0. 3.4. Внешняя среда организации

Первоначально организации рассматривались как закрытые системы, поэтому объектом изучения были в основном их внутренние факторы. Школа научного управления, например, сосредоточилась, в основном, на задачах и технологии управления; школа административного управления (классическая) – на создании структуры, которая должна обеспечить достижение целей организации; школа человеческих отношений – на людях в организации.

Исследователи этих школ уделяли мало внимания факторам, находящимся вне организации. Представление о значении внешнего окружения и необходимости учитывать силы, внешние по отношению к организации, появилось в конце 50-х годов XX века, что стало одним из важнейших вкладов системного подхода к управлению. Ситуационный подход к управлению, появившийся позднее, позволил расширить системный подход за счет разработки концепции, согласно которой наиболее подходящий в данной ситуации метод управления определяется конкретными внутренними и внешними факторами, характеризующими организацию и влияющие на нее соответствующим образом.

Современные динамические изменения во внешнем мире заставляют руководителей сосредоточить свое внимание на быстро изменяющейся многофакторной внешней среде и ее воздействию на внутреннее состояние и строение организации. Менеджер обязан выявить существенные факторы в окружении, которые несут в себе угрозу или открывают новые возможности для организации. Реакцией на эти факторы должны быть работы (мероприятия) по устранению (предотвращению угрозы) или использованию открывшихся возможностей.

Факторов внешней среды достаточно много и поэтому руководитель должен ограничить количество учитываемых внешних факторов, выбирая только те, которые существенно влияют на эффективность организации.

Факторы внешней среды взаимосвязаны, так же как и факторы внутренней среды. Взаимозависимость факторов внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другой. Например, повышение цен на нефть на мировом рынке, в связи с политическими событиями в Ираке, существенным образом сказывается на состоянии экономики нашей страны и на эффективности деятельности многих организаций, так как влечет за собой повышение себестоимости, а, следовательно, и цены на продукцию.

Характеристиками внешней среды являются:

1. Сложность. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которые организация обязана реагировать, а так же уровень вариативности каждого фактора.

2. Подвижность среды. Под подвижностью среды понимается скорость, с которой происходят изменения в окружении организации. Многие исследователи отмечают, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Это общая тенденция, но есть отрасли, внешняя среда которых особенно подвижна, например, электронная, химическая, фармацевтическая.

3. Неопределенность внешней среды. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а так же функцией уверенности в достоверности и точности этой информации.

Внешняя среда организации делится на внешнюю среду прямого воздействия и внешнюю среду косвенного воздействия (рис. 1).

Внешняя среда прямого воздействия включает в себя следующие факторы: поставщики, потребители, конкуренты, законы и государственные органы. Эти факторы непосредственно воздействуют на организацию.

Поставщики. Зависимость между организациями и сетью поставщиков, обеспечивающих ввод указанных ресурсов, - один из наиболее ярких примеров прямого воздействия среды на операции и эффективность деятельности предприятия. Поставщики обеспечивают организацию материалами, финансовыми ресурсами, трудовыми ресурсами.

Некоторые организации существенно зависят от непрерывных поставок материалов. Если число поставщиков ограничено, то они диктуют свои условия предприятию, а если их число неограниченно, то организация сама выбирает поставщика, который для нее наиболее предпочтителен.

Для роста и процветания организации необходимы финансовые ресурсы – капитал. В данном случае банки, инвестиционные компании отдадут предпочтение наиболее успешным организациям.

Обеспечение организации квалифицированными кадрами зависит от их наличия на рынке труда. При дефиците соответствующих специалистов, последние могут диктовать свои условия организациям, выбирая те из них, которые в большей степени удовлетворят их запросы.

Рис. 1. Модель организации во внешнем окружении

Потребители. Деятельность и даже выживание в настоящее время зависит от умения организации находить потребителя своей продукции. Потребители, решая, какие товары и услуги для них желательны и по какой цене, определяют для организации почти все, относящееся к результатам ее деятельности. Воздействие потребителей на внутренние переменные структуры зачастую значительно.

Конкуренты. Конкуренты – это внешний фактор, влияние которого невозможно оспаривать. Руководство каждой организации понимает, что, если не удовлетворять нужды потребителей также эффективно, как это делают конкуренты, организации не продержатся долго «на плаву».

Важно понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Последние также могут вести конкурентную борьбу за трудовые ресурсы, капитал, право использовать определенные технические нововведения. От реакции на действия конкурентов зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношения руководителей с подчиненными. От того, как внимательно организация изучает своих конкурентов, анализирует конкурентную среду, зависит успех в будущем.

Среда косвенного воздействия.

