1.2 Пример и алгоритм разработки и построения базы данных ms Access

1) Разработка структуры базы данных, на основе список данных, которые необходимо хранить в базе данных включает следующие шаги:

1.1) Определение состава и структуры базовой (универсальной) таблицы;

1.2) Определение логических связей, первичных ключей и функциональных зависимостей между атрибутами (полями) базовой таблицы;

1.3) Нормализация (разделение) базовой таблицы;

1.4) Определение состава, структуры таблиц;

1.5) Выбор первичных ключей (ключевых полей),

1.6) Нормализация таблиц, определение типов данных;

1.7) Определение типа связей между таблицами;

2) Создание базы данных ms Access включает следующие шаги:

2.1) Создание таблиц MS Access;

2.2) Создание связей между таблицами;

2.3) Создание различных типов запросов;

2.4) Создание форм и отчетов;

2.5) Создание кнопочных форм.

Пример 8.

Разработать структуру базы данных и построить базу данных в MS Access для сбора и обработки данных по результатам сдачи экзаменов и зачетов студентами по разным дисциплинам, на основе следующей информации:

ФИО студента,

Семестр,

Дисциплина,

Форма отчетности,

Оценка,

Количество часов,

ФИО преподавателя.

Должность.

С помощью запросов: вывести список студентов, имеющих отличные оценки по информатике; вывести список студентов имеющих отличные отметки по заданному предмету (предусмотреть ввод названия дисциплины с клавиатуры); найти среднюю оценку каждого студента по всем предметам.

Построить перекрестный запрос, отображающий количество часов по каждой дисциплине и для каждого студента.

Построить составную форму и отчет для просмотра и печати ведомости успеваемости какого-либо студента по разным дисциплинам.

Решение примера 8

1. Разработка структуры базы данных.

1.1 Первоначально создадим базовую таблицу (табл.68, универсальная таблица), которая содержит все перечисленные данные, которые примем за имена полей таблицы. В качестве записей таблицы введем произвольные данные, учитывая при этом, что каждый студент сдает экзамен или зачет по нескольким дисциплинам определенному преподавателю и получает оценку.

Таблица 68 – Универсальная таблица «Сессия»

Фамилия студента	Семестр	Дисциплина	Форма отчетности	Оценка	Количество часов	Фамилия преподавателя	Должность
Иванов	1	Биология	Зачет	2	60	Цветкова	Преподаватель
Иванов	1	Математика	Экзамен	3	80	Соболев	Доцент
Иванов	1	Информатика	Зачет	5	40	Волков	Профессор
Иванов	2	Информатика	Экзамен	4	50	Волков	Профессор
Петров	1	Биология	Зачет	5	60	Цветкова	Преподаватель
Петров	1	Математика	Экзамен	4	80	Соболев	Доцент
Петров	1	Информатика	Зачет	5	40	Волков	Профессор
Петров	2	Информатика	Экзамен	3	50	Волков	Профессор
Сидоров	3	Статистика	Зачет	4	32	Соболев	Доцент
Сидоров	4	Статистика	Экзамен	4	36	Волков	Профессор
Сидоров	3	Экономика	Зачет	5	24	Белкина	Ассистент
Сидоров	4	Экономика	Экзамен	4	28	Медведев	Профессор

1.2 Определим функциональные зависимости и ключевые поля для таблицы 1. Предположим, что каждый студент сдаёт один раз экзамен (зачет) по дисциплине согласно учебному плану. Каждая дисциплина однозначно характеризуется наименованием, номером семестра, в котором изучается предмет, и формой отчетности. Тогда в качестве первичного (составного) ключа таблицы Сессия можно использовать следующий набор полей:

Фамилия студента, Дисциплина, Семестр, Форма отчетности.

Остальные неключевые поля табл.68 будут функционально зависеть от какой-либо части составного ключа.

1.3 Проведем нормализацию табл. 68 в соответствии с правилами нормализации и определениями нормальных форм. Так как поля таблицы 68 – Фамилия преподавателя, Количество часов и Должностьфункционально зависят только от полейДисциплина, СеместриФорма отчетности. Тогда, согласно первому правилу нормализации, выделим в отдельную таблицу 69Учебный планполя –Дисциплина, Семестр, Форма отчетности, Количество часов, Фамилия преподавателя, Должность(ключевые поля подчеркнуты).

Таблица 69 – Учебный план

Дисциплина	Семе-стр	Форма отчетности	Количество часов	Фамилия преподавателя	Должность
Биология	1	Зачет	60	Цветкова	Преподаватель
Математика	1	Экзамен	80	Соболев	Доцент
Информатика	1	Зачет	40	Волков	Профессор
Информатика	2	Экзамен	50	Волков	Профессор
Биология	1	Зачет	60	Цветкова	Преподаватель
Математика	1	Экзамен	80	Соболев	Доцент
Информатика	1	Зачет	40	Волков	Профессор
Информатика	2	Экзамен	50	Волков	Профессор
Статистика	3	Зачет	32	Соболев	Доцент
Статистика	4	Экзамен	36	Волков	Профессор
Экономика	3	Зачет	24	Белкина	Ассистент
Экономика	4	Экзамен	28	Медведев	Профессор

Соответственно из исходной таблицы 68 поля Фамилия преподавателя, Количество часовиДолжностьудаляются. Из оставшихся полей сформируем таблицу 70Результаты сессии–Фамилия студента, Дисциплина, Семестр, Форма отчетности, Оценка.

