6.4. Поиск, фильтрация и редактирование в списках и бд

Одними из самых частых действий над списками в Excel являются поиск и фильтрация. Поиск производится на основе задаваемых пользователем критериев– требований, налагаемых на информацию. Результатом фильтрации является временное скрытие записей, не удовлетворяющих критериям. Поиск и фильтрацию данных можно осуществить с помощью формы данных, автофильтра и расширенного фильтра.

Критерии поиска

Поиск точного соответствия. Критерии на основе сравнения позволяют находить точные соответствия или отбирать данные из заданного интервала. При этом математические вычисления и логические операции не используются. Критерии на основе сравнения можно использовать в Excel при любом способе поиска или фильтрации.

Для ввода простейшего критерия достаточно ввести в соответствующем поле искомое значение. В критериях на основе сравнения можно использовать различные операции сравнения: =, >, <=, <, >=, <>.

Поиск близкого соответствия с использованием образца. Для задания таких критериев используются символы шаблона * и ?: «*» заменяет любое количество любых символов, «?»один любой символ. Например, нужно выбрать все фамилии, начинающиеся на «Ив» (Иванов, Ивлев, Иванович и т.п.). Для решения этой задачи можно использовать шаблон «Ив*».

Поиск соответствия с использованием множественного критерия с операциями И и ИЛИ.Для поиска записей, удовлетворяющих нескольким условиям, можно задавать множественные критерии. Для наложения нескольких условий поиска в Excel используются логические операциии, или.Реализация таких условий для всех способов фильтрации и поиска в списках и БД будет приведена ниже.

Использование формы данных

Форма данных в Excel – великолепное средство для поиска и редактирования отдельных записей.

Чтобы осуществить поиск записей, нужно воспользоваться командой Данные|Форма. В появившемся диалоговом окне нажать кнопкуКритерии и в нужных полях задать критерии поиска. Для перехода к записям, удовлетворяющим критерию, нажать кнопкуДалееилиНазад. Найденные записи можно легко изменять в полях формы.

В форме данных можно использовать критерии поиска точного соответствия, соответствия с использованием образца (рис. 6.6). Если в критерии задать условия для нескольких полей, то будет осуществлен поиск соответствия с использованием множественного критерия с операцией И. Множественный критерий с операцией ИЛИ, а также критерии, требующие вычислений, с помощью формы данных реализовать нельзя.

Кнопки формы данных ВернутьиУдалитьможно использовать для отмены внесенных в запись изменений и удаления записи соответственно.

Автофильтр

Автофильтр предоставляет простой доступ к мощным средствам рабочего листа. Автофильтр выводит информацию на рабочем листе, при этом записи, не удовлетворяющие критерию, скрыты.

Чтобы включить автофильтр, нужно воспользоваться командой Данные|Фильтр|Автофильтр. Excel выведет кнопки со стрелками (кнопки автофильтра) рядом с каждым заголовков столбца.

При работе с автофильтром имеется три метода фильтрации данных.

Выбор значения поля для поиска точного соответствия:нажать кнопку автофильтра и в появившемся списке выбрать требуемый вариант. Например, необходимо получить информацию о всех сотрудниках бухгалтерии. Для этого следует воспользоваться кнопкой автофильтра возле заголовка соответствующего поля и в списке выбрать вариант «Бухгалтерия». На экране останутся записи только о сотрудниках бухгалтерии, а остальные записи будет скрыты.

Пользовательский автофильтр: в списке, который появляется при нажатии на кнопку автофильтра, выбрать вариант(Условие). На экране появится диалоговое окно (рис. 6.7), позволяющее задать условия отбора данных. Можно задать одно условие или два. В последнем случае условия могут связываться логическими операциямиИилиИЛИ (рис. 6.86.9).

Первые 10.Этот метод имеет смысл только для полей с числовыми данными, в том числе и с датами. Чтобы воспользоваться этим методом, нужно в списке выбрать вариант(Первые 10…). В появившемся диалоговом окне следует указать, сколько наибольших или наименьших элементов отображать. Например, в БД имеется полеОкладдля хранения размера оклада сотрудника. Организация имеет возможность оказать материальную помощь пяти сотрудникам с наименьшим окладом. Требуется найти таких сотрудников. Для решения такой задачи можно воспользоваться методом отбора(Первые 10…)для поляОклад: задать количество отображаемых записей 5 с наименьшим значением.

Чтобы снять фильтрацию с поля, нужно нажать на кнопку автофильтра и выбрать вариант(Все).

Можно одновременно накладывать условия на несколько полей. В этом случае условия отбора связаны операцией И, т.е. отображаться будут только те записи, для которых условия одновременно выполняются во всех полях, в соответствии со значениями в которых происходит фильтрация. Например, если на полеКоличествоналожить условие, как показано на рис. 6.8, а на полеНоменклатурав соответствии с рис. 6.9, то будут отображены записи о продуктахМолокоиКефир, закупленных в количестве от 50 до 100 пакетов.

Когда список отфильтрован согласно какомулибо условию, номера строк рабочего листа будут подсвечиваться синим цветом. Кроме того, если какое-либо поле участвует в задание фильтра, то значок на кнопке автофильтра также подсвечивается синим цветом.

Чтобы выключить автофильтр, нужно снова воспользоваться командой Данные|Фильтр|Автофильтр.

Расширенный фильтр

Расширенный фильтр является более гибким средством отбора записей из БД, чем автофильтр и позволяет задавать:

 условия, соединенные логическим оператором ИЛИ, для нескольких столбцов,

 три и более условий для конкретного столбца,

 вычисляемые условия.

Использование расширенного фильтра предполагает наличие диапазона критериев (условий) (см. п. 1.2. текущей главы). Удобнее всего диапазон критериев располагать над списком. Диапазон критериев должен состоять, по крайней мере, из двух строк: в верхней строке указываются имена полей, во второй и последующих строках условия отбора. За исключением вычисляемых условий, заголовки в диапазоне критериев должны точно совпадать с заголовками столбцов в списке.

Кроме того, расширенный фильтр может использоваться для извлечения строк из списка и вставки копий этих строк в другую часть текущего листа. В этом случае используется диапазон для извлечения.

Чтобы воспользоваться расширенным фильтром, нужно выбрать команду менюДанные|Фильтр|Расширенный фильтр. На экране появится диалоговое окно (рис. 6.10).

В элементе управления Исходный диапазоннужно указать диапазон, в котором размещается список, в элементе управленияДиапазон условийдиапазон критериев. По умолчанию в группеОбработкавсегда установлен переключательфильтровать список на месте. Если выбрать вариант скопировать результат в другое место, тогда будет задействован диапазон для извлечения. В этом случае становится доступным элемент управленияПоместить результат в диапазон, в котором нужно задать диапазон, в который будут помещены отфильтрованные данные.

Флажок Только уникальные записипозволяет исключить повторяющиеся.

В том случае, когда список фильтруется на месте, не удовлетворяющие критерию строки скрываются. Чтобы вновь их отобразить (то есть снять действие фильтра), необходимо воспользоваться командой Данные|Фильтр|Отобразить все.