Программа Excel входит в состав популярного пакета Microsoft Office и является стандартным программным обеспечением.

В пособии в краткой конспективной форме изложен необходимый теоретический материал по использованию программы Excel в прикладных задачах по управлению персоналом, описан её интерфейс, даны иллюстрации и приведены практические примеры. Пособие разбито на темы, каждая из которых, в свою очередь, делится на подразделы, отображающие различные аспекты программы. В конце каждой темы имеются контрольные вопросы и задания. Пособие содержит два вида заданий: задания, помеченные буквой «а», содержат алгоритмы их выполнения, помеченные буквой «б» предназначены для самостоятельного выполнения с целью закрепления пройденного материала.

СТАНДАРТНЫЕ ФУНКЦИИ

Тема №1. Основные понятия

Основным элементарным понятием программы является ячейка. Она представляет собой объект, содержащий определённую информацию. Ввод информации может быть осуществлён пользователем вручную или произведён самой программой в процессе определённых вычислений.

Все ячейки в Excel пронумерованы двухсимвольными буквенно-числовыми обозначениями, однозначно указывающими на расположение ячейки в сетке программы. Первая буквенная часть обозначает столбец, в котором находится данная ячейка, вторая – числовая – номер строки. Например, А7 обозначает ячейку, находящуюся в столбце А на седьмой строке; BF538 обозначает ячейку, находящуюся в столбце BF на строке 538. Совокупность столбцов и строк образует рабочую сетку программы на текущем листе. Листов может быть несколько и их количество может изменяться пользователем по своему усмотрению, при этом каждый из них расположен на отдельной вкладке.

Ячейка в Excel может содержать текст, число, логическое выражение, формулу или встроенную функцию.

Тема №2. Стандартные функции

Функции производят определенные действия с данными и выдают на основе этих действий результат. Результатом функции может быть число, текст, ссылка, логическое выражение, массив. Каждая функция содержит один или более аргументов. Аргументы содержатся в скобках.

Встроенные, или стандартные функции содержатся в программе и предназначены для выполнения математических, логических и текстовых операций, а также для поиска информации на листе.

Для выполнения одних и тех же действий часто можно использовать как формулу, так и встроенную функцию. Например, необходимо вычислить сумму данных, расположенных в диапазоне А1:А10. Для этого можно ввести функцию сумм (А1:А10) или написать формулу = А1+А2+А3+А4+А5+А6+А7+А8+А9+А10. Из приведенного примера видно, что использование стандартных функций занимает меньше места в строке формул и уменьшает вероятность ошибок при вводе. Кроме того, и это, пожалуй, наиболее существенно, это увеличивает быстродействие в сравнении с использованием формул.

Функции в Excel распределены по категориям (см. табл.).

Категория	Функция
Финансовые	Расчёт процентов, увеличение и уменьшение суммы капитала и т. д.
Дата и время	Вычисления с датами и временем
Математи­ческие	Математические и тригонометриче­ские вычисления, которые выпол­няются на научных калькуляторах
Статисти­ческие	Вычисления средних значений, сумм, максимума и т. д.
Ссылки и массивы	Вычисления с таблицами данных
Работа с базой данных	Работа со списками
Текстовые	Сравнение, преобразование и форматирование текста в ячейках
Логические	Вычисления, результат которых может быть ИСТИНА или ЛОЖЬ
Проверка свойств и значений	Определение ошибок, происходящих при вычислениях
Инженерные	Вычисление различных функций, необходимых при технических расчётах
Аналитические	Вычисление различных функций при работе с множествами элементов

Примеры функций.

Рис 1. Текстовые функции.

Рис 2. Математические функции.

Рис 3. Статистические функции.

Рис 4. Функции для работы с базой данных

Рис 5. Логические функции.

Операторы, используемые в функциях

Оператор	Значение
—	Равно
<	Меньше
>	Больше
<=	Меньше или равно
>=	Больше или равно
<>	Не равно
:	Диапазон, например =СУММ (А1:С12)
;	Объединение, например =СУММ (А10; А2:С7)

Вставка стандартных функций

Данную процедуру опишем на примере использования функции сумм.