Таблица 70 – Результаты сессии

Фамилия студента	Дисциплина	Семестр	Форма отчетности	Оценка
Иванов	Биология	1	Зачет	2
Иванов	Математика	1	Экзамен	3
Иванов	Информатика	1	Зачет	5
Иванов	Информатика	2	Экзамен	4
Петров	Биология	1	Зачет	5
Петров	Математика	1	Экзамен	4
Петров	Информатика	1	Зачет	5
Петров	Информатика	2	Экзамен	3
Сидоров	Статистика	3	Зачет	4
Сидоров	Статистика	4	Экзамен	4
Сидоров	Экономика	3	Зачет	5
Сидоров	Экономика	4	Экзамен	4

1.4 Анализируя таблицу 69 очевидно, что они не соответствуют требованиям третьей нормальной формы, так как поле Должностьфункционально зависит от неключевого поляФамилия преподавателя. Соответственно, используя второе правило нормализации, выделим поляФамилия преподавателя и Должностьв отдельную таблицу 71 «Кадровый состав» и исключим из таблицы 69 полеДолжность. При этом в таблицу 71 для однозначной идентификации каждого преподавателя введем ключевое полеКод преподавателя.

Таблица 71 – Кадровый состав

Код преподавателя	Фамилия	Должность
1	Волков	Профессор
2	Белкина	Ассистент
3	Медведев	Профессор
4	Соболев	Доцент
5	Цветкова	Преподаватель

1.5 Анализируя таблицы 69 и 70 видно, что ключевые поля Дисциплина, Семестр, Форма отчетностив этих таблицах повторяются. Это приводит кизбыточностии дублированию информации сразу в трех полях, поэтому целесообразно ввести вместо трех указанных ключевых полей одно ключевое полеКод учебного планав таблицы 69 и 70. Также очевидно, что полеФамилия студентане может однозначно идентифицировать студента, так как возможны однофамильцы, поэтому это поле выделим в отдельную таблицу 72 «Студенты», в которой введем новое полеКод студента.

Таблица 72 – Студенты

Код студента	Фамилия студента
1	Иванов
2	Петров
3	Сидоров

Рассматривая подробнее таблицу 69 Учебный план, видно, что наименование Дисциплин многократно повторяются и есть вероятность сделать ошибки при вводе одного и того же наименования. При этом может возникнуть потенциальная противоречивостьданных. Поэтому, выделим поле дисциплины в отдельную таблицу 73 «Дисциплины», а для однозначной идентификации дисциплин введем поле Код дисциплины.

Таблица 73 – Дисциплины

Код дисциплины	Наименование дисциплины
1	Биология
2	Математика
3	Информатика
4	Статистика
5	Экономика

1.6 Преобразуем таблицы 69 и 70 в соответствии с выполненными изменениями. В таблице 69 вместо полей Фамилия студентавведем полеКод студента, вместо поляДисциплина– полеКод дисциплины, вместо поляПреподаватель–Код преподавателя. В таблице 70 вместо полейДисциплина, Семестр, Форма отчетностивведем полеКод учебного планаи вместо поляФамилия студента– полеКод студента. В результате преобразований получим таблицы 74 и 75.

Таблица 74 –Учебный план (итоговая)

Код учебного плана	Код дисциплины	Семестр	Количество часов	Форма отчетности	Код преподавателя
1	1	1	60	Зачет	5
2	2	1	80	Экзамен	4
3	3	1	40	Зачет	1
4	3	2	50	Экзамен	1
5	4	3	32	Зачет	4
6	4	4	36	Экзамен	1
7	5	3	24	Зачет	2
8	5	4	28	Экзамен	3

Таблица 75 – Результаты сессии (итоговая)

Код студента	Код учебного плана	Оценка
1	1	2
1	2	3
1	3	5
1	4	4
2	1	5
2	2	4
2	3	5
2	4	3
3	5	4
3	6	4
3	7	5
3	8	4

Все таблицы базы данных (табл. 71-75) находятся в первой, второй и третьей нормальной формах, то есть все поля каждой из таблиц неделимы и зависят от ключевого поля и значение любого поля в этих таблицах, не входящих в первичный ключ, не зависит от значений другого неключевого поля.

Следует отметить, что если бы вместо поля Фамилия студентав базе данных использовалось полеФИО студента, то для того чтобы соблюдалсяпринцип неделимостиполей, в соответствии с требованиями первой нормальной формы, следовало бы в таблице Студенты дополнительно разделить полеФИО студентына поляФамилия,Имя,Отчество

1.7 Определение связей между таблицами. Связь между таблицами реализуется за счет одинаковых полей в связываемых таблицах. Чтобы связать две таблицы необходимо ключ первой таблицы ввести в состав ключа второй таблицы. В противном случае нужно ввести в состав первой таблицы внешний ключ – ключ второй таблицы. В структуре разработанных таблиц 71-75 уже имеются одинаковые поля. Соответственно следует установить связи между следующими полями (см.рис.50):

Код учебного плана(табл. Учебный план) иКод учебного плана(табл. Результаты сессии) – связь один–ко–многим;

Код студента(табл. Студенты) иКод студента(табл. Результаты сессии) – связь один–ко–многим;

Код дисциплины(табл. Дисциплины) иКод дисциплины(табл. Учебный план) – связь один–ко–многим;

Код преподавателя(табл. Преподаватели) иКод преподавателя(табл. Учебный план) – связь один–ко–многим.

1.8 Определение типов данных и ограничений. Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства. Как правило, для ключевых полей, содержащих числовые данные, такие как Код студента,Код дисциплинывыбирают тип данныхСчетчикилиЧисловой, а ограниченияЗначение уникальноиЗначение не должно быть пустым. Для полей типаФамилия,Дисциплинавыбирают тип данныхТекстовый, а ограниченияРазмер строки символовиЗначение не должно быть пустым.

Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Поля для ввода денежных сумм имеют тип Денежный. Поля для хранения внешних объектов (рисунков, таблиц, аудиозаписей и так далее) имеют тип OLE, а для хранения текста тип МЕМО.