Организация учета

товаров – руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и т. д. без деления их на сорта, марки, фракции и т. п.

IX. Порядок распределения транспортно-заготовительных расходов (ТЗР).

Согласно п. 9 П(С)БУ 9 существует два метода распределения ТЗР:

метод прямого подсчета;

метод среднего процента.

Метод определения суммы ТЗР путем прямого расчета

Метод определения суммы ТЗР путем прямого расчета предусматривает возможность распределить ТЗР между единицами приобретаемых запасов сразу. Этот метод применяется, когда точно можно определить затраты, связанные с транспортировкой тех или иных единиц запасов в стоимостном или натуральном выражении.

Метод определения суммы ТЗР по среднему проценту

Метод определения суммы ТЗР по среднему проценту заключается в отнесении суммы ТЗР на отдельный субсчет, то есть общая сумма ТЗР отражается на отдельном субсчете счетов учета запасов. Сумма транс- портно-заготовительных расходов, обобщаемая на отдельном субсчете счетов учета запасов, ежемесячно распределяется между суммой остатка запасов на конец отчетного месяца и суммой запасов, которые выбыли (использованы, реализованы, бесплатно переданы и т. п.) за отчетный месяц.

X. Методы оценки выбытия запасов

Запасы, которые имеются на предприятии, можно разделить на две группы:

запасы, которые на правах собственности принадлежат предприя-

тию;

запасы, которые не являются собственностью предприятия.

Для оценки выбытия запасов в П(С)БУ 9 предусмотрено пять методов:

метод идентифицированной себестоимости соответствующей единицы запасов;

метод средневзвешенной себестоимости;

метод себестоимости первых по времени поступления запасов (ФИФО);

метод нормативных затрат;

метод цены продажи.

П(С)БУ 9 предусмотрел для предприятий большой выбор методов учета выбытия запасов.

XI. Метод расчета величины резерва сомнительных долгов

Резерв сомнительных долгов создается предприятием не только относительно задолженности за реализованную продукцию (товары, работы,

61

услуги), но и относительно другой дебиторской задолженности (кроме приобретенной задолженности и задолженности, предназначенной для продажи).

Изменения, затронувшие начисление резерва сомнительных долгов не только на дебиторскую задолженность за реализованную продукцию, но и на другую задолженность, коснулись также и статей Баланса. Ранее прочая дебиторская задолженность отражалась в строке 210 «Прочая текущая дебиторская задолженность» Баланса предприятий и малых предприятий в брутто-оценке. С 2003 г. Баланс предприятия составляют с учетом того, что по строке 210 дебиторская задолженность отражается в сумме, в которой она признана по операциям с дебиторами, уменьшенной на сумму начисленного резерва сомнительных долгов по прочей дебиторской задолженности.

Величина резерва сомнительных долгов может быть определена тремя методами:

исходя из платежеспособности отдельных дебиторов;

исходя из удельного веса безнадежных долгов в чистом доходе от реализации продукции, товаров, работ, услуг на условиях последующей оплаты;

на основе классификации дебиторской задолженности.

Создание резерва сомнительных долгов в налоговом учете не отра-

жается.

XII. Формирование обеспечений

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации об обязательствах и их раскрытии в финансовой отчетности

определяет П(С)БУ 11.

Обеспечения, являющиеся одним из видов обязательств, создаются для исполнения будущих обязательств, характеризующихся неопределенностью. В соответствии с п. 13 П(С)БУ 11, предприятия создают обеспечения для возмещения последующих (будущих) операционных расходов на:

выплату отпускных работникам;

дополнительное пенсионное обеспечение;

выполнение гарантийных обязательств;

реструктуризацию;

выполнение обязательств по отягощающим контрактам и т. п. Создание обеспечений не является самоцелью – они используются

для эффекта «сглаживания» прибыли в благоприятные годы суммы резервов завышаются, что приводит к сокращению прибыли, а при неблагоприятных условиях расходы покрываются за счет созданных резервов, тем самым прибыль искусственно завышается.

Обеспечения, сформированные для покрытия расходов в связи с реструктуризацией, также иногда используются не по назначению, особенно при проведении операций поглощения.

62

Обеспечение следует учитывать только в тех случаях, когда:

предприятие имеет настоящее обязательство, юридическое или традиционное, обусловленное происшедшим в прошлом событием;

вероятно (то есть скорее да, чем нет), что для погашения обязательства потребуется произвести оплату;

величину обязательства можно обоснованно оценить.

