении копии
Проставляется для придания юридической силы документу
Состав:
1.заверительная надпись;
2.подпись лица заверителя;
3.дата заверения.
8
Реквизит № 27 – Отметка об исполнителе
Содержит сведения о непосредственном составителе данного документа.
Функция: предусматривает возможность обращения к составителю при возникновении вопросов по содержанию данного документа.
Реквизит № 28 – Отметка об исполнении документа и направлении в дело
Только на исполненных документах, подлежащих включению – подшиванию в дело для хранения (2-3 года) или в справочных целях.
Состав:
1.В дело 01-02 (код дела);
2.Краткие сведения об исполнении данного документа со ссылкой на вновь составленный документ (если имеется);
3.Фамилия исполнителя (и личная подпись), дата подшивки в дело.
9
Реквизит № 29 – Отметка о поступлении документа в организацию
Фиксирует факт приема документа в организацию.
Состав:
1.Организация, получившая документ;
2.Входящий регистрационный №;
3.Дата поступления;
4.Время, количество листов (для секретной документации).
Всегда проставляется в виде
регистрационного штампа (знак регистрации входящей документации).
Реквизит № 30 - Идентификатор электронной копии документа
Рекомендации:
-вид документа;
-имя файла;
-регистрационный № документа;
и другие поисковые данные, принятые в 10 организации.