1.3 Постановка задачи на разработку эис

Одной из основных проблем на предприятии ЗАО «Франт» является учёт заказов и контроль за их выполнением. Это обусловлено тем, что большая часть информации вноситься вручную, например данные о клиенте и его заказе, а также договор составляется в MS Word, происходит постоянное дублирование и накопление большого количества документов. Почти тоже самое происходит и с передачей информации со склада о уже имеющихся материалах и фурнитуре. Затруднителен расчёт рентабельности из-за отсутствия программной связи с подготовительно — раскройным цехом в котором ведётся учёт стоимости материалов, их количества и т.д.

Необходимо создать программу для автоматизации процесса учёта заказов и контроля их выполнения, а также для установки связи со складом и цехом. Заменить существующую технологию заключения договоров и ведения клиентской базы.

Целью дипломной работы является разработка системы учёта заказов и облегчение процесса расчёта и передачи показателей, необходимых для принятия решения о выполнении заказа.

Внедрение разрабатываемой системы должно обеспечить:

• упрощение передачи информации между отделами;

• уменьшение количества документов;

• уменьшение количества задержек;

• упрощение процедуры заключения договора;

• упрощение поиска необходимой информации в базе.

К создаваемой подсистеме предъявляются следующие требования:

• дружественный интерфейс;

• доступная стоимость;

• хранение документов в электронном виде, быстрый доступ к этим документам;

• формирование отчётов;

• возможность ввода, изменения и просмотра данных в базе;

• максимально упрощённая передача информации между отделами;

• ограничение доступа к базе.

Пользователей ЭИС предлагается разделить на две категории:

• бухгалтера, имеющие возможность осуществления поиска в базе данных клиентов и их заказов, ввода данных и печати отчетных документов;

• администратор, имеющий доступ к базе данных и возможность управления (добавление, редактирование и удаление) записями о пользователях системы.

1.4 Анализ существующих разработок

Сейчас на рынке информационных технологий представлено несколько программных продуктов, позволяющих среднему предприятию осуществлять работу с заказами клиентов. Рассмотрим некоторые из них:

• "Учет и ведение заказов" v 1.75;

• Программа автоматизации управления заказами и цепочками поставок (SCM)

Далее рассмотрим их функционал более подробно.

"Учет и ведение заказов"

Программа "Учет и ведение заказов" написана в Microsoft ACCESS 2007, который входит в состав пакета Microsoft Office 2007 Professional. Преобразование программы в формат Microsoft ACCESS 2012, входящего в пакет Microsoft Office 2012, крайне нежелательно из-за появления многочисленных ошибок. В целом программа довольно проста в освоении и не содержит лишнего нагромождения документных форм и отчётов.

Обратим внимание на то, что программа "Учет и ведение заказов" создавалась для нужд конкретного предприятья. В ней были учтены особенности и пожелания заказавшей ее разработку организации. Вполне логично, что требования к программе данного направления могут отличаться от заложенных в данную версию программы "Учет и ведение заказов". Для внесения любых изменений и адаптации программы под конкретные условия работы или для создания совсем другой программы необходимо обратиться к разработчикам.

Программа создавалась для учета коммерческих заказов и печати необходимых документов.

С помощью программа "Учет и ведение заказов" можно:

• вести базу заказов (под заказом понимается любая единовременная операция по реализации товаров, услуг, а также их сочетание);

• вести склад товаров;

• вести учет услуг выполненных определенным мастером (под услугой понимается выполненная работа мастера без учета расходованных материалов);

• вести базу клиентов (один раз вводите данные о клиенте и используете их при повторных обращениях); вести базу поставщиков товаров (аналогично базе клиентов);

• выполнять печать документов: акт приемки передачи на ответственное хранение (принятого у клиента оборудования для последующего ремонта), счет, акт выполненных работ, накладная, счет-фактура, приходный кассовый ордер, сортировать и фильтровать записи для отображения только необходимых сведений и в нужном порядке.

Программа автоматизации управления заказами и цепочками поставок (SCM)

Успешная стратегия бизнеса любого предприятия представляет собой процесс планирования, исполнения и контроля потока сырья, материалов, готовой продукции с целью минимизации затрат от заказов клиентов до его реализации. Весь этот процесс управления цепочками поставок (SCM) обеспечивает эффективное управление материальными, финансовыми и информационными потоками, обеспечивая синхронизацию работы распределенных структур. Управление цепочками поставок во «Фрегат-Корпорации» выполняет дополнительный модуль «Фрегат–Управление Закупками и Сбытом (ФРЕГАТ-УЗС)». Рассмотрим функции модуля:

Формирование заказов поставщикам на основании заказов клиентов

Модуль позволяет автоматически формировать заказы поставщикам на основании зарегистрированных заказов клиентов и списка поставщиков, определенного для каждого товара. При этом в системе устанавливаются связи между заказами, что позволяет в любой момент времени получить информацию, у каких поставщиков размещена заявка по данному клиентскому заказу, и наоборот.

Учет приоритетности заказа клиента

Каждому клиентскому заказу может быть присвоен приоритет, в соответствии с которым будет вестись отгрузка товаров.

Оптимизация товарных запасов

Формировать заказ поставщикам можно с целью пополнения товарных запасов на складах. В системе имеется возможность наполнить или дополнить заказ поставщику товарами, находящимися на уровне или ниже критического запаса. Формирование заказа поставщику может происходить с одновременной оптимизацией, т.е. с учетом того, сколько товара есть в наличии на складах, сколько в пути, сколько уже заказано ранее и т.д.

Оптимизация в выборе поставщика

Один и тот же товар может быть заказан у разных поставщиков. Выбор поставщика может быть или произвольный, или оптимизированный по минимальной сумме заявки, то есть по минимальной цене.

Контроль исполнения заказов

На основании связей между документами становится возможным проследить полный цикл движения товаров, начиная от первичной заявки клиента и заканчивая отгрузкой ему товара. При фокусировке на любом документе технологической цепочки управления заказами можно просмотреть все остальные документы этой цепочки и определить состояние заказа. Кроме того, можно контролировать сроки оплат и исполнения заказов.

Путевые и развозные листы по доставке товара клиентам

Имеется функционал, позволяющий организовывать работу отдела доставки. Менеджеры, по согласованию с клиентами, назначают контрольный срок доставки. Работники отдела доставки по этим данным получают развозные листы, которые они разбивают по машинам на путевые листы. По факту доставки товара клиенту в системе автоматически создается накладная с отгрузкой со склада.

34