Для вставки стандартной функции необходимо:

• Курсор установить на ячейку, в которую требуется вставить функцию.

• Выбрать Формулы, нажать пиктограмму - вставить функцию

• Курсором в поле Категория выбрать группу. Например, Математические.

• В поле функции выбрать СУММ, нажать «ОК».

• Ввести (с клавиатуры или с помощью мыши) значения аргументов в диалоговое окно.

• Нажать, «ОК»

Задание №1 б Создать таблицу, см. рис 4.

Рис 4. Рабочая таблица.

Задание №2а. Вычислить сумму оклада и премии. Результат разместить в столбец “Начислено”.

• Курсор установить на ячейку F3.

• Ввести с помощью клавиатуры =D3+E3.

• Нажать клавишу <Enter>.

• Скопировать F3 в F4:F11.

Задание №3 а. Вычислить налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Результат разместить в столбец “НДФЛ”.

• Курсор установить на ячейку G3.

• Ввести с помощью клавиатуры формулу = F3*0,13.

• Нажать клавишу <Enter>.

• Скопировать ячейку G3 в диапазон G4:G11.

Задание №4 а. Вычислить “К выплате”. Для выполнения задания необходимо из данных в столбце “Начислено”, вычесть “НДФЛ”. Результат разместить в столбец “К выплате”.

• Курсор установить на ячейку H3.

• Ввести с помощью клавиатуры формулу =F3-G3.

• Нажать клавишу <Enter>.

• Скопировать ячейку H3 в диапазон H4:H11.

Рис 6. Результат выполнения задания.

Тема: Назначение статистических функций

Функция	Действие
СЧЕТЕСЛИ	Подсчитывает количество ячеек в диапазоне, удовлетворяющих заданному условию.
МАКС	Определяет максимальное значение из ука­занных чисел
МИН	Определяет минимальное значение из указанных чисел
СРЗНАЧ	Вычисляет среднее значение из указанных чисел
СЧЕТ	Подсчитывает количество ячеек, имеющих числовые значения
РАНГ	Определяет ранг числа в ряду других чисел
СРЗНАЧЕСЛИ	Вычисляет среднее значение из чисел по условию
СЧЕТЗ	Подсчитывает количество ячеек, имеющих непустые значения
СЧИТАТЬПУСТОТЫ	Вычисляет количество пустых ячеек

Тема № 3.1.1. Использование функции СЧЕТЕСЛИ

Функция СЧЁТЕСЛИ подсчитывает количество ячеек в диапазоне, которые соответствуют указанному пользователем критерию.

Синтаксис

СЧЕТЕСЛИ (диапазон, критерий)

Диапазон - это диапазон, в котором содержится критерий.

Критерий – это число, текст, число, выражение, ссылка на ячейку.

При задании критерия можно использовать операторы: = (равно), > (больше), < (меньше), =>(больше или равно), <= (меньше или равно), <> (не равно).

Задание № 5а. Подсчитать количество менеджеров

Для вставки стандартной функции необходимо:

• Курсор установить на ячейку, в которую требуется вставить функцию. В данном случае курсор установить на ячейку E16.

• Выбрать «Формулы», нажать пиктограмму вставить функцию

• Курсором в поле «Категория» выбрать группу. В данном случае – «Статистические».

• В поле «Функция» выбрать «Счетесли», нажать «ОК».

• В поле «Диапазон» введите С3:С11.

• В поле «Критерий» введите с клавиатуры менеджер.

• Нажмите «ОК».

Задание № 5 б. Подсчитать количество сотрудников не получивших премии. Результат разместить в ячеке G17.

Использование функции макс.

Задание № 6 а. Определить размер максимального оклада

Для вставки стандартной функции необходимо:

• Курсор установить на ячейку, в которую требуется вставить функцию. В данном случае курсор установить на ячейку Е18.

• Выбрать «Формулы», нажать пиктограмму вставить функцию.

