Севодина - Excel 2007 (2013)

Таблица 5 – Операторы ссылок

Ввод формул с клавиатуры

Формулы можно вводить с использованием клавиатуры и мыши при работе в любой вкладке Excel.

Сиспользованием клавиатуры вводят операторы (знаки действий), константы, скобки

ииногда функции. С использованием мыши выделяют ячейки и диапазоны ячеек, включаемые в формулу.

При вводе с клавиатуры формула отображается как в строке формул, так и непосредственно в ячейке. Ячейки, использованные в формуле, выделены цветной рамкой, а ссылки на эти ячейки в формуле шрифтом того же цвета.

Создание формул с использованием мастера функций

Функция стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные. Функции используют не только для непосредственных вычислений, но также и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т.д.

Для создания формул с функциями обычно используют группу Библиотека функций вкладки Формулы. При данном способе ввода формулы, необходимо выполнить последовательно шаги:

1)выделить ячейку, в которую требуется ввести формулу;

2)щелкнуть по кнопке нужной категории функций в группе Библиотека функций

ивыбрать нужную функцию.

3)в окне Аргументы функции в соответствующем поле (полях) ввести аргументы

функции; 4) в окне Аргументы функции нажать кнопку ОК.

Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого надо поставить курсор в соответствующее поле и на листе выделить необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть. Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры. В качестве подсказки в окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор. Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.

Для вставки функции не обязательно использовать кнопки категорий функций в группе Библиотека функций. Для выбора нужной функции можно использовать мастер функций.

Создание формул с использованием кнопки Сумма

Для быстрого выполнения некоторых действий с применением функций без запуска мастера функций можно использовать кнопку Сумма. Эта кнопка, помимо группы Библиотека функций вкладки Формулы (там она называется Автосумма ), имеется также в группе Редактирование вкладки Главная.

11

Для вычисления суммы чисел в ячейках, расположенных непрерывно в одном столбце или одной строке, достаточно выделить ячейку ниже или правее суммируемого диапазона и нажать кнопку Сумма. Например, для вычисления суммы значений в ячейках Е2:Е17 в таблице (рисунок 6) следует выделить ячейку Е18 и нажать кнопку Сумма.

Рисунок 6 – Вычисление суммы

Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма.

Для вычисления суммы произвольно расположенных ячеек следует выделить ячейку, в которой должна быть вычислена сумма, нажать на кнопку Сумма, а затем на листе выделить суммируемые ячейки и/или диапазоны ячеек. Для подтверждения ввода формулы следует нажать клавишу Enter или еще раз нажать кнопку Сумма.

Кроме вычисления суммы, кнопку Сумма можно использовать при вычислении среднего значения, определения количества числовых значений, нахождения максимального и минимального значений.

1.7 Использование ссылок в формулах

Ссылки на ячейки других листов и книг

При использовании в создаваемых формулах ссылок на ячейки других листов и книг в процессе создания формулы следует перейти на другой лист текущей книги или в другую книгу и выделить там необходимую ячейку.

При каждом переходе на другой лист, его имя автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Имя листа заключено в одинарные кавычки (апострофы). Имя листа и адрес ячейки разделены служебным символом ! (восклицательный знак). При переходе к ячейке другой книги, имя файла в квадратных скобках автоматически добавляется к ссылке на ячейку. Например, в формуле СУММ(Е2:Е17)/[Квартал1.xls]Расход!В2 сумма ячеек диапазона от Е2 до Е17 делится на содержимое ячейки В2 листа Расход книги Квартал1.

Относительные и абсолютные ссылки

По умолчанию ссылки на ячейки в формулах относительные, то есть адрес ячейки определяется на основе расположения этой ячейки относительно ячейки с формулой. При копировании ячейки с формулой относительная ссылка автоматически изменяется. Именно возможность использования относительных ссылок и позволяет копировать формулы.

Например, при копировании автозаполнением ячейки G2 (рисунок 7) на нижерасположенные ячейки, в ячейке G3 будет формула =E3-F3, в ячейке G4 будет формула

=E4-F4 и т.д.

