Инструкция (обновленная)

У вікні також можна позначити все у списку або зняти позначки: , оновити список та зберегти список в форматі *.xls.

Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон»

(там же, де й абітурієнт).

Якщо дата встановлення статусу студента в ЄДЕБО (дата дії: переведення,

відрахування, зміна фінансування тощо) не відповідає даті, вказаній в наказі (помилково вказана невірна дата), її можна змінити, натиснувши кнопку «Змінити дату». Дату можна змінити певному студенту або всім студентам обраного наказу :

Зверніть увагу! Для зміни дати встановлення статусу студентам, наказ має знаходитись у статусі «Новий».

Якщо студент внесений в наказ за певним типом, але номер наказу вказаний в ЄДЕБО не відповідає паперовому, обраного студента можна перенести в наказ із таким типом (з іншим номером) в даному навчальному році натиснувши кнопку «Перенести».

1) Довнесення

Для початкового введення до Єдиної бази інформації щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі (перейшли на наступний курс) або не приймають участі в конкурсному відборі для зарахування натисніть «Довнесення студента», заповніть всі поля у вікні, що відкриється, та натисніть «Застосувати».

При внесенні даних необхідно забезпечити виконання наступних вимог:

–студенти вносяться до бази на підставі наказу керівника навчального закладу про переведення на наступний курс (за виключенням тих, які знаходяться в академвідпустці або поновлюються з іншого навчального закладу). Всі зміни, що відбулися після видання такого наказу, відображуються окремими наказами;

–з метою досягнення прозорості та впорядкування даних накази по студентам необхідно створювати та завантажувати в базу окремо за кожним типом (про переведення, відрахування тощо);

–до ЄДЕБО вноситься актуальна інформація про студента. Наприклад, додаються дані про отриманий паспорт, прізвище вноситься вже змінене (при цьому при доданні документа, на основі якого був вступ, ставиться позначка «Некоректний документ») тощо;

181

–у полі «Поповнення» проставляються позначки щодо студентів, яких було зараховано

на поповнення на вакантні місця наборів попередніх років;

–у листі МОНмолодьспорту від 21.09.2012 № 1/9-658 зазначено, що відповідно до Закону України “Про захист персональних даних” перед внесенням даних про студента до ЄДЕБО необхідно отримати від нього згоду на обробку його персональних даних у ЄДЕБО за формою згідно додатку до листа Міністерства від 19.04.2012 р. № 1/9-302. При доданні студента в ЄДЕБО про отриману згоду ставиться відповідна позначка.

Для створення в ЄДЕБО особової картки студента натисніть «Повна форма додання вступника»:

Порядок заповнення форми викладено у розділі 6.2 «Заяви».

182

При внесенні в ЄДЕБО даних студентів у повній формі додання додано обов’язкове поле «Отримано згоду на внесення персональних даних» (остання строчка).

Пільги, які мають студенти можна додавати у картці особи визначеним раніше для

абітурієнтів порядком.

Оберіть потрібний тип наказу для внесення даних студента:

Звертаємо увагу:

–щодо студентів, які рахуються в контингенті, але знаходяться в академвідпустці, –

тип наказу «Надання академвідпустки»;

–щодо студентів, які навчаються на екстернаті, – тип наказу «Переведення на курс», на 1-й курс, вносити дані наказу про зарахування на навчання;

–при початковому внесенні в ЄДЕБО даних щодо студентів старших курсів медичних ВНЗ додано можливість введення кодів спеціальностей згідно нормативних документів попередніх редакцій («Старі коди», були діючими під час зарахування студента). У разі аналогічної потреби за іншими спеціальностями – надсилайте офіційні звернення з обґрунтуванням необхідності додання (назви з ліцензій згідно попередніх редакцій документів не є підставою!).

183

– у випадку поновлення студента, який навчався в іншому навчальному закладі, що був ліквідований або знаходиться за кордоном (тобто ВНЗ відсутній в ЄДЕБО), у полі «Код НЗ» проставляється «0».

При виборі спеціальності (напряму) у вікні «Довнесення студента» код спеціальності

(напряму) необхідно ввести у верхню строку та натиснути «Пошук» (у таблицю, що знаходиться нижче, вводяться дані для фільтрації знайденої інформації при її значному обсязі).

ВАЖЛИВО!

При переведенні чи поновленні студента з іншого навчального закладу в картку відповідного студента ОБОВ’ЯЗКОВО необхідно внести академічну довідку в розділ

«Документи».

2) Довнесення даних за наказами попередніх років

Основною особливістю є необхідність вибору для створення наказу та внесення даних студента того навчального року, в якому виданий наказ.

Запис щодо студента буде відображено у тому ж навчальному році. У разі видання наказу у наступному навчальному році запис щодо студента буде переміщено.