• В поле «Категория» выбрать группу «Статистические».

• В поле «Функция» выбрать «макс», нажать «ОК».

• В поле «Число 1» введите D3:D11

• Нажмите «ОК»

Использование функции мин.

Задание № 6 б Определить размер минимального оклада.

Результат разместить в ячейке F19.

Использование функции срзнач.

Задание № 7в. Определить размер среднего оклада.

Результат разместить в ячеке F20.

Использование функции счет.

Задание № 8 в. Подсчитать количество сотрудников работающих в отделах.

Использование функции ранг.

Синтаксис

РАНГ(число;ссылка;порядок)

Число   — число, для которого определяется ранг.

Ссылка   — массив или ссылка на список чисел. Нечисловые значения в ссылке игнорируются.

Порядок   — число, определяющее способ упорядочения.

Если значение аргумента «порядок» равно 0 или опущено, ранг числа определяется в порядке убывания.

Задание №8 а Определить ранг оклада 20000 в списке других чисел.

Для вставки стандартной функции необходимо:

• Курсор установить на ячейку D22.

• Выбрать «Формулы», нажать пиктограмму вставить функцию

• В поле «Категория» выберите группу «Статистические.

• В поле «Функция» выберите ранг

• Нажать «ОК».

• В поле «Число» введите с клавиатуры 20000

• В поле «Ссылка» введите D3:D11

• Нажмите клавишу «ОК»

Задание № 8б Определить ранг премии 4000 в списке других чисел.

Результат разместить в ячейке G23.

Использование функции срзначесли.

Синтаксис

СРЗНАЧЕСЛИ(диапазон, условие, диапазон_усреднения)

Диапазон  — несколько ячеек для вычисления среднего значения, включающих числа, массивы.

Условие  — число, выражение, ссылка на ячейку, текст, на основании которого вычисляется среднее значение.

Диапазон_усреднения  — фактическое множество ячеек для вычисления среднего.

Задание № 8а Вычислить средний оклад менеджеров

Для вставки стандартной функции необходимо:

• Курсор установить на ячейку, в которую требуется вставить функцию. В данном случае курсор установить на ячейку F24.

• Выбрать Формулы, нажать пиктограмму вставить функцию

• Курсором в поле Категория выбрать группу. В данном случае – Статистические.

• В поле функции выбрать срзначесли, нажать «ОК».

• В поле Диапазон введите С3:С11

• В поле Условие введите с клавиатуры менеджер

• В поле Диапазон усреднения введите D3:D11

• Нажмите клавишу «ОК

Задание № б Вычислить средний оклад сотрудников, исключая директора

Результат разместить в ячейке F25.

Выполняется самостоятельно

• ==========================================================

Использование функции счетз.

Функция СЧЁТЗ подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне. Ячейки диапазона могут быть как смежными, так и несмежными.

Синтаксис

СЧЁТЗ(значение1, [значение2], ...)

Функция СЧЁТЗ имеет аргументы (Аргумент. Значение, предоставляющее информацию для действия, события, метода, свойства, функции или процедуры.), указанные ниже.

• Значение1.  Обязательный аргумент. Первый аргумент, представляющий значения, количество которые требуется подсчитать.

• Значение2, ...  Необязательные аргументы. Дополнительные аргументы, представляющие значения, количество которых требуется подсчитать. Аргументов может быть не более 255.

Замечания

• Функция СЧЁТЗ подсчитывает ячейки, содержащие данные любого

• типа, включая значения ошибок и пустой текст (""). Например, если в диапазоне есть формула, которая возвращает пустую строку, функция СЧЁТЗ учитывает это значение. Функция СЧЁТЗ не учитывает пустые ячейки.

• Если подсчитывать логические значения, элементы текста и значения ошибок не требуется (иными словами, если необходимо подсчитать только количество ячеек с числами), используйте функцию СЧЁТ.

• Если требуется учесть только те ячейки, которые соответствуют определенным критериям, используйте функцию СЧЁТЕСЛИ или СЧЁТЕСЛИМН.