3.Информационные ресурсы дисциплины

3.1.Библиографический список

Основной:

1.Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учеб. пособие /

М.В. Кирсанова - М: - Новосибирск: ИНФРА-М, 2003.

2.Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В.Стенюков - М: Книга-сервис, 2003.

3.Басаков, М.И. Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления): учеб. пособие / М.И. Басаков - Ростов-н-Д: Феникс, 2008.

4.Демин, Ю.М. Делопроизводство: подготовка служебных документов / Ю.М. Демин - СПб: Питер, 2006.

Дополнительный:

5.ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов / ГОСТ Р6.30-2003 - М: Изд-во стандартов, 2003.

6.Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О.П. Сологуб - М: ОМЕГА-Л, 2008.

7.Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Н.П. Крюкова - М: ИНФРА-М, 2008.

8.Стенюков, М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков - М:

ПРИОР, 2002.

17

3.2. Опорный конспект по дисциплине

Введение

Создание эффективного механизма сбора, обработки, анализа, передачи, использования и хранения информации является важной задачей, возникающей в системе управления организацией. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» определяет информацию как «сведения (сообщения, данные) о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В практике управления используется информация различных видов. Основной из них считается социально-экономическая (или управленческая) информация. Управленческую информацию можно определить как совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для осуществления руководства этой деятельностью.

Обрабатывать, анализировать, передавать, использовать и хранить информацию можно только предварительно ее зафиксировав, а фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе - бумаге и в электронном виде. ГОСТ Р 51141-98 дает следующую формулировку понятия «документ»: «документ; документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Из этого определения следует, что понятия «документ» и «документированная информация» рассматриваются как синонимы.

Ниже приводится ряд определений, используемых при изучении материала данного конспекта.

Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

18

Организационнораспорядительные документы (ОРД) – документы,

создаваемые и используемые при принятии и реализации управленческих решений, а также для регламентации работы предприятия.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления (ДОУ) включает ряд документов, регулирующих процессы создания и функционирования документов. Эта база формировалась постепенно в соответствии

сизменяющимися общественными и научно-техническими условиями.

В1959г. было принято постановление о создании Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Этот документ носит комплексный характер, т.е. включает не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

Вконце 1980-х годов возникла необходимость пересмотра ЕГСД и формирования новой, более современной концепции в связи с произошедшими изменениями в области использования новых информационных технологий и с расширением международных контактов. Эти пробелы были отчасти восполнены при переработке ЕГСД и создании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), принятой в 1988г. (последняя редакция документа относится к 1991г.).

В1992г. Государственной архивной службой Российской Федерации была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской федерации (новая редакция датируется 2001г.), а в 2003г. был разработан государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 « Унифицированные

19

системы документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов».

В перечисленных выше актах содержатся общие требования к составлению, оформлению и последующей обработке документов. Однако специфика организаций может обусловливать дополнительные требования к работе с документами, которые должны быть использованы в положении (уставе) предприятия, инструкции по делопроизводству, регламентах, правилах и других нормативных документах.

Все виды документов (прямо или косвенно) имеют отношение к вопросам управления. Документы можно классифицировать по следующим признакам:

-по виду деятельности;

-наименованию;

-способу документирования информации;

-месту составления;

-степени сложности;

-степени ограничения доступа;

-юридической силе;

-срокам исполнения;

-стадиям подготовки;

-степени полноты информации;

-происхождению;

-срокам хранения;

-степени обязательности;

-степени унификации;

-характеру содержания.

Процесс управления характерен разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Поэтому возникает необходимость в унификации и стандартизации документов.

Суть унификации сводится к сокращению и предупреждению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры,

20

языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД). УСД одного назначения сводятся в нормативные документы, называемые классификаторами. Приведём некоторые из них:

-Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

-Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

-Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО).

-Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

-Общероссийский классификатор расчётно-денежной документации (УСРДД).

Суть стандартизации в делопроизводстве заключается в разработке оптимальных правил и требований по составлению, оформлению, документообороту и архивному хранению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения.

Вопросы для самоконтроля

1.Дайте определение понятиям: документ, служебный документ, электронный документ. Каковы функции документа?

2.Охарактеризуйте нормативно-правовые обеспечения российского делопроизводства в современных условиях.

3.Перечислите признаки, по которым классифицируются документы, используемые в организациях. Какие разновидности документов Вы знаете?

делопроизводство.

21

5.Каково содержание понятий «система документации», «унифицированная система документации»? Приведите примеры унифицированных систем документации.

6.Дайте определение понятию «реквизит». Какова роль этого понятия в унификации и стандартизации?

7.В чем заключается суть унификации и стандартизации? Чем вызвана необходимость унификации и стандартизации в делопроизводстве?

3.2.1. Основные требования к оформлению управленческой документации

Управленческий документ должен отвечать целому комплексу требований, основными из которых являются:

-законность;

-достоверность;

-однозначность;

-конкретность;

-полнота;

-непротиворечивость;

-понятность;

-мотивированность;

-юридическая значимость.

Всоответствии с ГОСТ Р 51141-98 организационно-распорядительный документ – это: « вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельностью органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц».

ОРД классифицируют на три группы:

-организационно-правовая документация (учредительные договоры, уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);

-распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления,

решения, указания);

22

-информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.) и справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записи и т.п.).

Кроме того, ОКУД в число ОРД включает документы по личному составу (заявления, личные карточки, приказы (распоряжения) о приёме на работу, переводе, увольнении и т.п.).