До 2003 г. предприятиям предоставлялось право создавать или не создавать вышеперечисленные обеспечения, но с 2003 г. это уже обязанность, которую следует исполнять.

При оценке обеспечения следует:

принимать во внимание существующие риски и неопределенность. При этом неопределенность не может служить достаточным основанием для создания неоправданно большого обеспечения или преднамеренного завышения обязательств;

принимать во внимание будущие события, такие, как изменения законодательства и технологии производства, если имеются убедительные доказательства того, что они произойдут;

не учитывать прибыль от выбытия активов, даже если ожидаемое выбытие тесно связано с событием, в результате которого формируется обеспечение.

Обеспечения следует пересматривать на каждую дату баланса и корректировать для отражения наилучшей оценки на отчетную дату.

Если становится очевидным, что совершать выплаты для исполнения обязательства уже не потребуется, то обеспечение следует компенсировать.

П(С)БУ 11 не предусматривает создание обеспечения на покрытие будущих операционных убытков. Будущие операционные убытки не соответствуют определению обязательства и не соответствуют критериям признания обеспечения.

XIII. Методы оценки и учета финансовых инвестиций (существенное влияние)

Финансовые инвестиции – это активы, которыми располагает предприятие с целью увеличения прибыли (процентов, дивидендов и т. п.), роста стоимости капитала или других выгод для инвестора.

Кфинансовой инвестиции относятся инвестиции в:

акции;

облигации;

депозитные сертификаты;

казначейские обязательства;

другие ценные бумаги;

капитал других предприятий.

Различают долгосрочные и текущие финансовые инвестиции. Существенное влияние – это полномочия принимать участие в при-

нятии решений по финансовой, хозяйственной и коммерческой политике объекта инвестирования без осуществления контроля этой политики.

63

Если предприятие-инвестор владеет, прямо или косвенно через дочерние предприятия, более чем 20 % голосов объекте инвестирования, то считается, что инвестор имеет существенно* влияние.

Свидетельством существенного влияния, в частности, могу быть также:

1)представительство в совете директоров или аналогично, руководящем органе предприятия;

2)участие в принятии решений;

3)взаимообмен управленческим персоналом;

4)обеспечение предприятия необходимой технико-экономической информацией.

Таким образом, бухгалтерский учет долгосрочных финансовых инвестиций зависит от степени влияния и контроля за oпeрационной

ифинансовой политикой компании, в которую вложен капитал.

XIV. Перечень и состав статей калькулирования производственной себестоимости продукции (работ, услуг)

Перечень и состав статей калькулирования производственной себестоимости продукции (работ, услуг) устанавливаются предприятием.

Состав калькуляционных статей всегда условен, каждое предприятие определяет его самостоятельно, с учетом своей специфики:

1.Сырье и материалы.

2.Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия.

3.Работы и услуги производственного характера.

4.Топливо и энергия на технологические цели.

5.Возвратные отходы (вычитается).

6.Основная заработная плата.

7.Дополнительная заработная плата.

8.Отчисления на социальные мероприятия.

9.Расходы на содержание и эксплуатацию оборудования.

10.Расходы на содержание и эксплуатацию нематериальных активов.

11.Расходы на подготовку и освоение производства.

12.Расходы вследствие брака.

13.Технологические потери и т. д.

XV. Общепроизводственные расходы

Общепроизводственные расходы – это расходы цеха (производст-

венного подразделения), связанные с управлением производством и обслуживанием объектов общественного назначения. Состав общепроизводственных расходов, определен Методическими рекомендациями по формированию себестоимости продукции (работ, услуг), утвержденными приказом Государственного комитета промышленной политики от 02.02.2001 г. № 47, а также П(С)БУ 16«Расходы».

64

ТЕМА 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАК ОБЪЕКТ ОРГАНИЗАЦИИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

1.Документирование в бухгалтерском учете, его сущность и нормативная база.

2.Принципы и этапы организации документооборота.

3.Проектирование форм бухгалтерских документов.

4.Требования к составлению и проверке первичных документов.

5.Графики документооборота.

6.Организация хранения и уничтожения первичных документов.

7.Особенности электронного документооборота.

