2. Построение базы данных ms Access
2.1 Открыть приложение MSAccess, вОбласти задачвыбрать пунктНовая база данных, в диалоговом окнеФайл новой базы данныхввестиИмябазы данных, состоящее из фамилии студента и №группы (например, Смирнов_21Б группа), выбрать папку, в которой будет хранится файл и нажать кнопкуСоздать.
2.2 Создание таблиц. Таблицы создаются в режиме Конструктора, на основе разработанных таблиц 71-75. Для этого в Главном окне базы данных (рис.48) выделить объектТаблицаи два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по пунктуСоздание таблицы в режиме конструктора. В окне конструктора таблиц ввестиИмена полей, из списка выбрать нужныйТип данныхи ввести (выбрать) необходимыеСвойства полей(рис.49).
Определить ключевое поле. Для этого выделить имя ключевого поля и нажать кнопку Ключевое полена панели задач. При определении составного ключа следует выделить все необходимые ключевые поля.
Сохранить таблицу. Пункт меню ФайлСохранитьс именем Учебный план.
Рис.48. Главное окно базы данных MSAccess.
Перейти в Режим таблицы(пункт меню Вид) и заполнить таблицу исходными данными. Поля с типом данныхСчетчикзаполняются автоматически.
Аналогично создаются остальные таблицы.
Рис. 49. Создание таблицы Учебный план в режиме Конструктора.
2.3 Создание связей между таблицами. Открыть пункт меню СервисСхема данных. В диалоговом окнеДобавление таблицывыделить таблицы между которыми будут устанавливаться связи и нажать кнопкуДобавить. Закрыть диалоговое окно.
Чтобы установить связи между полями, выберите поле в одной таблице и перетащите его, не отпуская левую кнопку мыши, на соответствующее поле во второй таблице (ключевые поля в таблицах выделены полужирным шрифтом). Будет открыто диалоговое окно Изменение связей. Проверьте правильность имен полей, присутствующих в двух столбцах. Для установления параметров связи отметить переключатель «Обеспечение целостности данных». Для создания связи нажать кнопкуСоздать.
Указанным способом создать связи между таблицами 71-75, в соответствии с пунктом 1.7. Итоговая схема данных показана на рис. 50.
При закрытии окна Схема данныхMSAccess выводит приглашение сохранить макет. Независимо от выбранного ответа созданные связи будут сохранены в базе данных.
Рис.50. Схема данных между таблицами.
2.4 Создание Запроса на выборку. Запросы создаются в режиме Конструктора, на основе созданных таблиц. Для этого в Главном окне базы данных (рис.1) выделить объектЗапросыи два раза щелкнуть левой кнопкой мыши по пунктуСоздание запроса в режиме конструктора. В диалоговом окне Добавление таблиц выделить таблицы на основе которых будет строится запрос нажать кнопкуДобавить. Закрыть диалоговое окно.
а) Для создания списка студентов (запроса), имеющих отличные оценки по информатике – выбрать все таблицы базы данных. В строку Полеиз таблиц Дисциплины, Студенты, Результаты сессии перетащить, не отпуская левую кнопку мыши, поляФамилия студента,Наименование дисциплины,Оценка.
В строке Условие отборадля поляНаименование дисциплинывывести Информатика, а для поляОценкацифру 5. На панели инструментов нажать кнопкуЗапуск(рис.51). Сохранить запрос (пункт менюФайл Сохранить) с именемОтличники.
б) Для создания списка студентов (запроса), имеющих отличные отметки по заданному предмету (предусмотреть ввод названия дисциплины с клавиатуры), следует повторить действия указанные в пункте 2.4 и 2.4 а), но в строке Условие отборадля поля, которое будет использоваться как параметрНаименование дисциплиныв квадратных скобках ввести текст приглашения ввода данных для диалогового окна (любой текст, кроме имени поля), например [Введите название дисциплины]. Нажать кнопкуЗапуск, при этом откроется диалоговое окно с полем, в которое следует ввести название дисциплины. Сохранить запрос с именемПараметрический запрос.
Рис.51. Создание запроса на выборку.