Внормативных актах особое внимание уделяется структуре и пространственному расположению отдельных частей текста (реквизитов). Реквизит – это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа, установленный законом или положениями для деловых документов. По способу оформления реквизиты делятся на графические (герб, печать, эмблема) и текстовые. Текстовые, в свою очередь, подразделяются на простые, состоящие из одного - двух слов или цифр (дата, наименование вида документа и др.), и сложные, включающие несколько достаточно-самостоятельных частей (гриф утверждения, резолюция и др.). Кроме того, выделяются постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – это символы и индексы, наносимые на бланки и формы типографским или другим способом (герб, автор документа, справочные данные об организации и др.), а переменные вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления (текст, регистрационный номер, дата, подпись и т.д.).

Всоответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении ОРД используется типовой состав реквизитов, который состоит из 30 реквизитов. Этот же ГОСТ устанавливает в рамках стандартного листа бумаги (формата) место расположения для каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документа.

Стандартом предусматривается два варианта бланков - угловой и продольный. Схемы расположения реквизитов для наиболее широко применяемого формата А4 при угловом и продольном размещении постоянных реквизитов (угловые и продольные штампы) приведены соответственно на рис. 3.1, 3.2. Ориентировочные

23

границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется составом входящих в неё реквизитов, а сочетания зон в совокупности образуют формуляр документа.

Все поле формата условно разделяют на три части:

-служебное поле документа (часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения);

-поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов (располагается в левом верхнем углу формата для углового варианта бланка и в верхней его части при продольном варианте бланка документа);

-рабочее поле документа (остальная часть площади формата).

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Стандартом установлены следующие виды бланков документов:

-общий бланк;

-бланк письма;

-бланк конкретного вида документа.

Ниже перечисляются реквизиты, используемые при подготовке и оформлении ОРД в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30 – 2003:

01Государственный герб Российской Федерации. Помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном Гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ.

02Герб субъекта Российской Федерации. Помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

03Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). Помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации).

24

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен реквизит 01 или реквизит 02.

04Код организации. Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа.

05Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

06Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

07Код формы документа. Проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код является элементом идентификации документа и проставляется в том случае, если форма включена в ОКУД.

08Наименование организации. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при её наличии).

09Справочные данные об организации. Включают: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). ГОСТ не ограничивает состав сведений, включаемых в данные об организации.

10Наименование вида документа. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

25

27

11Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами, а последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

12Регистрационный номер документа. Состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др..

13Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам 08 и 09.

15Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном, а должность получателя и его фамилия в дательном падеже.

16Гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

17Резолюция. Должна содержать четкие указания относительно решения (подготовки решения) вопроса, изложенного в документе. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

18Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа, должен быть согласован с наименованием вида документа, отвечает на вопросы: о чём (о ком) ?,

28

чего (кого)?. К тексту документов, оформленных на бланках А5 , заголовок допускается не указывать.

19Отметка о контроле. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

20Текст документа. Является основным элементом документа. Состоит, как правило, из двух основных частей. В первой части излагаются причины составления документа, информация по рассматриваемому вопросу, основания составления документа, ссылки на основополагающие документы. Во второй части текста излагаются выводы, просьбы, предположения, распоряжения, рекомендации.

21Отметка о наличии приложения. Ставится после текста. Если в тексте документа упоминается наименование приложения, то в реквизите «приложение» оно не указывается.

22Подпись. В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

23Гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); подписи и расшифровки подписи (инициалов, фамилии).

24Виза согласования документа. Включает должность визирующего, его подпись, расшифровку подписи и дату визирования. При наличии замечаний и дополнений их оформляют в виде приложения.

25Оттиск печати. Ставится на документах, требующих особого удостоверения, подтверждения их юридической силы.

26Отметка о заверении копии. Необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Располагается ниже реквизита «Подпись» и содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись, расшифровку подписи, дату заверения и печать (при необходимости).

27Отметка об исполнителе. Включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его служебного телефона.

29

28Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Включает: ссылку на документ, свидетельствующий об исполнении, его дату и номер; краткие сведения об исполнении; слова «В дело №», в котором будет храниться документ; подпись исполнителя документа и дату направления в дело.

29Отметка о поступлении документа в организацию. Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы, минуты).

30Идентификатор электронной копии документа. Содержит наименование файла на магнитном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Расположение перечисленных выше реквизитов на бланках показано на рис. 3.1 и 3.2.

Вопросы для самоконтроля

1.Какие общие требования предъявляются к управленческому документу?

2.Дайте определение понятия « организационно-распорядительный документ». Приведите классификацию этого вида документов.

3.Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30-2003. Сформулируйте определение и назначение каждого из этих реквизитов.

4.Что собой представляют формуляры ОРД с угловым продольным расположением постоянных реквизитов?

5.Что такое бланк документа? Какие виды бланков Вы знаете?

6.Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

7.Изобразите от руки формуляры ОРД с угловым и продольным расположением постоянных реквизитов и покажите расположение реквизитов на этих бланках.

30

квартале (но не в I-м квартале). В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День Победы, Рождество Христово. Если начальное порядковое числительное написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 8 Марта, 9 Мая, 4 Ноября.

При оформлении документов допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами. Ниже приводятся некоторые из применяемых видов сокращений:

1) Название единиц измерения (при цифрах):

март - м, тонна – т, атмосфера – атм, ампер – А, час – ч, секунда – с, километр в час

–км/ч, сантиметр в секунду – см/с.

2)Общепринятые сокращения:

т.е. – то есть, и т.д. – и так далее, и т.п. – и тому подобное, и др. – и другие, и пр. – и прочие, н.э. – нашей эры.