1.Документирование в бухгалтерском учете, его сущность

инормативная база

Первой стадией учетного цикла является первичное наблюдение за объектом, и его реализуют через документирование.

Документирование – это совокупность технических и методических приемов создания документа. В процессе документирования осуществляется фиксирование и регистрация информации о фактах, операциях, процессах; обработка первичной информации, её обобщение.

Информация, содержащаяся в принятых к учёту первичных документах, которые приобрели статус юридического доказательства совершенной операции, систематизируется на бухгалтерских счетах в регистрах синтетического и аналитического учёта. Поэтому с точки зрения полноты, точности, обоснованности и систематизации записей документирование является основанием для составления финансовой отчётности.

Бухгалтерский учет, как и все управление в целом, использует документы как носители информации и в тоже время, документы сами являются объектом и результатом труда работников бухгалтерии.

Документоведы определяют «документ», как материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Таким образом, главное назначение документа и причина его появления – это необходимость зафиксировать информацию.

В области делопроизводства и архивного дела определяется понятие «документа», как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Зафиксировав, т. е. отобразив информацию, документ, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, а также возможность передачи другому лицу, многократное использование и возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета и используется как доказательство чего-либо.

Историк рассматривает документ, как исторический источник.

65

Таким образом, документ может выполнить несколько функций, т. е. он многофункциональный.

Документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любой фирмы и предприятия, обеспечивая взаимодействия их структурных подразделений, отделов и филиалов.

В законе «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» отмечено, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного отражения всех хозяйственных операций. Эти операции документально оформляются оправдательными документами, которые в учете называются первичными и служат основанием аналитического и синтетического учета и отчетности.

Согласно Положения № 88 «О документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» первичные и сводные документы составляться на бумажных и машинных носителях.

Предприятия обязаны изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов осуществляющих контроль вплоть до суда и прокуратуры. Таким образом, внедрение компьютерной технологии не исключают составление документов и их оформление в соответствии с установленными правилами.

Реквизитом документа называется обязательный элемент оформления официального документа.

Согласно нормативным актам, реквизиты делятся на:

обязательные;

необязательные.

Кобязательным относятся: - название документа; - его номер;

- дата свершения операции; - дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ; - содержание хозяйственной операции; - измерители ее в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение

операции и за правильность ее оформления; - личные подписи указанных лиц.

Один документ – это единичный акт документирования. Совокупность документов, взаимосвязанных по принципам проис-

хождения, видов, сферы деятельности, единых требований к оформлению составляют систему документирования.

Можно выделить функциональные системы документации, имеющие:

-межотраслевая;

-отраслевая система документации.

Основным направлением совершения документации является унификация и стандартизация.

66

Унификация – это приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Ответственность за нормативное закрепление отдельных унифицированных форм и систем возложена на Комитет стандартизации, метрологии, унификации.

Результатом работы по унификации, стандартизации могут быть стандарты на отдельные документы, так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям и содержащая информацию необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа определяется, как совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Конкретными разработчиками унифицированных форм являются Министерство и госкомитеты

унифицированные формы деятельности;

общенациональные унифицированные формы;

отраслевые унифицированные формы;

унифицированные формы документов предприятия. Бухгалтерии в процессе своей деятельности приходится иметь дело

сдокументами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:

система первичной учетной документации;

система финансовой, первичной, отчетной бухгалтерской документации;

система расчетно-денежной документации;

система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы на уровни предприятия могут разрабаты-

ваться самим предприятием, они обязательны к применению на головном предприятии, в его филиалах и дочерних фирмах.

Таким образом, бухгалтерия должна иметь весь пакет законодательных и методических документов, в которых отражены вопросы документирования бухгалтерского учета. Сегодня этот пакет может находиться в памяти компьютера.

Кроме того, в бухгалтерии должен быть пакет нормативно-методи- ческих документов по делопроизводству и оформлению организационнораспределительной документации.

Таким образом, обязательным пакетом является следующий:Гражданский кодекс Украины;

67

Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»;

другие законы, регламентирующие или касающиеся некоторых объектов бухгалтерского учета;

перечень типовых документов и сроки их хранения, утвержденных главным архивным управлением при Кабинете министров Украины;

Положение «О документальном обеспечении записи в бухгалтерском учете» № 88;

Инструкция «Об использовании форм внутренней отчетности»;

правила изготовления бланков, ценных бумаг и документов строгой отчетности;

указания о порядке заполнения учетных регистров;

методические рекомендации по применению учетных регистров;

Положение «О форме и содержании расчетных документов»;

Приказ об учетной политике с приложениями.

