8. Создание базы данных в среде ms Access

СУБД Microsoft Access (MS Access) относится к систе­мам, ориентированным на пользователя. Среда MS Access. представлена на рис.10000.

Рис.1. Среда MS ACCESS 2003.

Среда Access имеет интерфейс, характерный для Windows-приложений, и включает в себя следующие составляю­щие (сверху вниз):

1. титульную строку с кнопками управле­ния окном

2. главное меню

3. панель инструментов

4. рабочее поле

5. активное основное окно

6. объекты приложения

7. окно объекта приложения

8. панель инструментов

9. строка состояния.

На рабочем поле открывается окно, соответствующее выбранному режиму работы. На рис. 1 открыто окно, соответствующее основному режи­му — режиму работы с базой данных.

Основные объекты MS Access: таблицы, запросы, формы, отче­ты, макросы и модули.

Создание ДБ

Создание базы данных начинается с открытия файла, к котором она будет храниться. Для этого в MS Access нуж­но произвести следующие действия:

выполнить команду Файл → Создать БД → Новая БД;

→ в файловом окне указать путь и имя файла Приемная комиссия.mdb

После этого на экране откроется основное окно с заголов­ком «Приемная комиссия: база данных». Дальнейшая рабо­та состоит из двух этапов:

• построение структур таблиц

• ввод данных в таблицы.

Сначала надо описать структуры таблиц.

Следует начать с таблиц, которые создаются на первом, подготовительном этапе работы приемной комиссии. Главной здесь является таблица «ФАКУЛЬТЕТЫ».

Описать структуру таблицы — значит указать имена всех полей, а также тип и свойства каждого поля; назначить главный ключ (первичный ключ). В режиме Таблица надо выполнить команду → Создать. Из списка предлагаемых способов создания таб­лицы следует выбрать → Конструктор.

На экране откроется окно конструктора таблиц. На рис. 6 показано заполнен­ное окно конструктора для таблицы «Факультеты».

Рис. 6. Конструктор таблиц.

Имена полей указываются в графе «Имя поля», соответ­ствующие им типы — в графе «Типы данных». Графу «Опи­сание» заполнять не обязательно. В нижней половине окна конструктора присутствует таблица «Свойства поля». В ней указываются размер поля, формат поля и некоторые другие свойства. Смысл каждого параметра поясняется комменти­рующим текстом. Кроме того, всегда можно обратиться к справочнику, нажав на клавишу F1. На рис. 6 отражены свойства поля «Факультет». Основным свойством текстового поля является его длина. Предельное значение длины — 255 символов. В данном случае выбрана длина 30. С одной стороны, длину текстового поля нужно задавать такой, чтобы в него поместилось любое возможное значение этого поля, с другой стороны, нужно помнить, что лишняя длина — это расход памяти компьютера, которая конечна.

Для поля ИД_ФК указан тип - счетчик. Такой тип счетчика удобно использовать как первичный ключ таблицы. Значениями этого поля будут числа. Числовой тип присваивают тем полям, со значениями которых возможны в дальнейшем какие-то вы­числительные действия, полям, обозначающим размерные величины. Над кодом специальности (ИД_СП) не имеет смысла вы­полнять вычисления, поэтому его можно определить как – счетчик. Все осталь­ные поля имеют текстовый тип и длину 30 символов.

Выбор главного ключа производится следующим обра­зом: указатель устанавливается на ключевое поле «ИД_ФК» и выполняется команда Правка → Ключе­вое поле.

В дальнейшем информацию о структуре каждой таблицы будем представлять в табличной форме. На примере табли­цы «ФАКУЛЬТЕТЫ» она выглядит так:

Структура таблицы «ФАКУЛЬТЕТЫ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
КОД_ФК	Счетчик	Длинное целое
Название факультета	Текстовый	30

Далее с помощью конструктора описывается структура таблицы «СПЕЦИАЛЬНОСТИ».

Структура таблицы «СПЕЦИАЛЬНОСТИ»:

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
ИД_СП	Счетчик	Длинное целое
ИД_ФК	Числовой	Длинное целое
Код специальности	Текстовый	30
Название специальности	Текстовый	30
План приема	Числовой	Целый

После выполненных действий на вкладке «Таблицы» окна базы данных появятся названия созданных таблиц: «ФАКУЛЬТЕТЫ» и «СПЕЦИАЛЬНОСТИ».

В информационной системе формируются еще таблицы: «АНКЕТА» и «АБИТУРИЕНТЫ» и «ЭКЗАМЕНЫ», «ОЦЕНКИ».

Всего 6 таблиц.

Структурная схема таблицы «АНКЕТА»

Имя поля	Тип поля	Длина
РЕГ_ НОМ	Числовой	Длинное целое
Фамилия	Текстовый	30
Имя	Текстовый	20
Отчество	Текстовый	20
Дата_Рожд	Дата
Город	Текстовый	30
Уч_Заведение	Текстовый	50

Структурная схема таблицы «АБИТУРИЕНТ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
РЕГ_НОМ	Числовой	Длинное целое
КОД СПЕЦ	Числовой	Длинное целое
МЕДАЛЬ	Логический
СТАЖ	Числовой	Плавающий (одна цифра после запятой)

Структурная схема таблицы «ОЦЕНКИ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
РЕГ_НОМ	Числовой
Оценка_1	Числовой	2
Оценка_2	Числовой	2
Оценка_3	Числовой	2

Структурная схема таблицы «ИТОГИ»

Имя поля	Тип поля	Длина (формат)
РЕГ НОМ	Текстовый	4
ЗАЧИСЛЕНИЕ	Логический