4.2. Процесс принятия решения о закупке

Процесс покупки в промышленной среде может быть представлен в виде следующих последовательных этапов (рис. 4.1):

Рис. 4.1. Процесс покупки в промышленной среде

1) Выявление потребности. Процесс принятия решения о закупке начинается с признания потребности, ее формулирования, описания интенсивности и характера.

Основные источники возникновения потребности:

– течение производственного процесса;

– замена изношенного или морально устаревшего оборудования;

– расширение предприятия или производства;

– использование благоприятного положения на рынке;

– планируемый выпуск нового товара;

– стремление повысить эффективность деятельности и т.д.

Потребности непрерывного характера (в сырье, материалах) выявляются непосредственными пользователями продукта или оборудования. Если же речь идет о потребностях, удовлетворение которых связано с долгосрочными инвестициями, их обнаружение находится в компетенции руководства.

2) Описание требуемых характеристик продукта/услуги.Потребности, возникающие на различных уровнях иерархии фирмы, должны в конечном итоге найти свое выражение в заявке на конкретный продукт. Важно понять, чего именно организация хочет добиться с помощью данного продукта, какими характеристиками он должен обладать, чтобы оправдать ожидания, связанные с его покупкой.

Выявление характеристик продукта может потребовать проведения функционально-стоимостного анализа, направ­ленного на упрощение или снижение стоимости готового изделия.

Заявки направляются непосредственно в стол закупок или проходят сначала через заведующего МТС. В заявке указывается необходимое количество и качество това­ра. Она разрешает отделу МТС приступить к закупке.

3) Поиск поставщиков. Покупатель товаров промышленного назначения должен сде­лать выбор из нескольких основных способов удовлетворения воз­никшей потребности, которые имеются в его распоряжении.

На этой стадии большое значение приоб­ретают информационные возможности предприятия.

Источники получения информации о возможных поставщиках:

– собственные данные фирмы-покупателя;

– представители службы сбыта по­ставщика;

– каталоги поставщика;

– отраслевые издания;

– реклама;

– торговые справочники;

– отраслевые объединения и ассоциации и т.д.

При частой закупке товаров служба МТС обычно располагает апробированным списком потенциальных поставщиков. В таком списке, разумеет­ся, происходят перемены, но основной состав его участников остается долгое время без изменений.

Если закупка первична, процесс отбора потенциальных поставщиков может включать знакомство с их предприятиями с выездом на места, подробные беседы с представителями служб сбыта, расспросы их покупателей. Чем крупнее закупка, тем тща­тельнее изучение поставщиков.

4) Рассмотрение предложений, предварительные переговоры. Для оптимального выбора источника закупки необходимо разослать запросы, сопоставить сведения и предложения, полученные от потенциальных поставщиков, провести с перспективными поставщиками переговоры с целью подбора наилучшей комбинации условий сделки (качества, технического обслужи­вания, цены) и т.д.

Существует тенденция в первую очередь к привычным поставщикам, а также к тем, кто достаточно известен и имеет хорошую репутацию.

Как правило, о крупных закупках сообщается заблагов­ременно, чтобы дать заинтересованным фирмам возможность под­готовить свои предложения (объявляется тендер или конкурс). Часто покупатели товаров промышленного назначе­ния используют эту систему как средство опреде­ления уровня цен (на нестандартные материалы, сложные готовые изделия).

Основная часть крупных сделок осуществляется с помощью коммерческих переговоров. Метод переговоров почти всегда используется при первичной закупке. Преимуществом переговоров является возможность выяснить и проанализировать все интересующие их участников факторы. В ходе переговоров отдельные требования покупателя могут быть уменьшены или изменены, если это помогает воспользоваться какими-либо сильными сторонами определенного поставщика.

Переговоры могут затрагивать специальные технические вопросы в связи с характером или количеством закупаемых товаров, или их влиянием на функционирование предприятия покупателя. В этих случаях в переговорах участвуют целые группы специалистов (инженеров, финансистов, специалистов по мар­кетингу, юристов, представителей отдела закупок) как со стороны покупателя, так и со стороны продавца. Коммерческие переговоры с участием подоб­ных групп специалистов могут затягиваться и включать обмен большими объемами технической информации.

5) Выбор поставщика / поставщиков. На данном этапе покупателю предстоит выдать заказ одному конкретному поставщику или распределить его между несколькими поставщиками.

Критерии выбора поставщика:

– правоспособность;

– честность в ведении бизнеса;

– способность удовлетворить требования поку­пателя в отношении качества, количества и сроков поставки;

– стабильное финансовое положение (возможность содержать адекватные материально-производственные запасы, эксплуатировать производственные мощности и располагать рабочей силой);

– достаточное внимание НИОКР, применение передовой технологии и достижений в своей отрасли промышленности (поставщик может дать рекомендации о снижении себе­стоимости, совершенствовании продукции или поднятии уровня техобслуживания);

– производственный опыт (особенно в случае технически сложных или дорогих продуктов);

– местоположение (важно с точки зрения транспортных расходов или риска повреждения то­вара в пути).

Различают две ситуации выбора поставщика:

1. Продукты различных поставщиков почти заменяют друг друга. В этом случае цена и общие издержки использования являются основным критерием, определяющим вы­бор. Покупатель начинает прибегать к личным мотивам и стремится продолжать сотрудничество с привычными поставщиками.

2. Продукты и ассоциированные услуги не являются взаимозаменяемыми. Первостепенными становятся соответствие продукта и условий поставки требованиям клиента.

6) Заключение сделки. Выбор поставщика ведет к за­ключению сделки, в результате чего начинает действовать:

– конт­роль за ходом выполнения заказа,

– проверка счета-фактуры,

– полу­чение и инспектирование поступающих партий товара,

– передача на хранение сведений о заключенной сделке.

Размещение заказа в большинстве случаев предполагает использование бланка заказа, являющегося юридическим документом, связывающим выдавшую его фирму. Некоторые поставщики настаивают на подписании контрактов, дающих им большую гарантию в вопросах условий закупки, не упоминаемых в бланке заказа. Форма оформления сделки зависит от степени ее сложности, относительной важности для каждого из участников, общего состояния рынка.

Контроль за ходом выполнения заказа необходим, так как поставщики могут задерживать сроки поставок при недостатке материалов или сме­не производственных циклов, отдать предпочтение более выгодно­му заказу и т.д. Он может выражаться в напо­минании о наступлении срока поставки, либо требовать больших усилий.