12

Рисунок 7 – Копирование формул

Внекоторых случаях использование относительных ссылок недопустимо. Например,

втаблице на рисунке 8 при копировании ячейки F2 на нижерасположенные ячейки ссылки на ячейки С2 и E2 должны изменяться, а ссылка на ячейку I3 должна оставаться неизменной.

Рисунок 8 – Использование абсолютных ссылок

Для того чтобы ссылка на ячейку при копировании не изменялась, необходимо ис-

пользовать абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки имеет формат $A$1, где $ служебный символ, показывающий абсолютную ссылку.

Чтобы ссылка на ячейку была абсолютной, после указания ссылки на ячейку следует нажать клавишу F4. Ссылку можно преобразовать из относительной в абсолютную и при редактировании ячейки с формулой. К заголовкам столбца и строки в адресе ячейки следует добавить служебный символ $. Например, для того чтобы ссылка на ячейку I3 стала абсолютной, необходимо ввести $I$3.

13

Ссылка может быть не только относительной или абсолютной, но и смешанной. Ссылка формата A$1 является относительной по столбцу и абсолютной по строке, то

есть при копировании ячейки с формулой выше или ниже, ссылка изменяться не будет. А при копировании влево или вправо будет изменяться заголовок столбца.

Ссылка формата $A1 является относительной по строке и абсолютной по столбцу, то есть при копировании ячейки с формулой влево или вправо ссылка изменяться не будет. А при копировании выше или ниже будет изменяться заголовок строки.

Например, в ячейке Е2 таблицы на рисунке 3 достаточно было ввести смешанную ссылку I$3.

1.8 Использование имен ячеек и диапазонов

Использование имен

Имя слово или строка знаков, представляющих ячейку, диапазон ячеек, формулу или константу. Имена можно использовать в любом листе книги или только в отдельном выбранном листе. При использовании в формулах имена ячеек являются абсолютными ссылками.

Присваивание имен

Имя можно присвоить ячейке или диапазону ячеек. Для этого:

1)выделите ячейку или диапазон ячеек;

2)в группе определенные имена вкладки формулы нажмите кнопку присвоить

имя;

3)в окне создание имени в поле имя введите имя ячейки или диапазона;

4)для задания области действия имени в поле со списком область выберите книга

или имя листа в книге; 5) при желании в поле Примечание можно ввести примечание к имени, которое за-

тем будет отображаться в окне Диспетчера имен.

Для удобства работы рекомендуется создавать имена короткие и хорошо запоминающиеся. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчеркивания. Остальные знаки имени могут быть буквами, числами, точками и знаками подчеркивания. Пробелы не допускаются. Также не допускаются имена, которые имеют такой же вид, как и ссылки на ячейки, например, Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчеркивания и точки, например: Год_2010 или Год.2010. Имя может содержать до 255 знаков. Имя может состоять из строчных и прописных букв, но Excel их не различает.

Имя можно присвоить формуле или постоянному значению (константе). Например, имя «Скидка», которому присвоено значение 33 процента, можно использовать в любом месте для вычисления цены со скидкой.

Для присвоения имени формуле или константе в поле Диапазон окна Создание имени следует ввести знак равенства (=) и формулу или константу.

1.9 О диаграммах

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Диаграммы создают на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и несмежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.

Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе.

14

Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе.

В Excel можно создавать различные диаграммы. Всего существует 11 типов встроенных диаграмм, каждый из которых имеет еще множество разновидностей (видов). Выбор типа диаграммы определяется задачами, решаемыми при ее создании.

Один из типов диаграмм является стандартным, то есть он используется по умолчанию при создании диаграмм. Обычно стандартной диаграммой является плоская гистограмма.

1.10 Создание диаграммы

Перед созданием диаграммы следует убедиться, что данные на листе расположены в соответствии с типом диаграммы, который планируется использовать.

Данные должны быть упорядочены по столбцам или строкам. Не обязательно столбцы (строки) данных должны быть смежными, но несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник.