184

Кнопкою «Змінити» встановлено наступні можливості внесення змін параметрів навчання студентів:

1.Змінити ОКР – зміна освітньо-кваліфікаційного рівня (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни);

2.Змінити дату закінчення навчання

Зазначте дату закінчення навчання студенту та натисніть «Застосувати»:

3. Змінити дату початку навчання

Зазначте дату початку навчання студенту та натисніть «Застосувати»:

4. Змінити статус післядипломної освіти – встановіть/приберіть позначку, що зазначає студента, який здобуває післядипломну освіту (проходить перепідготовку), та натисніть

«Застосувати».

185

5.Змінити курс – зміна курсу навчання студента (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни);

6.Змінити навчальний рік – зміна навчального року для студента (здійснюється спеціалістом служби підтримки за офіційним листом навчального закладу із зазначенням підстав для зміни);

7.Змінити структурний підрозділ – зміна структурного підрозділу студенту, якщо він зазначений з помилкою або взагалі не був зазначений. Натисніть «+» та оберіть з переліку структурний підрозділ та натисніть кнопку «Застосувати»:

7.2.2. Студенти без груп

На вкладці відкривається таблиця з переліком напрямів (спеціальностей), за якими є студенти, зараховані на навчання, але не розподілені до навчальних груп.

186

Призначення функціональних кнопок аналогічне описаному у попередній вкладці «Студенти за групами» за виключенням кнопки «Групи».

Після розподілу студента до навчальної групи він зникає з цього списку та, відповідно, з’являється в обраній групі у вкладці «Студенти за групами».

7.2.3. Пошук студента

Встановлено можливість здійснення пошуку студентів за їх ПІБ або його номером у

базі.

Якщо натиснути на ПІБ студента, відкривається картка студента у «Пошуку персон»

(там же, де й абітурієнт).

7.2.4. Іноземці

У вкладці відображається перелік студентів-іноземців, які навчаються або навчались (були відраховані або закінчили навчання) в обраному навчальному році.

Для відображення студентів-іноземців за відповідний навчальний рік оберіть його з

випадаючого списку . Для експорту переліку студентів-іноземців в

файл *.Xls натисніть кнопку .

7.2.5. Всі

У вкладці відображається перелік всіх студентів, які навчаються або навчались (були відраховані або закінчили навчання) в обраному навчальному році.

187

Для відображення студентів за відповідний навчальний рік оберіть його з випадаючого списку . Для експорту переліку студентів в файл *.Xls натисніть кнопку .

188

7.3. Накази по студентах

У цій вкладці навчальний заклад створює накази щодо зміни стану студентів протягом їх навчання у цьому закладі.

Встановлено наступні типи наказів по студентах:

– відрахування студентів;

–зміна джерела фінансування навчання (державне замовлення, кошти фізичних (юридичних) осіб);

–переведення (зміна ОКР, форми навчання, факультету, групи, спеціальності тощо);

–переведення на курс (щодо студентів, які вже навчаються у навчальному закладі та перейшли на наступний курс);

–поновлення (студента, який раніше навчався у цьому навчальному закладі та був відрахований, поновлюють на навчання);

–надання (продовження) академвідпустки, повернення з академвідпустки;

–переведення (з іншого ВНЗ) (за згодою керівників обох навчальних закладів, з передачею особової справи);

–поновлення (з іншого ВНЗ) (студента, який раніше навчався в іншому навчальному закладі та був відрахований, поновлюють на навчання, він вступає з академдовідкою);

–не атестовані – для внесення студентів, які прослухали теоретичний курс навчання та не здали ДЕК (не були випущені з навчального закладу);

–продовження навчання для здачі ДЕК – подовження строку навчання до терміну роботи державної комісії із складання ДЕК студентам, які не складали ДЕК з поважної причини;

–закінчення навчання студентів в учбовому закладі та отримання ними дипломів;

–на зміну ПІБ – для зміни даних в особовій картці студента (завантажуються в базу копії трьох документів: наказу по ВНЗ (витяг з наказу), свідоцтво (документ, що є підставою

189

для змін), паспорту (1-3 сторінки). Після зміни ПІБ студенту навчальним закладам, в яких навчаються студенти, надходить повідомлення про зміни.

– скасування – для анулювання запису щодо зарахування студента, що помилково (з помилкою) включений до наказу про зарахування на навчання, який вже затверджений та верифікований, а також для скасування навчання студента, що був помилково введений до навчального закладу.

–повторне навчання (надання, повернення) – можливість проходження студентом повторного курсу навчання;

Звертаємо увагу при підготовці наказів на виконання вимог Закону України «Про вищу освіту», Положення про порядок переведення, відрахування та поновлення студентів вищих закладів освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України № 245 від 15.07.96 р., Положення про академічні відпустки та повторне навчання у вищих закладах освіти, затвердженого наказом Міністерства освіти України та Міністерства освіти України № 191/153 від 06.06.96 тощо.

1)Період

Всі накази розміщені в одному вікні (незалежно від навчального року). Для встановлення діапазону дат, за які виведені накази, натисніть «Період», оберіть початкову і кінцеву дати та натисніть «Застосувати».

Навчальний рік, до якого відноситься наказ відображено у колонці «Рік».

190