3) Ссылки на иллюстрации, таблицы и части текста (с указанием номера):

гл.- глава, см. – смотрите, ил. – иллюстрация, кн. – книга, л.- лист, рис. – рисунок, п.п. – пункты, разд. – раздел, п.- пункт.

4)Названия ученой степени, звания, должности (при фамилии): акад. – академик, д.чл. – действительный член, проф. – профессор, доц. – доцент, канд. экон. наук – кандидат экономических наук, д-р техн. наук – доктор технических наук, зав. – заведующий, зам. – заместитель, инж. – инженер.

5)Различные сокращения (при названиях):

обл.- область, р-н – район, г. – город, с.- село, д.- деревня, з-д. – завод, им.- имени, ин-т – институт, ж.-д.-железнодорожный.

6) Различные сокращения (при цифрах):

табл. – таблица, ч. – часть, гл.- глава, млрд - миллиард, тыс.- тысяча, млн - миллион, р.(руб.)- рубль, к.(коп.)- копейка, кв.- квартал.

7) Буквенные аббревиатуры:

32

РФ – Российская Федерация, АСУавтоматизированная система управления, ГОСТ Р- национальный стандарт России, ПК – персональный компьютер, ОАО – открытое акционерное общество.

Не допускаются следующие сокращения:

ед. изм. – единица измерения, напр.- например, т.г.- текущего года, с.г.- сего года, т.н.- так называемый, т.о.- таким образом, ф-ла- формула, хар-ка- характеристика, п.ч.- потому что.

При написании многозначных чисел производится группировка их справа налево по три цифры (точку в пробелах ставить не допускается : 15 285 340; 14 187; 1 234. Простые дроби пишутся через косую черту: 5/8; 9/16. В десятичных дробях после запятой цифры группируются по три , начиная слева направо: 15,234 08; 1,183 276.

Порядковые числительные в тексте могут иметь следующую форму написания:

-буквенную (двадцать шестой);

-буквенно-цифровую (74-й);

-цифровую - римскими цифрами (XV чемпионат; XXI век).

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами: 7 тыс. рублей; 1 млн рублей; 1225 руб.85 коп.

Знак «%» при нескольких цифрах ставится только один раз: 20,25 и 30 % (но не 20 %, 25 % и 30 %). Перед числами, обозначающими меру, не ставят предлога или тире: протяженностью 20 км (но не протяженностью в 20 км).

В управленческих документах все меры длины, площади и т.п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин приводятся сокращенно (точка как знак сокращения не ставится): 25 кг, 3 см², 40 см³.

Математические формулы в документах отделяются от текста сверху и снизу расстоянием в три интервала. Перенос формулы на другую строку осуществляется после указания математического знака (=,+,-,:,х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или

33

числами делаются пропуски в один пробел. Пояснения к значениям символов приводятся непосредственно под формулой, написание которой заканчивается запятой. Пояснения начинают после слова «где», двоеточие при этом не ставится.

Не допускается применение одновременно машинописных и рукописных символов в одной формуле ( в этом случае рекомендуется рукописный вариант написания формулы). Если формул в тексте несколько, их следует нумеровать. Нумерацию проставляют на одном уровне с формулой у границы правого поля листа арабскими цифрами в круглых скобках. Нумерация может быть сквозной или связанной с номером раздела (главы текста), но не с номерами пунктов или подпунктов. Несложные и ненумерованные формулы (например, М=500г) могут быть расположены внутри текста документа.

С прописной буквы пишутся: Конституция Российской Федерации, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации (название), Кодекс Российской Федерации (название).

Со строчной буквы пишутся: проект федерального конституционного закона (название), проект федерального закона (название), распоряжение, постановление Государственной Думы Федерального Собрания, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Правительства Российской Федерации.

Для лучшей наглядности и сравнения показателей используют особую пространственную форму подачи цифровых или словесных сведений, называемую таблицами. Таблицы могут быть разной сложности, нумерация таблиц производится аналогично нумерации математических формул. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Над последующей частью в этом случае пишут слова «Продолжение таблицы…», «Окончание таблицы…».

Выводами называют такую форму подачи цифрового материала, когда в связи с его небольшим объёмом нецелесообразно оформлять таблицу. В выводе, в отличие от таблицы, колонки должны быть разделены не линиями, а отточиями.

34

Контроль качества составления документа сводится к редактированию текста и оформлению его согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Контроль качества состоит из трех этапов: первое чтение, проверка фактического материала и правка текста. Различают следующие виды правок:

-правка-вычитка - сличение перепечатанного текста с отредактированным, ранее выверенным документом;

-правка-сокращение - устранение из текста длинного, несущественного материала;

-правка–переделка - используется в тех случаях, когда составитель документа плохо владеет деловой речью, не умеет выразить нужную мысль письменно;

-правка-обработка - комплексный вид правки, включающий все работы с проектом документа, которые выполняются при проведении предыдущих трех видов правки.

Вопросы для самоконтроля

1.Каковы основные особенности делового языка служебной документации?

2.Что такое формат бумаги и какие форматы применяются для оформления служебных документов?

3.Каковы общие требования при оформлении печатного текста документа?

4.Какие размеры полей для служебной документации установлены ГОСТ Р

6.30-2003?

5.Как оформляется нумерация страниц на служебных документах?

6.Какие способы и разновидности оформления дат в документах Вы знаете?

7.Как осуществляется в служебных документах написание чисел, физических величин, математических формул, сокращений слов и словосочетаний?

8.Что такое таблица и как она оформляется в документах?

35

3.2.3. Организационно-правовые документы

Организационные документы – это документы, устанавливающие порядок создания организации и ее работы. По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объёму.