При создании гистограммы, линейчатой диаграммы, графика, диаграммы с областями, лепестковой диаграммы, круговой диаграммы можно использовать от одного до нескольких столбцов (строк) данных.

При создании диаграммы типа «Поверхность» должно быть два столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

При создании круговой диаграммы нельзя использовать более одного столбца (строки) данных, не считая столбца (строки) подписей категорий.

Как правило, данные, используемые для создания диаграммы, не должны иметь существенно различную величину.

Для создания диаграммы нужно выделить фрагмент таблицы, для которого создается диаграмма, на вкладке Вставка в группе Диаграммы щелкнуть по кнопке с нужным типом диаграмм и в галерее выбрать конкретный вид диаграммы.

Для создания диаграммы стандартного типа достаточно выделить фрагмент листа и нажать клавишу F11. Для удаления диаграммы достаточно выделить ее и нажать клавишу Delete.

Перейдя на контекстную вкладку Работа с диаграммой при выделенной диаграмме, можно её отформатировать до нужного вида или изменить тип (рисунок 9), вид диаграммы или изменить источник данных.

Рисунок 9 – Изменение типа диаграммы

15

2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Задание № 1. Операции с ячейками. Относительные ссылки

Постановка задачи

1.Откройте программу MS Excel 2007 и ознакомьтесь с интерфейсом пользователя.

2.Создайте и сохраните рабочую книгу под именем «фамилия» в рабочей папке (с названием группы).

3.Каждое упражнение выполняйте на отдельном листе рабочей книги, давая ему название, например, «Упражнение 1».

4.Выполните все упражнения, научитесь создавать и оформлять таблицы, вводить

иформатировать данные различного типа, использовать относительные ссылки для выполнения расчетов.

5.Изучите методические указания по построению диаграмм. Постройте график функции в упражнении 5.

Упражнение 1. Простейшие операции с ячейками.

1.Выделите следующие объекты:

1)щелчком мыши ячейку А1;

2)протяжкой мыши диапазон ячеек А1:Е6;

3)щелчком мыши по заголовку – столбец А;

4)смежные столбцы от А до С (удерживая кнопку Shift);

5)несмежные столбцы А, С, F (удерживая кнопку Ctrl);

6)щелчком мыши по угловой кнопке между заголовком столбца А и заголовком

строки 1 всю таблицу.

Снимите выделение щелчком мыши в любом месте таблицы.

2.Введите в ячейку А1 число 1 (зафиксируйте ввод нажатием кнопки Enter). Выделив ячейку А1, установите курсор на правый нижний угол до появления черного крестика, нажмите левую кнопку мыши и протяните вниз до ячейки А10, отпустите кнопку мыши. При автоматическом заполнении ячейка не распознана как перечисляемая, поэтому произошло копирование.

3.Введите в ячейку В1 число 1, в В2 – 3. Выделите обе ячейки и протяните мышь за правый нижний угол до ячейки В10. Произошло автоматическое заполнение элементами арифметической прогрессии в режиме выделения двух ячеек.

4.Определите опытным путем возможности контекстного меню при использовании правой кнопки мыши в аналогичных операциях.

5.С помощью контекстного меню получите арифметическую и геометрическую прогрессии с различным шагом.

6.В ячейку F1 введите сегодняшнюю дату в каком-либо формате. С помощью контекстного меню заполните нижестоящие 10 ячеек по дням, месяцам, годам.

7.Введите в ячейку G1 формулу = А1+В1, протяните мышь за правый нижний угол до ячейки G10. Этим действием произошло копирование формулы на нижестоящие ячейки, причем адреса ссылок на ячейки в формулах меняются. Это относительные ссылки.

Они указывают на ячейки, согласно их положению относительно ячейки, содержащей формулу.

8. Выполните копирование формул другим способом – с помощью контекстного меню.

Упражнение 2. Создание и форматирование документа табличной формы.

Создайте и оформите таблицу, как показано ниже. Заполните своими данными столбец «Площадь». Рассчитайте расход материала для покраски в зависимости от площади поверхностей.