Факторы среды косвенного воздействия влияют на организацию не столь заметно, как прямого воздействия. Их влияние не проявляется сразу и/или может проявляться опосредованно, например, авария на АЭС не сразу, а через некоторое время, отразится на деятельности организаций, занятых в энергетике. Среда косвенного воздействия, как правило, сложнее среды прямого воздействия и отличается большей неопределенностью.

К факторам внешней среды косвенного воздействия относятся: (технология, экономика, социально-культурные факторы и др.)

Технология. Является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические нововведения влияют на эффективность, с которой продукты можно изготавливать и продавать, на скорость устаревания продукта, на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги и новые продукты ожидают от организации потребители.

Очевидно, что организации, имеющие дело непосредственно с технологией высокого уровня, наукоемкие предприятия, в состоянии быстрее реагировать на новые разработки и сами предлагать нововведения.

Экономика.Руководство должно уметь оценивать, как скажутся на деятельности организации общие изменения состояния экономики страны. Состояние экономики и уровень инфляции в стране влияет на организацию, ее эффективность. Например, при высоком уровне инфляции, выгодно брать кредит, делать сверхнормативные запасы материальных ресурсов.

Состояние экономики может сильно повлиять на возможности получения организациями капитала для своих нужд. Это влияние оценивается через ставку рефинансирования, устанавливаемого Центральным банком страны. Если этот банк ужесточает условия получения кредита и повышает ставки процента, коммерческие банки вынуждены сделать то же самое, чтобы не оказаться «вне игры».

Социально-культурные факторы.Любая организация функционирует, по меньшей мере, в одной культурной среде. Поэтому социально-культурные факторы, в числе которых преобладают установки, жизненные ценности и традиции, влияют на организацию.

Социально-культурные факторы влияют на стиль руководства в организации. Например, японская культура способствует уважительному отношению подчиненных к руководителю и отеческое отношение руководителя к подчиненным.

Социально-культурные факторы влияют на ассортимент продукции или услуг, являющихся результатом деятельности организаций, к примеру, производящих одежду. От них зависят и способы ведения бизнеса.

Среди факторов внешней среды косвенного воздействия некоторые авторы выделяют географический. Природные и климатические условия влияют на быт и устои общества, на то, как люди одеваются, что едят, на виды архитектуры и т.д.

Политические факторы.Политика определенным образом оказывает влияние на организацию. Выражается это через отношение политики к экономике, поддержку правительством предпринимателей - предоставление им налоговых льгот, требования в отношении найма и продвижения по службе национальных меньшинств, законодательство по защите потребителей, природоохранное законодательство.

Не менее важным является лоббирование интересов определенных групп организаций в законодательных и исполнительных органах власти.

Большое значение для ведения бизнеса является политическая стабильность, а также международная политика государства.

Отношения с местным населением – это социальная политика организации, участие в благотворительных актах.

Международный фактор– это, прежде всего, отношения международного окружения к стране, в которой функционирует данная организация.

Международный фактор учитывается при ведении бизнеса независимо от того, в какой форме он представлен: экспорта, импорта, лицензирования, совместных организаций, прямых капитальных вложений, многонациональных корпораций. При его осуществлении международного бизнеса необходимо учитывать влияние культуры, экономики, законодательства, государственного регулирования и политической обстановки. Эти факторы относятся к той стране, где организация собирается наладить свой бизнес. Руководители компании, развертывающей свою деятельность за рубежом, должны учитывать данный фактор в качестве ключевого.

Выводы

1. Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения ее общей цели. Организации могут быть: формальными и неформальными; простыми и сложными; малыми, средними и крупными; коммерческими и некоммерческими, относиться к различным организационно-правовым формам.

2. Общими характеристиками организации являются: ресурсы, зависимость от внешней среды, горизонтальное разделение труда, вертикальное разделение труда, необходимость управления.

3. Организация имеет внутреннюю среду, состоящую из внутренних переменных. К этим переменным относят цели, структуру управления организации, задачи, технологию, людей. Все внутренние переменные взаимосвязаны между собой. Изменение одной из них приводит к изменению других и организации как системы в целом.

4. Организация как открытая система имеет внешнюю среду. К факторам внешней среды относят факторы внешней среды прямого воздействия (микроокружение) и факторы косвенного воздействия (макроокружение). Факторы внешней среды взаимосвязаны и влияют на факторы внутренней среды организации, приводя их к изменению. Характеристиками внешней среды являются: сложность, подвижность (динамизм), неопределенность.

5. К факторам внешней среды прямого воздействия относят: поставщиков, потребителей, конкурентов. К факторам внешней среды косвенного воздействия относят: технологию, экономику, социально-культурные факторы, политику и международный фактор.

Для эффективного управления организацией необходимо осуществлять постоянный мониторинг внешней среды и вовремя выявлять угрозы и возможности, которые несет для организации ее изменение.