К видам организационных документов относятся учредительный договор, предпринимательский договор, инструкции организационно-методического назначения (например, должностная инструкция), положение об организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка, структура предприятия и штатная численность его персонала, устав организации и другие документы. Ниже рассматриваются некоторые из них.

1. Учредительный договор – это организационно-правовой акт, обязательный для создания и функционирования юридического лица. Договор оформляется на листах бумаги формата А4. Порядок заключения, составления и оформления, вступления в силу, прекращения действия и другие юридические акты учредительного договора регламентируются законодательством Российской Федерации.

Учредительный договор может состоять из следующих разделов:

-вводная часть;

-цель заключения договора;

-наименование и правовая форма организации;

-предмет деятельности;

-местонахождение организации;

-обязанности участников (учредителей) по созданию юридического лица;

-порядок образования имущества;

-условия об ответственности конкретных участников (учредителей);

-порядок распределения прибыли и погашения убытков;

-порядок управления делами юридического лица;

-права и обязанности участников (учредителей);

-ответственность за нарушение договора;

36

-условия и порядок выхода участников (учредителей) из состава организации и принятия новых членов;

-порядок рассмотрения споров;

-порядок реорганизации и ликвидации юридического лица.

2.Устав организации – это правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Устав оформляется на стандартных листах бумаги (формат А4) и должен иметь: наименование организации, наименование вида документа, дату (датой устава является дата его утверждения), гриф утверждения, отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций), место издания (город), текст, подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря). Ниже приводится пример оформления титульного листа устава открытого акционерного общества рис. 3.3.

Вчисло обязательных разделов текста устава включаются:

-общие положения (цели и задачи организации);

-организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи);

-регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц);

-производственно-хозяйственная и коммерческая деятельность;

-финансово-материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями);

-отчётная и ревизионная деятельность;

-порядок реорганизации и ликвидации организации.

Текст может быть дополнен и другими разделами (уставной капитал, акции, ценные бумаги и др.).

37

УСТАВ Открытого акционерного общества

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ ТЕКСТ

Город - год

Рис.3.3. Макет оформления титульного листа устава.

3. Положение об организации – нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. Положение должно иметь: наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подписи составителей, печать (при необходимости). Текст может состоять из следующих разделов:

-общие положения;

-цели и задачи организации;

-функции организации, ее структура (состав подразделений, их взаимосвязи);

-руководство;

38

-права и обязанности;

-контроль, проверка, ревизия деятельности;

-порядок реорганизации и ликвидации организации.

4.Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативный акт (документ), детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации и соответствующий нормам и требованиям Трудового кодекса Российской Федерации. Правила внутреннего трудового распорядка чётко структурированы и содержат следующие разделы:

-общие положения;

-порядок найма и высвобождения работников;

-основные обязанности работников;

-основные обязанности работодателя (администрации);

-рабочее время и его использование;

-поощрения за успешные результаты работы;

-ответственность за нарушения трудовой дисциплины.

5.Структура организации (состав подразделений) и численность персонала (наименование должностей и их число) – это специальный документ, оформленный на общем бланке организации формата А4. Документ подписывается заместителем руководителя организации, визируется главным бухгалтером, начальником отдела персонала (кадров) и утверждается генеральным директором (заверяется гербовой печатью).

6.Штатное расписание – это правовой акт, содержащий список структурных подразделений организации, должностей сотрудников и их окладов, надбавок и месячного фонда заработной платы. Документ утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. Штатное расписание должно иметь: наименование организации, наименование вида документа, дату, номер, текст, визы руководителей структурных подразделений и главного бухгалтера. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации.

7.Инструкции организационно-методического назначения – это организационно-правовые документы длительного действия, определяющие собой

39

научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности организации, её служб и подразделений. В основу содержания инструкций положены соответствующие законодательные акты РФ, государственные стандарты и нормативно-методические материалы федеральных органов власти и управления.

8. Должностная инструкция – это нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия. Должностная инструкция – один из важных документов с которым должны знакомить работника при приёме на работу и при переходе на другую должность. Разработка должностей инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделения, согласовывается с отделом управления персоналом, с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Осуществляется разработка с учётом тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих.

Должностная инструкция должна иметь:

-наименование министерства (если является отраслевой);

-наименование организации, разработавшей инструкцию;

-наименование вида документа;

-дату;

-номер;

-заголовок к тексту;

-гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится);

-текст;

-подписи составителей;

-печать (при необходимости);

-визы.

На рис. 3.4 представлены формуляр и структура текста должностной инструкции. На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником.

40

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите все известные Вам виды организационно-правовых документов. Каково место и назначение их в деятельности организации?

2.Перечислите основные требования к оформлению учредительного договора и устава организации.

3.Изложите содержание (структуру текста) Положения об организации.

4.Какие документы характеризуют структуру и штатную численность организации? Коротко опишите их.

5.Опишите структуру текста и основные требования к оформлению документа Положение о структурном подразделении.

6.Дайте определение документа Должностная инструкция, изложите структуру этого документа.

7.Охарактеризуйте основные требования, предъявляемые при оформлении к предпринимательскому договору.

41

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации (подпись) И.О. Фамилия

00.00. 0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

______________________________________________________________________________

(наименование должности и структурного подразделения организации)

ТЕКСТ (структура текста)

1.Общие положения.

2.Функции.

3.Должностные обязанности.

4.Права.

5.Ответственность.

6.Взаимоотношения (связи по должности).

7.Квалификационные требования.

8.Оценка работы.

