8.3. Практические рекомендации по эксплуатации систем

Для организации внедрения, сопровождения, эксплуата­ции, развития ИС, а также для управления и координации работ по обеспечению информационной и аналитической поддержки пользователей информационных систем Заказчик (органы федерального или регионального управления) фор­мирует службу эксплуатации.

Служба эксплуатации ИС, как правило, должна состоять из инженерного персонала по эксплуатации, системных и проблемных программистов, специалистов по проблеме сбо­ра и обработки информации, администратора базы данных.

В состав данной службы входит также оперативно-диспетчерский персонал (ОДП), предназначенный для:

— оперативного управления системой;

— обеспечения информационного взаимодействия руково­дителей и специалистов органов государственного управления с внутренними и внешними информационными ресурсами;

— решения информационно-справочных и аналитических задач в интересах пользователей системы, включая задачи по проблемным ситуациям;

— подготовки, формирования и представления опера­тивных сводок, аналитических записок, отчетов, докладов по запросам администрации органов государственного управления;

— выполнения интерфейсных функций с разработчиком

системы по выявлению и устранению недостатков системы в совместно установленные сроки;

— актуализации, обеспечения полноты и достоверности используемого в ИС информационного фонда;

— выполнения совместно с разработчиком работ по внед­рению функциональных задач в систему и развитию всей системы в целом;

— осуществления экспертизы и рецензирования научно-технических, инвестиционных проектов, а также норма­тивных документов по вопросам программного, технического обеспечения и информационного обмена.

Кроме того, ОДП организует обучение и повышение квалификации специалистов службы эксплуатации и сотруд­ников органов государственного управления по вопросам эффективного использования информационных технологий, а также осуществляет организационно-методическую помощь информационным подразделениям подведомственных орга­низаций.

Ключевыми специалистами, без которых невозможна экс­плуатация информационных систем, являются: администратор системы (АС), администратор базы данных (АБД), админи­стратор по защите данных (АЗД).

Администратор системы осуществляет общее руководство по обеспечению функционирования информационной си­стемы, координацию работ пользователей всех уровней, а также отвечает за своевременность решения функциональ­ных задач и за все изменения, которые вносятся в систему при ее эксплуатации и развитии, включая вопросы про­граммного и технического конфигурирования сети.

В обязанности администратора базы данных в процессе эксплуатации входит разработка технологии и соответствую­щих положений, обеспечивающих сохранность их целост­ности. АБД должен постоянно контролировать производи­тельность баз данных и принимать необходимые меры по ее повышению с целью достижения необходимых экономиче­ских показателей. АБД должен взаимодействовать с пользо­вателями БД, особенно на стадии внедрения функциональ­ных задач, а также в процессе эксплуатации, когда при обра­ботке запросов со стороны пользователей к базам данных системы возникают нестандартные конкретные ситуации. АБД принимает непосредственное участие в стратегии ин­форматизации, в том числе в определении перспектив рас­ширения баз данных и тенденций развития технологии их сопровождения. Кроме того, АБД может оказывать консультационные услуги пользователям по применению СУБД и по технологии внесения изменений в БД.

Необходимо отметить, что функции АБД и АС не должны выполняться одним и тем же лицом, поскольку в этом случае можно производить неконтролируемые и несогласованные изменения во всей системе. Посредством разделения функ­ций АБД и АС в условиях эксплуатации системы обеспечи­вается устойчивая работа системы в многопользовательском режиме.

Администратором по защите данных (информации) в ин­формационной системе является конкретный специалист, официально отвечающий за защиту информации в системе. АЗД не только должен знать требования, которые предъяв­ляются к системе в части обеспечения ее безопасности, технические и программные средства, которые используются в системе для защиты информации, но и уметь ими пользо­ваться. АЗД со своего рабочего места должен контролировать работу пользователей и оперативно-диспетчерского персонала с точки зрения поддержания и обеспечения требуемых норм по использованию информации. АЗД 'должен также обучать поль­зователей системы и операторов основам обеспечения защиты информации в информационных системах.

АС, АБД и АЗД в отличие от других специалистов экс­плуатационного персонала должны совместно с разработчи­ком принимать непосредственное участие во всех этапах соз­дания информационных систем — от разработки концеп­ции до эксплуатации системы. Такой подход благоприятно сказывается на формировании службы эксплуатации системы и на своевременной передаче системы из "рук" разработчика в "руки" службы эксплуатации. Остальные специалисты экс­плуатационного персонала набираются на конкурсной осно­ве на этапе развертывания системы на объекте эксплуатации или на этапе внедрения, когда формируется информацион­ный фонд системы, проводятся комплексное опробование функциональных задач и автономная отработка трактов пере­дачи данных с удаленными абонентами системы.

На этапах внедрения и опытной эксплуатации значи­тельная часть нагрузки по отработке программ и методик испытаний ложится на службу эксплуатации. Эксплуатацион­ный персонал принимает активное участие в приемо­сдаточных испытаниях и в апробации технической и технологической документации на систему и ее отдельные под­системы.

Структура и состав службы эксплуатации информацион­ных систем зависят от многих факторов, в первую очередь от размерности самой системы, т.е. от того количества пользо­вателей, которое обслуживает данная система, и от тех ин­формационных потоков, которые ей приходится обрабаты­вать. Существенное влияние на структуру и состав службы эксплуатации оказывают режимы и условия функционирова­ния системы, географическая распределенность, как абонен­тов системы, так и самой системы.

Состав эксплуатационного персонала во многом зависит от информационно-справочных и информационно-аналитических задач, решаемых в системе, динамики их выполнения.

