Проверка счета-фактуры

Счет-фактура – это не только извещение об отгрузке, но и подробное перечисление отгруженного, а также платежное требо­вание, обращенное к покупателю. Ни одна сделка не может считаться завершенной без проверки и оплаты счета-фак­туры.

Получение и инспектирование поступающих партий в боль­шинстве случаев осуществляется на складе. Склад извещает о поступлении товара отдел закупок и подразделение, заказавшее товар. В отдельных случаях при приемке товара требуется оценка качества. Она может проводиться по образцу, взятому от каждой партии.

7) Оценка результатов закупки зависит от степени удовлетворения стоявшей перед покупателем потребности. В случае, если потребность не удовлетворена, могут потребоваться повторные действия по поиску поставщика, более точное определение характеристик желаемого продукта либо критический анализ возникшей потребности.

Потенциальные поставщики заинтересованы в получении постпокупочной реакции потребителей по следующим причинам:

– найти нового потребителя трудно;

– большая часть закупок сводится к заказам по по­полнению и обновлению запасов;

– достаточно осуществить разовую поставку, чтобы получить общую оценку;

– информация о поставщике распространяется очень быстро;

– получив разовый заказ, можно рассчитывать на продолжение отношений.

По этим же причинам потенциальный поставщик может быть заинтересо­ван в отказе от сделки, если он не уверен, что способен соответствовать ожиданиям клиента.

4.3. «Закупочный центр»: роли и функции

Коллективный характер решения о покупке является характерной особенно­стью промышленного покупателя. На практике это означает, что поставщик не может ограничиться поддержанием деловых контактов лишь с тем подразделением перспективного по­купателя, которое официально производит закупку. В структуре каждого предприятия – покупателя необходимо выявить тех лиц, от которых фактически зависит решение о закупке, и тех, кто оказывает на принятие этого решения существенное влияние. Затем поставщик должен изы­скать способы контакта и воздействия на все уровни «закупочного центра».

«Закупочный центр» – все лица, участвующие в принятии решения о закупке и взаимодействующие между собой в процессе этого решения. В закупочном центре выделяют шесть типичных участников, каждый из которых представляет свою особую функцию (рис. 4.2)

Рис. 4.2. Состав «закупочного центра»

Пользователи чаще всего выявляют какую-либо потребность и непосредственно страдают от недостатков продуктов и услуг. Типичные пользователи – это ответственный за послепродаж­ное обслуживание (заботится о снижении гарантийных издер­жек), коммерческий директор (удовлетворение потребностей клиентов), начальники смен и цехов (выполнение производственных планов) и т.д.

Советники подсказывают, какие продукты можно выбрать, к каким поставщикам обратиться, предлагают информацию, спо­собную воздействовать на выбор. Продавцам не просто установить степень влияния советников, ибо последняя определяется нефор­мальными структурами предприятия. В роли советника может выступать ответ­ственный за производство (подтверждает свою техническую компетентность), ответственный за приемку (волнует проблема качества продукции), ответственный за снабжение (стремится свести к минимуму коммерческие риски), различного рода внешние эксперты.

Прескрипторы (лица, определяющие выбор товаров или услуг) находятся как внутри предприятия, так и вне его, определяют техниче­ские характеристики, разрабатывают спецификации продуктов, которые нужно приобрести для удовлетворения выявленной потребности. Иногда к обсуждению привлекаются специалисты фирм-поставщиков, имеющих возможность спроектировать и изготовить подобный продукт. Типичные прескрипторы – конст­рукторские бюро, инжиниринговые службы, инженеры-эксплуатационники, товароведы. Основная мотивация – обеспечение качества продукта, экономическая целесообразность.

Лица, фильтрующие решения, образуют «заслон» или в луч­шем случае контролируют отношения между членами «центра по закупкам» и потенциальными поставщиками. Как «фильтр» может действовать снабженец, препятствуя установ­лению непосредственных связей между поставщиками, пользователями и прескрипторами на предприятии. Роль «фильтра» от­части выполняется и ответственным за приемку, моти­вация которого определяется, помимо качества продукта, отно­шениями со специализированной фирмой, вносящей изменения в продукт.

Лицам, принимающим решение, принадлежит последнее слово в процессе покупки. Принимающими решения являются: технический директор, основная мотивация которого заключается в снижении себестоимости и уменьшении возможных рисков; ком­мерческий директор, заботящийся об удовлетворении потребностей клиентов при сокращении гарантийных издержек и при ограниче­нии риска, связанного с использованием продукта; высшее руководство (необходимость наилучшего использования средств предприятия, обеспечение рентабельности деятельности).

Снабженцы – лица, функция которых сводится к подбору и оценке возможных поставщиков, информированию заинтересованных служб о возможностях рынка и его развитии, ведению переговоров об условиях заказа (цена, сроки, расчеты и т.д.). В роли снабженца обычно выступает сотрудник отдела МТС, отвечающий за данный вид продукта, чья мотивация – сохранение особых отношений с привычными поставщиками.