2. Принципы и этапы организации документооборота

Бухгалтерия, являясь структурным подразделением предприятия, обязана включить и рассмотреть бухгалтерские документы, которые являются частью документального фонда предприятия и общего документооборота.

Документ является закодированным определенным образом и зафиксированным на специальном носителе информационным сообщением (свидетельством), удостоверяющим, что факт хозяйственной жизни или существует, или совершен, или должен быть совершен.

Документооборот – это движение первичных документов предприятия с момента их создания или получения и до сдачи в архив на хранение или до отправления. Он включает 4 этапа: создание, проверка, обработка, хранение.

Цель организации документооборота – описание совокупности опе-

раций, обеспечивающих движение документов в хозяйственных процессах предприятия, т. е. от формирования первичных документов до формирования отчетных документов через промежуточное состояние – ввод и формирование операций в информационной системе.

Задачи разработки документооборота:

-описать маршрут движения документов;

-оптимизировать время обработки информации;

-исключить дублирование информации;

-определить ответственные подразделения за создание, исполнение и хранение информации и документов.

Требования, предъявляемые к документообороту:

создание условий для хранения документов;

обеспечение быстрого поиска информации;

снабжение потребителей необходимой информацией в требуемые сроки;

68

наименьшие затраты на документационное обеспечение.

От четкости обработки и движения документов зависит быстрота принятия решений. Особенно остро это требование осуществляется в отношении финансовых документов, так как его несоблюдение может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Существуют общие правила составления документов, а именно:

заполнять документ на бланке (а при его отсутствии – на чистом листе бумаги) чернилами или химическим карандашом, либо на пишущей машинке или компьютере;

строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;

точно и ясно излагать содержание документа;

четко и разборчиво писать текст и цифры;

незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;

сумму в денежных документах указывать цифрами и прописью;

снабжать документ необходимыми, разборчиво сделанными подписями с указанием должности подписавшего.

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершались. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных проверках.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т. д.). Совокупность реквизитов, расположенных в документе определенным образом, составляет его формуляр.

Документы необходимо составлять своевременно, т. е. одновременно

ссовершением операции либо непосредственно вслед за ее совершением. Своевременность составления документов является важнейшим условием правильности отражения операций в документах и своевременности записей их в учетных регистрах.

Некоторые документы составляются в нескольких экземплярах (с копиями). Это выполняется обычно автоматически одновременно

69

с составлением документа путем оттиска через подложенную под него копировальную бумагу.

Копии документов используются для различных целей. Так, при акцептной форме расчетов за отгруженную продукцию поставщик выписывает несколько экземпляров счетов – платежных требований для направления их в различные адреса (банку, покупателю).

Так как документы имеют большое значение не только в учете, но и во всей хозяйственной деятельности, то в отношении качества документов, особенно своевременности и правильности их составления и оформления, существует строгий порядок.

Вся документация в бухгалтерии делится на 3 документопотока:

входящие, т. е. те, которые поступают.

исходящие, т. е. те, которые отправляют.

внутренние.

Документы могут быть получены по почте, приняты по телетайпу, доставлены курьером, посетителем. В любом случае и в отношении полученных со стороны документов и созданных на предприятии должны быть разработаны этапы, маршруты документопотоков, проекты организации документопотока и графики.

Согласно Закону Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» ответственность за обеспечение фиксирования фактов хозяйственной деятельности, отражающихся в первичных документах, несет собственник или уполномоченный им орган (руководство). Кроме того, он (собственник) также отвечает за сохранность обработанных документов, их регистрацию, хранение в течение установленного срока (не менее 3 лет).

Этапы документооборота:

1.Составление документа на предприятии или получение со стороны.

2.Проверка документа: по форме, арифметически; по существу.

3.Обработка документа: запись проводок, включение документов

врегистры.

4.Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных дoкументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Механизм управления документооборотом должен обеспечивать:

Стабильность работы бухгалтерии.

Четкость движения документов и оперативность их обработки.

Своевременность принятия управленческих решений по доку-

ментам.

Разграничение персональной ответственности на каждом этапе создания документа.

70