Основы теории принятия решений для практической работы « Анализ ситуации» (вопрос 2 индивидуального задания)

В процессе производственной деятельности в различных звеньях предприятия порой возникают ситуации, типичные проблемы, которые требуют своего разрешения.

Под ситуацией понимается совокупность обстоятельств ( условий), возникающих под влиянием внутренних и внешних воздействий, которые могут нарушить заданное функционирование системы, и требует приведения системы в равновесие либо перевода ее в новое состояние.

Проблема в переводе с греческого языка означает преграду, трудность, задачу. Как понятие оно выражает объективно возникающий в ходе развития познания вопрос или комплекс вопросов, решение которых представляет существенный интерес. Причиной возникновения проблемы может быть ситуация, когда поставленные цели не достигнуты.

Под проблемой понимается критическое разногласие между желаемым положением и реальным. Проблемная ситуация может быть вызвана возникновением новой цели. Например, созрела необходимость открытия отдела маркетинга на предприятии.

Различают экстремальные ситуации, которым свойственно внезапное появление острых проблем, требующих немедленного решения. Они могут складываться в результате аварий на производстве, природных катаклизмов, кардинальных перемен в экономической, политической жизни, в военной обстановке.

Ситуации можно классифицировать по следующим признакам.

• По срочности. Ситуации могут быть самые важные, неотложные, накапливаемые.

• По характеру возникновения. Ситуация может складываться внутри предприятия (внутренняя среда), во внешней среде и ситуации взаимодействия внутренней и внешней среды.

• По степени структурированности информации. Ситуация может хорошо поддаваться

• анализу, плохо поддаваться анализу.

• По уровню. Ситуации бывают общесистемного характера, касаться отдельных подразделений предприятия.

• По содержанию. Ситуации могут относиться к определенной деятельности предприятия:

• экономической, технической, социальной, организационной и др.

• По причинам возникновения. Причиной возникновения ситуации может быть: появление новой цели; сохранение функционирования объекта; искусственно создаваемые трудности (конкурентами); случайные обстоятельства.

Порой ситуация может складываться таким образом, что наличие проблемы отсутствует, но наличие фактов привлекает внимание о складывающейся ситуации. Поэтому при анализе, необходимо выяснить, с чем мы имеем дело: симптомы, причины, следствия.

Симптомы - это некоторые видимые проявления проблемы, которые привлекают к ней внимание, но объяснить не могут. Общими симптомами организации могут быть: снижение прибыли, сокращение объемов продаж, высокие издержки, многочисленные конфликты. Выявление симптомов помогает определить проблему в общем виде, однако подобно тому, как различные болезни нередко имеют общие симптомы (головная боль может быть вызвана простудой, переутомлением, гипертонией и т.д.).

Причины - это исходные движущие силы, породившие проблему. Различные причины могут вызвать сходные организационные проблемы, например, низкое качество товара может быть следствием изношенности оборудования, так и недостаточной квалификацией рабочих.

Следствия - это результаты, к которым приводят данные проблемы. Если следствия обусловливают необходимость обязательного решения проблемы, то симптомы полезны тем, что показывают первые признаки ее наличия. Воздействовать же надо на причины, породившие проблему. Когда в организации участились прогулы и конфликты (симптомы) причинами этого могут быть ухудшение мотивации, организации труда работников, а следствием - снижение производительности труда, качества продукции, эффективности работа предприятия в целом.

Цель решения проблемы выражается в вопросе: "Для чего необходимо решать проблему?". Чрезвычайно важно для решения проблемы правильно ее сформулировать. В связи с этим следует отметить, что в проблеме выделяют "имя" и "формулировку". Их нельзя смешивать. Имя, то есть название проблемы, как правило, бывает кратким, символичным. Для этого полезно дать название проблемы (заголовок) и сформулировать ее на бумаге так, чтобы текст занял всего несколько строчек.

Классификация проблемной ситуации позволяет выявить объект, субъект, причинно-следственную связь, предмет.

Объект проблемы отвечает на вопрос: Где возникла проблема? В коллективе, отделе, оборудовании.

Субъект проблемы тот, кто связан с проблемой, т.е. кто несет ответственность за должностные обязанности.

Причинно-следственная связь позволяет выявить причины, симптомы, следствия.

Предмет проблемы позволяет сформулировать ее.

При разборе ситуации следует так же произвести анализ наличия всех возможных информационных данных т.к. характер, периодичность и качество имеющейся информации способствуют определению курса дальнейших действий выработки решения.

Информация бывает в виде:

- количественных данных, например, статистическая информация;

- формализованные данные, которые имеют предметное описание объекта. Примером формализованных данных являются документы – акты, официальные письма, справки и др.;

- интуитивные данные, которые основываются на подсознательных чувствах. Источником

выступает интуиция, опыт, чувства.

- неформальные данные. На любом предприятии существует канал неформальной информации, пополняемый слухами, неуместной информацией, случайных данных .

При анализе информации конкретной ситуации следует определить к какому виду от-

носятся информационные данные, и оценить степень ее полноты (рис. 1).

Имеющаяся информация по мере ее поступления бывает:

- исходная (заранее накопленная);

- оперативная (текущие сведения о состоянии объекта);

- субъективная (информация, которая не может быть получена объективными методами).

П р и м е р. На предприятии была проведена проверка финансового учета. Комиссией обнаружены факты нарушения финансового учета, отсутствие журналов учета и отчетности по командировкам и доверенностей.

В данной ситуации, основным документом, подтверждающим выявленные факты, является Акт, который представляет собой информацию в виде формализованных данных. По характеру поступления эта информация является оперативной. Если оценивать степень полноты информации, то комиссией был установлен факт невыполнения должностных обязанностей – отсутствие учета и отчетности по командировкам и доверенностям. Комиссией не определен финансовый ущерб предприятия. Следовательно, имеющаяся информация о ситуации не полная, т.к. неизвестны последствия.

Анализ информации позволил определить курс дальнейших действий, который будет заключаться в сборе информации о финансовом состоянии предприятия.

По уровню качества используемой информации различают начальную неопределенность решения (относительно исходной информации) и остаточную (относительно субъективной информации). Соотношение объективного и субъективного, составляет суть проблем в теории принятия решения. Чем ниже уровень качественной информации, тем выше роль влияния субъективных факторов, и наоборот. От степени уменьшения начальной и остаточной неопределенности зависит качество и эффективность принимаемых решений.

Неопределенность исходной информации характеризуется ее неполнотой, недостоверностью, несоответствием содержанию решения. Источником этой неопределенности могут быть недостатки в организации статистической и информационной службы, отсутствие достаточных знаний механизмов функционирования предприятия и внешней среды.