Сказанное выше — техническая сторона в подборе кадров для обеспечения эксплуатации информационных систем, которая рассчитана на специалистов-профессионалов. Но есть и другая сторона — позиция руководства и администра­ции органов государственной власти. Эта позиция подчи­няется принципу экономической эффективности, и на ее основе вырабатывается научно обоснованная точка зрения на потребность в персонале. При таком подходе задачей расчета потребности в персонале является определение не­обходимого числа специалистов (сотрудников) для выпол­нения поставленных задач в определенный период. Такой подход является неотъемлемой предпосылкой эффективно­го построения организационной структуры и трудовых про­цессов.

При определении потребности в персонале для решения задач, подвергающихся количественному выражению, име­ются в принципе два пути, которые зависят от класса реша­емых задач и от структуры и размера подразделений, выпол­няющих, как в данном случае, функции эксплуатации. В случае выполнения унифицированных, повторяющихся задач эксплуатации систем с помощью аналитических методов можно выявить унифицированные показатели для сравни­мых рабочих мест. И тогда потребность в персонале отдель­ного организационного подразделения определяется на основании выработанных унифицированных показателей с учетом реальных объемов работы на местах.

Во втором случае, в типовых функциональных подразде­лениях, решающих вопросы эксплуатации информационных систем органов власти, проводится обследование организационной структуры службы эксплуатации и тем самым прямо и непосредственно выясняется потребность в персонале.

Следует отметить, что путь расчета через унифицирован­ные показатели рекомендуется использовать прежде всего для снижения затрат на проведение обследования. В принципе предлагаемый подход при проведении расчета потребности в персонале базируется на сравнении двух временных параметров. С одной стороны, определяется, сколько времени необходимо на выполнение поставленной задачи, с другой стороны, определяется время, необходимое сотруднику на выполнение этой задачи. Из сравнения этих величин выводятся показатели потребности в персонале для выполнения конкретной задачи. Исходя из этого, основой расчета потребности в персонале являются:

— задачи и условия их выполнения,

— объем работы,

— средняя потребность времени на выполнение работы,

— количество рабочих дней (часов) сотрудника.

Выше было отмечено, что часть сотрудников оперативно-диспетчерского персонала в информационных системах вы­полняет задачи управления, координации, анализа, требую­щие творческого подхода к выполняемой работе. Поэтому их численность не всегда может быть определена цифровым выражением. В этом случае потребность в персонале может быть определена путем сравнения с потребностью в персо­нале в организационных структурах, решающих аналогичные задачи.

Используя изложенные выше принципы расчета потреб­ности в персонале и знание задач, которые должны решаться в процессе эксплуатации, рекомендуется примерная струк­тура службы эксплуатации и развития информационной си­стемы, состоящая из следующих подразделений.

Подразделение сопровождения технических средств и си­стемного программного обеспечения. Оно обеспечивает ра­ботоспособность технических средств, входящих в конфигура­тор системы, оперативное восстановление работоспособности ИС из-за сбоев технических средств и системного программ­ного обеспечения. Техническое обслуживание системы пред­усматривает также предупреждение отказов и сбоев с исполь­зованием следующих мер:

— технических осмотров и проверок технических средств;

— проведения регламентных и профилактических работ;

— проведения ремонтных работ и организационных мер.

Рекомендуемая численность подразделения — 3 человека. Подразделение сбора, ввода информации и администри­рования баз данных. Это подразделение организует сбор, ана­лиз и непосредственный ввод информации с проверкой ее полноты и достоверности. Кроме того, оно обеспечивает и отвечает за целостность и сохранность данных, с которыми работают пользователи системы.

Рекомендуемая общая численность данного подразделе­ния на начальной стадии — 5 человек с последующим, по мере создания информационного фонда, сокращением до трех человек.

Подразделение оперативного управления и развития системы. Это одно из основных подразделений службы эксплуатации ИС. В нем целесообразно выделить две группы:

— информационно-справочной и аналитической под­держки пользователей системы,

— планирования и развития системы. Основными задачами первой группы являются:

— подготовка и выработка предложений для принятия решений,

— подготовка информационно-справочных и аналити­ческих материалов,

— подготовка экспресс-докладов к проведению совеща­ний по кардинальным проблемам.

Эта группа должна иметь численность не менее четырех человек, причем вначале достаточно двух человек. В после­дующем, как было сказано выше, по мере создания и на­копления информационного фонда, двух человек можно пе­ревести из подразделения сбора, ввода информации и адми­нистрирования БД.

Задачами второй группы — планирования и развития си­стемы — являются:

— анализ информационных потребностей пользовате­лей ИС,

— анализ источников информации и возможности их использования,

— организация взаимодействия ИС с информационными системами других организаций,

— организация и сопровождение работ по модернизации и развитию системы.

В этой группе должны работать два ведущих специалиста, имеющих большой опыт внедрения информационных адми­нистративных систем.

Достаточно самостоятельным подразделением в службе эксплуатации должна быть группа (примерно 2 человека) за­щиты информации от несанкционированного доступа. Спе­цифика работы и задачи, которые перед ней стоят, общеиз­вестны.

Таким образом, для успешной эксплуатации информаци­онной системы, обеспечивающей информационную поддерж­ку порядка 300 пользователей структур органов государствен­ного управления, рекомендуемая численность службы экс­плуатации должна составлять примерно 16 человек. Предла­гаемая численность может быть уменьшена за счет передачи на абонентное обслуживание сопровождения технического и программного обеспечения.