4

4. Понятие о документообороте. Организация и общие правила документооборота при совершении кассовых и расчетных операций. Роль документооборота в обеспечении своевременной обработки документов и их отражении в учете.

Документооборот по банковским операциям представляет собой последовательное движение банковских документов от момента их составления до завершения операций за рабочий день (до попадания в сшив документов дня).

Этапы документооборота:

1. Составление первичных документов

2. Прием документов

3. Проверка отражения в учете

4. Передача в архив

Документооборот в банке регламентируется графиком докментооборота.

При приеме документы проверяются на соответствие установленной форме, наличие печати и подписи.

Хранение регистра БУ должно обеспечить защиту от несанкционированных исправлений. Для хранения банковские документы брошюруются в папки (вшивы) по видам операций или срокам хранения. Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации.

Кассовые документы подписываются в папки за каждый рабочий день. Внебалансовые ордера, касающиеся кассовых операций подшиваются в конце папки с кассовыми документами, а касающиеся операций, оформляемых мемориальными документами – в конце папок с этими документами. Мемориальные документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетовых балансовых счетов. В отдельные сшивы (папки) помещаются мемориальные документы, отличающиеся сроком их хранения.

Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение не реже одного раза в месяц (не позднее десятого рабочего дня следующего месяца). До истечения указанного срока они хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним.

Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.

Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.