Рис. 3.4. Формуляр и структура текста должностной инструкции

42

3.2.4. Распорядительные документы

Распорядительные документы – это обладающие юридической силой документы, издаваемые руководством организации и содержащие управленческие решения, направленные на выполнение текущих и перспективных задач.

К распорядительным документам относят следующие виды документов: приказ, постановление, решение, распоряжение, указание, протокол. При этом протокол (как вид документа) можно одновременно относить и к распорядительным (так как он фиксирует решения коллегиального органа), и к информационносправочным документам (так как он содержит информацию об обсуждении вопросов на заседании коллегиального органа). Часть из перечисленных документов создается в условиях единоличного принятия управленческих решений (приказ, постановление, указание, распоряжение), часть- в результате работы коллегиального (совещательного) органа-коллегии, правления, совета, комиссии (решение, постановление, протокол).

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Приказ является одним из важнейших документов предприятия и оформляется на специальном бланке или на общем бланке (с угловым или продольным расположением реквизитов). По содержанию и способам оформления приказы делятся на следующие группы:

-приказы по основной деятельности (затрагивают вопросы организации работы предприятия, финансирования, планирования, отчётности, снабжения, реализации продукции и другие производственные и административнохозяйственные вопросы);

-приказы по личному составу (персоналу) предприятия (затрагивают вопросы, связанные с приёмом, переводом или увольнением работников, поощрением и

наказанием работников).

Приказ должен иметь: наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Датой приказа является дата его подписания руководителем.

43

Нумерация приказов - последовательная, с января по декабрь в пределах года (№1, №2,…). Макет оформления приказа по основной деятельности предприятия представлен на рис. 3.5.

Текст приказа должен иметь заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулирующийся при помощи существительных (О назначении.., Об утверждении.., Об итогах…). Как правило, текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части указывают основания издания приказа (нормативные документы государственных или муниципальных органов, решения совета директоров, решения общих собраний акционеров, производственная необходимость). В этой части документа наиболее употребительными являются такие слова и словосочетания: в соответствии с постановлением (решением)…, во исполнение постановления (решения)…, в целях улучшения (экономии, ограничения, увеличения…) и т.п.

Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается (без кавычек) прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце ставится двоеточие. Далее указывается: «кому» (исполнителю или структурному подразделению); «что сделать» (указывают конкретную работу); «до какого числа» (сроки её окончания). Если поручение исполнителю даётся постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать. Текст приказа (если поручений несколько) делится на пункты. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением приказа осуществляет руководитель предприятия.

44

2. Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, для разрешения оперативных вопросов:

-информационно-методического характера;

-повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности;

-связанных с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов.

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Распорядительная часть начинается со слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ (без кавычек).

3.Постановление – документ, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями. Постановления состоят из вступительной и распорядительной части, последняя начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ (без кавычек).

4.Решение – распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарём коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Распорядительная часть документа начинается глаголом РЕШАЕТ (РЕШИЛ), перед которым указывается название коллегиального органа.

5.Указание – правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкцией и других актов данной или вышестоящей организации. По аналогии с описанными выше распорядительными документами, указание, как правило, состоит из двух частей - вступительной и распорядительной. Текст распорядительной части начинается словом ОБЯЗЫВАЮ (или ПРЕДЛАГАЮ).

46

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите виды распорядительных документов, оцените их место и назначение в управлении предприятия.

2.Какие существуют этапы подготовки распорядительных документов?

3.Опишите структуру, состав реквизитов и требования к тексту следующих распорядительных документов:

-приказ по основной деятельности;

-распоряжение;

-указание;

-постановление;

-решение.

3.2.5. Информационно-справочные документы

Информационно-справочные документы содержат информацию, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, письма, телеграммы, телефонограммы, факсограммы, справки, докладные и служебные записки, протоколы и др. Рассмотрим некоторые из этих документов.

1. Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть внешней и внутренней; внешняя составляется на общем бланке организации, внутренняя – на бланке структурного подразделения или на листах формата А4, А5. Докладная записка должна иметь: наименование структурного подразделения – автора документа; наименование вида документа; дату; номер (не обязательный реквизит); заголовок к тексту; текст; подпись.

Заголовок к тексту должен раскрывать содержание записки и отвечать на вопрос «о чем?». Датой записки является дата подписания ее автором. Текст, как правило, состоит из двух частей:

47

-в вводной части указываются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки;

-в основной части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые (по мнению составителя) необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

2.Объяснительная записка – это документ, который поясняет отдельные положения основного документа (плана, программы, отчета, проекта), или объясняет причины какого-либо события, факта, поступка (чаще всего случаи нарушения трудовой дисциплины). В первом случае документ представляет собой приложение к основному документу (плану, отчету), объясняет и дополняет его. Такой документ оформляется на общем бланке и подписывается руководителем. Во втором случае документ представляет собой объяснение причины поведения, поступка, ситуации. Текст такой записки строится по схеме: вначале описывается ситуация, поступок, затем объясняются причины произошедшего. Такие записки оформляются так же, как и внутренние докладные записки.

3.Справка – это документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий или явлений, а также удостоверяющий какой-либо юридический факт. Справки бывают двух основных видов:

-справки по запросам граждан (работников). Это справки, подтверждающие работу (учебу), оплату труда, место проживания и т.п. Такие справки выдает руководство организации. В них указываются специальность, должность, квалификация, период работы и размер заработной платы. Оформляются такие справки, как правило, на бланках справок формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст;

-справки по производственным вопросам, которые, в свою очередь, бывают внешними (составляются по запросам вышестоящих и сторонних организаций, имеющих право на получение информации) и внутренними (составляются и

используются внутри учреждения).