16

Расход материала для покраски

Упражнение 3. Создайте и заполните таблицу следующего вида:

Авдеев А.С.

Борина К.П.

Зимин К.А.

Соколов Л.Р.

Шпакин В.В.

Среднее значение

Наибольшее

Наименьшее

Для расчетов используйте стандартные функции MAКС, MИН, СРЗНАЧ. В отдельных ячейках подсчитайте количество человек, имеющих вес менее 75 кг, и количество человек, имеющих рост более 170 см, используя функцию СЧЁТЕСЛИ.

Упражнение 4. Введите в одну ячейку дату своего рождения, в другую – с помощью функции Сегодня сегодняшнюю дату. С использованием функций категории «дата и время» определите:

сколько вам полных лет;

день недели, когда вы родились;

дату, наступившую после 39 месяцев после вашего рождения;

номер недели по текущей дате.

Упражнение 5. Для заданной таблицы выполните расчеты с использованием статистических функций. Расчетные формулы поместите в отдельные ячейки.

Определите:

общее количество партий товара;

количество отгруженных партий товара (указан объем отгрузки);

количество партий товара, для которых нет данных;

количество партий товаров объемом более 50;

количество партий товара «Мечта»;

минимальный объем партии;

максимальный объем партии.

17

В упражнении 5 используйте функции из категории Статистические:

СУММ (диапазон) суммирует данные из диапазона; МАКС (диапазон) – возвращает наибольшее значение из списка аргументов;

МИН (диапазон) – возвращает наименьшее значение из списка аргументов; СРЗНАЧ (диапазон) – возвращает среднее арифметическое своих аргументов;

СЧЁТЕСЛИ (диапазон; условие) подсчитывает в диапазоне количество ячеек, отвечающих условию;

СЧЕТЗ (значение 1, значение 2) – подсчитывает количество непустых ячеек в диапазоне;

СЧИТАТЬПУСТОТЫ (диапазон) – подсчитывает количество пустых ячеек в диапазоне.

Упражнение 6. С помощью текстовых функций соедините текст из соответствующих ячеек так, чтобы в столбце С получилась фраза: «Фирма Прометей – курирует менеджер Абрамов». Скопируйте формулу на нижестоящие ячейки столбца С.

Упражнение 7. Лист назовите «Таблица значений функции». Подготовьте таблицы

значений следующих функций:

а) y(x) = 2x2 – 4x3, x = 0, 0.1,…,5

Таблицы оформить по образцу:

g(x) = x2 + sin(x)

x g(x)

–10 100,54

–9 80,59

……

18

Постройте точечный график для одной из функций на этом же листе. Отформатируйте диаграмму, дайте ей название, подпишите оси.

Методические указания

Для выполнения действий по форматированию данных в ячейках используйте группы Выравнивание и Шрифт на вкладке Главная. При вводе формул в ячейки используйте группу Библиотека функций на вкладке Формулы.

При вводе формулы надо выполнить следующую последовательность действий:

выделить ячейку;

ввести с клавиатуры знак =;

ввести формулу либо непосредственно в ячейку, либо в строке формул. Ссылку на ячейку в формуле можно набрать с клавиатуры или щёлкнуть мышью по этой ячейке;

для подтверждения окончания ввода надо щелкнуть на кнопке Ввод в строке формул или нажать клавишу Enter. При использовании кнопки Ввод ячейка с формулой остается выделенной. После нажатия клавиши Enter выделяется ячейка, стоящая ниже;

отменить ввод можно, либо нажав клавишу Esc, либо щелкнув на кнопке Отмена

встроке формул. Эти действия выполняются до подтверждения ввода.

Редактирование формул происходит аналогично редактированию текстовых значений в ячейках. Для этого надо активизировать ячейку с формулой выделением или двойным щелчком мыши, а затем произвести редактирование, используя, при необходимости, клавиши Del, Backspace. Фиксация изменений выполняется клавишей Enter.