в) Для построения списка (запроса) и вычисления средней оценки каждого студента по всем предметам используются Групповые операции. Для построения запроса выбрать все таблицы базы данных. Выбрать поляФамилия студентаиОценкаиз таблиц Студенты и Результаты сессии. В пункте менюВидвыбрать командуГрупповые операции. В конструкторе запросов в строкеГрупповая операциядля поляОценкаиз списка выбратьAvg(среднее). Нажать кнопкуЗапуски сохранить запрос с именемСредняя оценка.
г) Для построения перекрестного запроса, отображающего количество часов по каждой дисциплине и для каждого студента, следует повторить действия указанные в пункте 2.4 и выбрать все таблицы базы данных. Выбрать поля Фамилия студента,Название дисциплины,Количество часовиз таблиц Студенты, Дисциплины, Учебный план. В пункте менюЗапросвыбрать командуПерекрестный.
В строке Перекрестный запросдля поля, значения которых должны быть представлены в виде заголовков строк(Фамилия студента), выбрать из списка значениеЗаголовки строк. В строке Групповая операция остается значение Группировка.
Для поля, значения которого должны быть представлены в виде заголовков столбцов (Наименование дисциплины), щелкните ячейку строки Перекрестная таблица и выберите из списка значение Заголовки столбцов. В строке Групповая операция для этого поля остается значение Группировка.
Для поля, значения которого будут находиться на пересечении строк и столбцов, щелкнуть ячейку строки Перекрестная таблица и выбрать из списка Значение(Количество часов). Для этого поля, в строке Групповая операция выберитестатистическую функцию(Sum), которая будет использована для заполнения перекрестной таблицы (рис.52). Нажать кнопкуЗапуски сохранить запрос с именемПерекрестный запрос.
Рис.52. Создание перекрестного запроса.
2.5 Для построения составной формы (вида Одиночная или Главная с подчиненной) ведомости успеваемости какого-либо студента по разным дисциплинам, следует в Главном окне базы данных выбрать объект Формаи два раза щелкнуть по пунктуСоздание формы с помощью мастера. В диалоговом окнеСоздание формиз спискаТаблицы и Запросыпоследовательновыбрать объекты, на основе которых будет создаваться форма, а из спискаДоступные поля, кнопкой>(стрелка направо) выбрать нужные поля. Для построения составной формы вида Главная с подчиненной необходимо использовать таблицы, объединенных связью один–ко–многим.
Выберем последовательно таблицы Студенты (поле Фамилия студента), Дисциплины (поле Наименование дисциплины) и таблицу Результаты сессии (поле Оценка). Нажать кнопку Далее.
Рис.53. Построение формы вида Главная с подчиненной.
В следующем диалоговом окне Создание форм, следует выбрать вид представления данных. Если будет выбрана таблицы Студенты или Дисциплины (таблицы со связью на стороне один, см. рис. 3), вид формы будет Главная с подчиненной (рис.53). Если будет выбрана таблица Результаты сессии (таблица со связью на стороне многие), вид формы будет Одиночная. Нажимая кнопку Далееи следуя указаниям мастера выбирают внешний вид, стиль и имена форм.
Созданную форму в режиме Конструктора(пункт менюВид) можно отредактировать и добавитьУправляющие элементы(надписи, кнопки, переключатели, рисунки, вычисляемые поля и другие) (рис.54).
Рис.54. Форма Ведомость успеваемости с элементами управления.
2.6 Построение отчетов выполняют аналогично построению форм с помощью Мастера создания отчетов, выполняя соответствующие указания мастера.
2.7 Для создания вычисляемого поляв бланке уже созданного и сохраненного запроса, в строке поле щелкнуть по свободной ячейке правой кнопкой мыши и выбрать командуПостроить. В диалоговом окнеПостроителя выражений, слева выбрать нужный запрос, в центре выбрать нужные поля и арифметические (логические) действия между ними. Нажать кнопкуОк. Для переименования заголовка вычисляемого поля в бланке запроса выделить ячейку с выражением, нажатьF4и в диалоговом окнеСвойства поляв полеПодписьввести новое Имя поля.