6.3. Обязательный экземпляр документа
Обязательный экземпляр документов – это экземпляры различных видов тиражированных документов, подлежащие передаче производителями в соответствующие организации33.Обязательный экземпляр документов является разновидностью документированной информации. При этомдокументопределяется как материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.Экземпляром называется образец тиражированного документа, идентичный оригиналу.
Правовое регулирование обязательного экземпляра документов осуществляется Федеральным законом «Об обязательном экземпляре документов», который определяет политику государства в области формирования обязательного экземпляра документов как ресурсной базы комплектования полного национального библиотечно-информационного фонда РФ и развития системы государственной библиографии, предусматривает обеспечение сохранности обязательного экземпляра документов, его общественное использование. Действие этого Закона не распространяется на документы личного и секретного характера, документы, созданные в единичном исполнении, архивные материалы (документы) и управленческую документацию, а также на архивные документы.
Обязательные экземпляры документов делятся на бесплатные и платные. Они составляют единую систему, которая представляет из себя совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования.
Система бесплатных экземпляров документов образуется в следующих целях34:
комплектование полного национального библиотечно-информационного фонда документов РФ;
осуществление государственного библиографического учета;
организация ее постоянного хранения в национальных фондохранилищах документов РФ;
использование ее в информационно-библиографическом и библиотечном обслуживании потребителей;
государственная регистрация (библиографическая и статистическая) отечественных документов, подготовка государственной библиографической (текущей и ретроспективной) и статистической информации;
подготовка и выпуск национальных и региональных сводных каталогов, сигнальной и реферативной информации;
информирование общества о документах всех видов;
формирование комплекта местных документов и краеведческих фондов.
Обязательные платные экземпляры документов формируются для:
комплектования фондов библиотек и органов научно-технической информации отечественными документами;
равномерного распространения обязательного экземпляра между получателями отечественных документов на территории РФ;
полноты и оперативности доставки отечественных документов получателям.
В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов35:
издания (текстовые, нотные, картографические, изоиздания) – издания, прошедшие редакционно-издательскую обработку, полиграфически самостоятельно оформленные, имеющие выходные сведения;
издания для слепых и слабовидящих– издания, изготовляемые рельефно-точечным шрифтом по системе Брайля, рельефно-графические издания, «говорящие книги», крупношрифтовые издания для слабовидящих, электронные издания для слепых (адаптированные издания для чтения людьми с нарушенным зрением при помощи брайлевского дисплея и синтезатора речи);
официальные документы– документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер;
аудиовизуальная продукция– кино-, видео-, фоно-, фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;
электронные издания– программы для электронных вычислительных машин и базы данных, а также электронные документы, прошедшие редакционно-издательскую обработку, имеющие выходные сведения, тиражируемые и распространяемые на машиночитаемых носителях;
неопубликованные документы– документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (диссертации, отчеты о научно-исследовательских, о технологических и об опытно-конструкторских работах, депонированные научные работы, алгоритмы и программы);
патентные документы– описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности.
Органы государственной власти субъектов РФ и органы местного самоуправления могут с учетом своих потребностей определять виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра субъекта РФ и обязательного местного экземпляра. Поставляет обязательный экземпляр производитель документов – юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности, производящее, публикующее и распространяющее различные виды обязательных экземпляров.
К производителям документов относятся- издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра36.
Производители документов обязаны доставлять обязательный бесплатный экземпляр получателям документов бесплатно37.
Полная и оперативная доставка обязательного бесплатного экземпляра гарантирует производителям документов следующие права38:
бесплатное опубликование библиографической информации в изданиях государственной библиографии и централизованной каталогизации, в изданиях сигнальной и реферативной информации, в рекламных изданиях;
постоянное хранение производимых ими документов всех видов в национальных фондохранилищах документов РФ;
включение библиографической информации в отечественные и международные автоматизированные банки данных;
бесплатное предоставление по их запросам фактографических и статистических данных, касающихся их продукции;
использование телерадиопроизводящими организациями документов, передаваемых ими на государственное хранение, в собственном эфире;
письменное подтверждение доставки обязательного экземпляра;
соблюдение получателями обязательного бесплатного экземпляра прав производителей в соответствии с законодательством РФ об интеллектуальной собственности.
Обязательные экземпляры документов концентрируются по видам документов получателями документов – юридическими лицами, наделенными правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной или возмездной основе39. Получателями документов являются следующие организации40:
Российская книжная палата, Российская государственная библиотека, Российская национальная библиотека, Библиотека Российской академии наук, Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук, Дальневосточная государственная научная библиотека – издания.
Российская государственная библиотека для слепых – издания для слепых и слабовидящих.
Федеральный институт промышленной собственности – патентные документы на электронных носителях.
Парламентская библиотека РФ – официальные документы.
Федеральный фонд государственных стандартов и общероссийский классификатор технико-экономической информации, международных (региональных) правил, норм и рекомендаций стандартизации зарубежных стран - государственные стандарты.
Всероссийский научно-технический информационный центр федерального органа исполнительной власти по вопросам промышленности, науки и технологий, Всероссийский институт научной и технической информации Российской академии наук, Институт научной информации по общественным наукам Российской академии наук – соответствующие виды неопубликованных документов.
Российская книжная палата, Российская государственная библиотека и Российская национальная библиотека – фонограммы, видеофильмы и электронные издания, за исключением программ для электронных вычислительных машин и баз данных.
Государственный фонд кинофильмов РФ, Государственный фонд телевизионных и радиопрограмм, Российский государственный архив кинофотодокументов и Российский государственный архив фонодокументов – аудиовизуальная продукция.
Межотраслевой научно-исследовательский институт «Интеграл» – программы для электронных вычислительных машин и базы данных, входящие в состав электронных изданий или являющиеся самостоятельными изданиями.
Научно-технический центр «Информрегистр» – электронные издания.
Указанные организации информируют о поступлении в их фонды обязательных бесплатных экземпляров41. Они создаютнациональный библиотечно-информационный фонд документов РФ– собрание всех видов обязательного экземпляра, комплектуемое на основе обязательного бесплатного экземпляра, распределяемое между книжными палатами, библиотеками, органами научно-технической информации, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования.
Доставка документов, их централизованное распределение и информирование потребителей осуществляется в установленные сроки. За несвоевременную и неполную доставку обязательного экземпляра производители документов несут ответственность в соответствии с законодательством об административных правонарушениях42.