Вупражнении 7 отформатируйте значения функций с точностью до второго знака после запятой. Для этого воспользуйтесь командами Увеличить разрядность или Уменьшить разрядность в группе Число на вкладке Главная.

Вупражнении 8 подготовьте таблицу значений функций, входящих в систему, на заданном отрезке х. Для построения диаграммы выделите диапазон таблицы, состоящий из трёх столбцов со значениями переменной х и двух функций, вставьте диаграмму типа «точечный», наведите курсор на точку пересечения линий и получите координаты их пересечения. Это и будет решением задачи.

Построение диаграммы

1. Выделите ячейки, содержащие данные для построения диаграммы, включая заго-

ловки столбцов или строк.

2. В группе Диаграммы на вкладке Вставка выполните одно из следующих дейст-

вий:

выберите вид диаграммы и затем подвид диаграммы, который необходимо использовать;

для просмотра доступных видов диаграмм выберите вид диаграммы и затем щелкните пункт Все виды диаграмм для вызова диалогового окна Вставка диаграммы, ис-

пользуйте стрелки для просмотра имеющихся видов и подвидов диаграмм, и затем выберите нужный.

19

Примечания

Диаграмма размещается на листе в виде внедренной диаграммы. Если необходимо поместить диаграмму на отдельный лист, можно изменить ее размещение. Для этого выполните следующие действия.

1)щелкните внедренную диаграмму или лист диаграммы для отображения инструментов для работы с диаграммой;

2)на вкладке Конструктор в группе Расположение нажмите кнопку Переместить диаграмму;

3)в разделе Разместить диаграмму выполните одно из следующих действий:

для вывода диаграммы на лист выберите параметр на отдельном листе. Чтобы заменить предложенное имя диаграммы, введите новое имя в поле на отдельном листе.

для вывода диаграммы в виде внедренной диаграммы на листе выберите параметр

на имеющемся листе и выберите лист в поле на имеющемся листе.

При создании диаграммы открывается доступ к инструментам для работы с диаграммой: отображаются вкладки Конструктор, Макет и Формат. Команды этих вкладок можно использовать для изменения представления данных на диаграммах. Например, вкладка Конструктор используется для отображения рядов данных по строкам или по столбцам, внесения изменений в исходные данные, изменения размещения диаграммы, изменения типа диаграммы, сохранения диаграммы в качестве шаблона или выбора предварительно определенных параметров макета и форматирования. Вкладка Макет используется для изменения таких элементов диаграммы, как заголовки диаграмм и подписи данных, использования инструментов рисования, а также добавления к диаграмме текстовых полей и рисунков. Вкладка Формат позволяет добавлять заливку цветом, изменять тип линий или использовать специальные эффекты.

Задание № 2. Абсолютные и смешанные ссылки

Постановка задачи

1.По мере выполнения новых упражнений добавляйте новые листы рабочей книги, давая им названия.

2.В упражнении 1 познакомьтесь с понятиями абсолютные и смешанные ссылки.

3.Примените соответствующие ссылки в расчетных формулах в упражнениях 2 4.

4.Выполните все упражнения, оформите рабочую книгу, подготовьтесь к сдаче лабораторной работы преподавателю.

Упражнение 1. Примените абсолютные и смешанные ссылки в формулах. Абсолютная ссылка указывает на ячейку, местоположение которой неизменно. Обо-

значение абсолютной ячейки $A$1.

Смешанная ссылка содержит комбинацию относительной и абсолютной ссылок $A1 или A$1.

$A1 – здесь ссылка на столбец A – абсолютная (столбец A не изменяется при копировании), а ссылка на строку 1 – относительная (номера строк будут изменяться).

А$1 – здесь ссылка на столбец А – относительная (адреса столбцов будут изменяться), а ссылка на строку 1 – абсолютная (строка 1 не меняется при копировании).

Для быстрого изменения типа ссылки используется клавиша F4. Введите в ячейку А1 любое число. В ячейку А2 введите формулу =А1. Затем нажимайте клавишу F4. После каждого нажатия клавиши тип ссылки будет меняться.

20