Справка должна иметь: наименование вида документа; дату; номер (при необходимости); текст; подпись; печать. Датой справки является дата ее подписания

48

должностным лицом. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже. Текст справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Составляют подобные справки, как правило, в одном экземпляре.

4.Акт – документ, составляемый группой лиц и подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются по различным поводам

ипотому имеют много разновидностей (например, акт списания материалов, акт проверки и др.). Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как правило, на бланке и содержит следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подписи, печать (для внутренних и внешних актов), приложения.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы (предложения). Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. С актами ревизий, проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают.

5.Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения между учреждениями и частными лицами. По содержанию и назначению письма могут быть:

-инструкционные;

-гарантийные;

-информационные;

-рекламные;

-коммерческие;

-рекламационные;

-письма-приглашения и др.

Письма оформляются на бланке письма и должны иметь:

-дату;

49

-номер;

-ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах-ответах);

-адресат;

-заголовок (отвечающий на вопрос «о чем?»);

-текст;

-подпись;

-отметку об исполнителе;

-отметку о наличии приложений.

Вписьмах название вида документа (за исключением гарантийного письма) не указывается.

6. Телеграмма – документ, отличающийся от других письменных документов способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования. Различают следующие категории телеграмм: обычная, срочная, правительственная, телеграмма-письмо и др.

7. Телекс – разновидность телеграммы, отличающейся от обычной особым способом передачи – по абонентской телексной сети, т.е. по телетайпу – аппарату телеграфной связи, абонируемому организацией.

8. Факс (телефакс, факсограмма) – получаемая по каналам телефонной связи на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного).

9. Телефонограмма – документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Ниже на рис. 3.6…..3.12 приведены примеры оформления некоторых из описанных в этом разделе информационно-справочных документов.

50

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите виды информационно-справочной документации, дайте их краткую характеристику и сферу применения.

2.В чем заключаются особенности языка и стиля служебных писем?

3.Изложите основы этикета в деловой переписке.

4.Перечислите виды служебных писем. Опишите состав реквизитов и структуру служебного письма.

5.Каковы общие требования, предъявляемые к служебным письмам?

6.Каковы особенности оформления писем, передаваемых электронной почтой? Каковы основные правила сетевого этикета?

7.Сформулируйте требования, предъявляемые к составлению и оформлению телеграмм, телефонограмм, факсов.

8.Каковы особенности составления и оформления актов и протоколов?

9.Каковы особенности оформления докладной, служебной и объяснительной записок? В каких случаях применяется каждая из них?

51

52

Адресат:

Наименование должности И.О.Фамилия (в дат. падеже)

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА

Текст по структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма.

(Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении. Записка может содержать предложение, просьбу).

00. 00. 0000

Рис. 3.7. Макет оформления служебной записки

Адресат:

Наименование должности И.О.Фамилия (в дат. падеже)

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Текст записки должен быть объективным, убедительным, давать чёткие разъяснения. По структуре и построению объяснительная записка аналогична докладной записке.

00. 00. 0000

Рис. 3.8. Макет оформления объяснительной записки

53

Рис. 3.9. Макет оформления акта

54

Рис. 3.10. Макет делового письма

55

Рис. 3.11. Макет факса

Рис. 3.12. Макет телефонограммы

56

3.2.6.Документы по личному составу

Корганизационно-распорядительным документам по личному составу относятся: приказы по личному составу, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, лицевые счета по зарплате, личные дела и др. Комплекс первичных учетных документов по личному составу приводится в альбоме унифицированных форм документов, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004г. №1. Перечень унифицированных форм распорядительных документов по учету труда выглядит следующим образом:

-приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (ф.№Т-1);

-приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (ф.№Т-1а);

-личная карточка работника (ф.№Т-2);

-личная карточка государственного (муниципального) служащего (ф.№Т-2ГС);

-штатное расписание (ф.№Т-3);

-учетная карточка научно-педагогического работника (ф.№Т-4);

-приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (ф.№Т-5);

-приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (ф.№Т-5а);

-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ф.№Т-6);

-приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (ф.№Т-6а);

-график отпусков (ф.№Т-7);

-приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работником (увольнении) (ф.№Т-8);

-приказ (распоряжение) о прекращении действия (расторжения) трудовых договоров с работниками (увольнении) (ф.№Т-8а);

-приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (ф.№Т-9);

-приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф.№Т-9а);

-командировочное удостоверение (ф.№Т-10);

-служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

(ф.№Т-10а);

-приказ (распоряжение) о поощрении работника (ф.№Т-11);

-приказ (распоряжение) о поощрении работников (ф.№Т-11а).

57

Приказ по личному составу готовится работниками кадровой службы организации по поручению руководителя, оформляется на бланке типовой межотраслевой формы (при отсутствии типового бланка – на стандартном листе А4) и должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок; текст; основание; подпись; отметку об ознакомлении.

Трудовой договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении трудовых правоотношений и регулирующий их. Договор составляется

вписьменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами (один экземпляр для работника, другой для работодателя). Договор может заключаться на неопределенный срок или на определенный срок не более пяти лет (срочный договор). Трудовой договор должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; место составления; текст; подписи работодателя и работника (с указанием должностей и расшифровок подписей); печать.

Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения

вгосударственные органы и должностным лицам.

Обращения бывают трех видов:

-жалоба – документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан;

-заявление – документ, в котором указываются просьбы личного или общественного характера, направленные на реализацию предоставленных законом прав и интересов граждан;

-предложение – документ, в котором указывается необходимость совершенствования работы государственных органов, предприятий, общественных организаций и рекомендуются пути и способы решения

поставленных задач.

