3. Организационные коммуникации

Весь обмен информацией независимо от того, в какой форме он осуществляется, в управлении называют организационными коммуникациями. На эффективность этих коммуникаций влияют:

Искажение сообщений. Оно может возникать в силу затруднений в межличностных контактах, при несогласии с сообщением и изменением его смысла в своих интересах, при фильтрации, т. е. искажении сообщений по мере их движения.

Информационные перегрузки. Увеличение объема информации у руководителя приводит к тому, что он не в силах точно оценить всю информацию и, отсеивая лишнюю, зачастую теряет важную информацию.

Несовершенная структура управления. Так как формальные коммуникации движутся по организационной структуре управления, то, чем эта структура сложнее, тем больше вероятность нарушения адресности информации, следовательно, ее потеря и искажение.

Проблемы разного статуса и уровня полномочий. Менеджеры нередко воспринимают рядовых сотрудников как неспособных к серьезным мыслям и поступкам индивидов, последние же это ощущают.

Различие в целях и потребностях отделов. У каждого из них свои проблемы. Для производственного отдела – рост производительности, специализация, а для отдела маркетинга – расширение ассортимента выпускаемой продукции.

Коммуникации могут не соответствовать задаче команды или всей организации. Отделы максимально эффективны только тогда, когда объем коммуникаций между работниками соответствует поставленной задаче.

Отсутствие формальных коммуникационных каналов. Это свидетельствует об отсутствии в организации коммуникаций как таковых.

Климат общения в организации. Открытый, доброжелательный климат общения способствует укреплению рабочих связей и эффективному сбору и распространению информации. Закрытый, оборонительный климат общения характеризуется обвинительным уклоном, навязыванием норм, безразличием, неравенством, догматизмом и взаимной неприязнью.

Основными же характеристиками открытого, доброжелательного климата являются содержательность, конструктивность, открытость и честность, заботливость, равенство, прощение, обратная связь.

Для повышения эффективности организационных коммуникаций в управлении организациям необходимо:

• регулирование информационных потоков. Менеджмент всех уровней должен представлять потребности в информации как свои собственные, вышестоящих руководителей, коллег и подчиненных, и оценивать качественные и количественные стороны своих информационных потребностей.

• управленческие действия. Регулирование информационных потоков, планирование, реализация и контроль за прохождением информации.

• системы обратной связи. Эффективный руководитель преодолевает разрыв между собой и своими подчиненными путем создания продуманной системы коммуникаций, которая гарантирует прохождение ее вниз и ее восприятие там.

• система сбора предложений. Там, где эта система существует, например, система сбора рационализаторских предложений, значительно облегчается прохождение информации снизу вверх. Подход позволяет работникам преодолевать иерархические барьеры, исключая необходимость обратиться к руководителю высшего уровня с предложением, боясь обвинения в своей некомпетентности;

• информационные бюллетени, публикации и видеозаписи, облегчающие доступ работников к информации общего пользования;

• современные информационные технологии: телефоны, телефакс, телеграф, компьютер, внутренние сети и Интернет;

• создание открытого климата общения на предприятии.

Все эти мероприятия в конечном итоге могут повысить эффективность организационных коммуникаций.

Выводы

1. Эффективность управления организаций зависит от эффективности процесса обмена информацией, т. е. коммуникаций.

2. Коммуникации могут быть вертикальными и горизонтальными, а также формальными и неформальными.

3. Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми. Как процесс он включает в себя этапы: зарождение идеи сообщения, кодирование сообщения и выбор канала связи, передачу сообщения и декодирование сообщения. Этот процесс имеет замкнутый контур и, следовательно, между отправителем и получателем устанавливается обратная связь.

4. Большая часть коммуникационного процесса связана с межличностными коммуникациями. Повышение эффективности межличностных коммуникаций состоит в уменьшении или устранении факторов, снижающих их эффективность.

5. Организационные коммуникации объединяют весь обмен информацией в организации. На эффективность этих коммуникаций влияют:

• искажение сообщений по мере их движения;

• информационные перегрузки;

• несовершенство структуры управления;

• проблемы разного статуса и уровня полномочий;

• различия в целях и потребностях отделов;

• несоответствия коммуникации задачам и целям организации;

• отсутствие формальных коммуникационных каналов;

• климат общения в организации (открытый, закрытый);