5. Заключение.

Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих. Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности. В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации. Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения. Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления. В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов. Унифицированные системы деятельности– это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Организация конфиденциального документооборота должна строиться на основе следующих принципов:

1. разрешительной системы доступа к конфиденциальным документам;

2. обеспечения пользователей всеми необходимыми им в силу служебных обязанностей конфиденциальными документами, но только теми, которые действительно необходимы для выполнения конкретных видов работы;

3. исключения несанкционированного доступа к конфиденциальным документам;

4. целенаправленного регулирования процессов движения конфиденциальных документов;

5. исключения инстанций прохождения конфиденциальных документов и действий с ними, не обусловленных характером и порядком исполнения документов;

6. фиксированной передачи конфиденциальных документов;

7. обеспечения своевременного и качественного исполнения конфиденциальных документов;

8. персональной и обязательной ответственности за выдачу неправомерных разрешений на ознакомление с конфиденциальными документами и на их отправление.

 

6.Список использованных материалов.

1. Р.А. Панфиллов, «Документальное обеспечение управления», М., 2004 г.

2. Р. Н. Ботавина «Делопроизводство», М., 2008 г.

3. Л. А. Попов «Документальное обеспечение управленческого учета», М., 2003 г.

4. А.К. Семенов «Кадровое и документальное управление», М., 2005.

13