Частными (личными) документами являются: заявление, автобиография, резюме, доверенность.

58

Автобиография – документ информационного типа, назначение которого состоит в описании жизненного пути составителя. Типового формуляра для автобиографии не существует, составляется она в произвольной форме от первого лица, пишут ее от руки на листе бумаги форматом А4. Все сведения даются в прямом хронологическом порядке. Автобиография должна содержать:

-название документа;

-сведения о составителе (имя, отчество, фамилия автора; число; месяц; год и место рождения; сведения о родителях);

-сведения об образовании (когда и где учился, специальность по образованию);

-сведения о трудовой деятельности (специальности, виды деятельности, места работы и должности);

-знаки отличия (награды и поощрения);

-участие в общественной работе;

-сведения о семье (семейное положение, состав семьи, домашний адрес, телефон);

-дату и личную подпись.

Резюме – сжатая краткая информация о себе. Чаще всего резюме используется при устройстве на работу в коммерческие структуры. Резюме – это аналог анкеты или автобиографии, выполненный в сжатой форме. Главные принципы составления резюме – подчеркнуть положительные, сильные моменты и сделать незаметными (насколько это возможно) отрицательные моменты (слабые стороны). Макет краткого резюме представлен на рис. 3.13.

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего получить что-то). Доверенности могут быть служебными и личными:

-служебная доверенность оформляется на бланке доверенности, составляется от имени организации, подписывается руководителем и заверяется печатью организации;

-личная доверенность оформляется на стандартных листах А4, А5, выдается гражданином, удостоверяется в нотариальном порядке по месту работы, учебы или проживания.

59

В общем случае текст доверенности имеет следующую структуру:

-наименование документа (пишется в центре строки);

-текст (начинается с красной строки);

-дата (слева), подпись (справа);

-заверение документа.

При составлении доверенности используются клишированные формы: кто?+доверяю+кому?+инфинитив (получить) что? Пример оформления доверенности представлен на рис. 3.14.

Трудовой кодекс РФ предусматривает меры ответственности работника за ненадлежащее исполнение им своих обязанностей и систему мер поощрения за успешное и добросовестное их выполнение. Поощрение объявляется в приказе (распоряжении) по форме №Т-11 или №Т-11а (для группы работников), доводится до сведения трудового коллектива и заносится в трудовую книжку работника. За допущенные проступки ТК РФ предусматривает применение следующих дисциплинарных взысканий: замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. Примерная форма представления о наложении взыскания показана на рис. 3.15.

60

РЕЗЮМЕ

Дата: 00. 00. 0000

Фамилия, имя, отчество:

Адрес: улица, дом, квартира, город, индекс

Телефон: 000 00 00

Дополнительные сведения: владение иностранным языком, использование техники, учёные степени, учёные звания, наличия публикаций, наличия изобретений и т.п.

Черты характера: указываются важнейшие, по мнению претендента на должность, свойства его характера.

( подпись) И.О. Фамилия

Рис. 3.13. Макет краткого оформления резюме

61

ДОВЕРЕННОСТЬ

Я, студент третьего курса института автомобильного транспорта СЗТУ Петров Пётр Петрович ( паспортные данные:…), доверяю студенту четвёртого курса института управления производственными и инновационными программами СЗТУ Иванову Ивану Ивановичу (паспортные данные: … ) получить мою стипендию за май 2008г.

Подпись студента П.П. Петрова удостоверяю.

Дата

Рис. 3.14. Пример оформления доверенности

Прием на постоянную работу нового сотрудника при наличии вакантной должности, предусмотренной штатным расписанием, перевод работника на другую должность и увольнение работника (расторжение трудового договора) осуществляются по схемам, приведенным соответственно на рис. 3.16, 3.17 и 3.18.

Все работники предприятий, организаций в соответствии с ТК РФ пользуются в течение года основным отпуском продолжительностью 28 календарных дней с сохранением места работы и средней заработной платы. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев непрерывной работы у данного работодателя.

62

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

О наложении дисциплинарного

взыскания на

___________________________

Ф.И.О.

___________________________

должность

СТРУКТУРА ТЕКСТА

1.Мотив и вид нарушения

2.Ф.И.О. работника полностью

3.Наименование должности

4.Вид взыскания («объявить», «лишить» и т.п.)

5.Основание (ссылка на документ или статью ТК РФ)

Визы: юридическая служба отдела персонала организации

Рис. 3.15. Примерная форма представления о наложении взыскания

63

Резюме*

Заявление*

Автобиография. Характеристика.

Рекомендательное письмо, анкета*

Трудовой договор

Приказ о приёме на работу (ф. № Т-1 или №Т-1а)

* Документы Трудовым кодексом Российской Федерации не предусмотрены. Оформляются по взаимному согласию работника и работодателя для комплектования личного дела (в ряде случаев автобиография и анкета предусмотрены как обязательные).

Рис.3.16. Последовательность документирования при приёме работника на работу

64

Приказ по форме №Т-5 или №Т-5а

о переводе на другую должность

Рис.3.17. Последовательность документирования перевода работника на другую должность

Заявление работника или иные основания для увольнения

Приказ (распоряжение) об увольнении (о прекращении действия трудового договора), ф.№Т-8 или №Т-8а)

Рис. 3.18. Последовательность документирования увольнения работника

65

Вопросы для самоконтроля

1.Перечислите виды документов по личному составу. Дайте их краткую характеристику.

2.Приведите классификацию документов по оформлению трудовых правоотношений.

3.Опишите последовательность оформления и состав требуемых документов при поступлении на работу.

4.Дайте определение документа Трудовой договор, назовите основные его реквизиты и изложите его содержание.

5.Перечислите порядок оформления и заполнения трудовой книжки.

6.Опишите последовательность оформления и условия перевода работника на другую должность.

7.Опишите последовательность оформления и состав документов, используемых при увольнении работника.

8.Перечислите причины, по которым трудовой договор может быть прекращен.

3.2.7. Организация и технология документационного обеспечения управления

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, а организация работы с документами – это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

В документационном обеспечении различают входящие (поступающие в организацию), исходящие (отправляемые из организации) и внутренние (составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе) документы.

Входящие документы могут быть доставлены по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

66

-первичную обработку (проверку правильности доставки, проверку количества листов поступившего документа, проверку наличия приложения);

-предварительное рассмотрение (распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые);

-разметку (распределение документов для передачи их руководителю предприятия, заместителям руководителя предприятия, в структурные подразделения, конкретным исполнителям);

-регистрацию (на регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа, дату поступления и время поступления (при необходимости));

-рассмотрение документов руководством (руководитель должен определить исполнителя, дать конкретные указания по исполнению и указать сроки исполнения – оформляются указания в виде резолюции);

-направление на исполнение (осуществляется под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения);

-контроль исполнения (применяется обычно при исполнении отдельных важных или срочных документов руководителем организации);

-исполнение документов;

-подшивку документов в дела (на документе исполнителем проставляется

реквизит «отметка об исполнении документа и направлении его в дело»). Исходящие документы могут быть отправлены по почте, курьером, по факсу,

электронной почтой. Исходящие документы проходят следующие этапы обработки:

-составление проекта документа исполнителем (составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре);

-проверка правильности оформления проекта документа (осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства);

-согласование проекта документа (осуществляется, при необходимости, с другими специалистами предприятия и оформляется визами);

67

-подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

-регистрация документа (осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства в специальном «Журнале регистрации исходящих документов»).

Затем первый экземпляр отправляется адресату, а второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Внутренние документы (приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки и др.) проходят этапы подготовки, оформления, исполнения и завершения. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими, а на этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами – такой же, как и с входящими документами.

Рациональная организация документооборота чрезвычайно важна для каждой организации. При этом важно соблюдать следующие основные принципы:

-оперативность (движение документов по наиболее краткому пути с минимальными затратами труда и времени);

-однократность пребывания документа у одного исполнителя (в одном структурном подразделении);

-параллельность (одновременное выполнение различных операций по обработке документа с целью сокращения времени по его пребыванию в сфере

делопроизводства).

На рис. 3.19 представлен пример схемы документооборота в некотором предприятии, в которой выделены 14 этапов (операций):

1.Заключение договора с клиентом.

2.Переговоры о составе транспортной услуги.

3.Менеджер отдела организации и контроля формирует внутренний документ (карту учета), которая содержит уникальный код комплекса работ. Уникальный код используется для отслеживания транспортной услуги.

68

4.Менеджер отдела организации и контроля формирует смету работ и утверждает ее у клиента.

5.Утвержденная смета и уникальный код комплекса работ передаются в отдел счетов.

6.Исполнителей информируют о предстоящей услуге (с соисполнителями заключаются договоры на оказание услуг).

7.В отдел счетов поступают счета от соисполнителей по затратам на выполнение предстоящих работ.

8.Отдел счетов выставляет клиенту счета в объеме стоимости услуг соисполнителей.

9.Счета соисполнителей передаются в бухгалтерию для оплаты.

10.Клиент осуществляет платеж на счет предприятия.

11.Бухгалтерия получает выписку по оплаченным счетам из банка.

12.Бухгалтерия передает информацию о платежах в отдел счетов.

13.Бухгалтерия передает в банк платежные поручения на оплату счетов соисполнителей. Операция по получению средств от клиента и перевода их исполнителям (соисполнителям) осуществляется «день в день».

14.Исполнители (соисполнители) осуществляют перевозку груза при оперативном контроле менеджера и последующем информировании отдела счетов (подписанные клиентами акты о выполненных работах и путевые листы).

69

70

Вопросы для самоконтроля

1.Что такое документооборот, каковы принципы его организации?

2.Какие потоки документов можно выделить в документообороте организации?

3.Каков порядок прохождения и исполнения входящих документов?

4.Каков порядок прохождения внутренних документов?

5.Каков порядок подготовки и прохождения исходящих документов?

6.В чем заключается первоначальная и предварительная обработка поступающей корреспонденции?

7.Как определить необходимую численность персонала службы документационного обеспечения управления (ДОУ)?

3.2.8. Регистрация документов, номенклатура и хранение дел

Регистрация документа – это запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация необходима для обеспечения сохранности, удобства поиска, учета и контроля исполнения документов.

Различают три формы (системы) регистрации документов:

-централизованная (система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте или одним работником. При этом появляется возможность создания единого справочного центра по документам предприятия);

-децентрализованная (система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях);

-смешанная (система предполагает централизованную регистрацию части (наиболее важных) документов, а другая часть регистрируется в структурных подразделениях).

Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние

документы, коммерческие контракты, документы с грифом ограничения доступа).

71

Кроме того, различают три вида регистрации: журнальная, карточная, компьютерная.

Кнерегистрируемым документам относятся:

-поздравительные письма;

-приглашения;

-рекламные письма, каталоги, прайс-листы;

-печатные издания (журналы, брошюры);

-извещения, сообщения о встречах, переговорах;

-письма с пометкой «лично»;

-программы конференций, совещаний и т.п.

Цель контроля исполнения документов – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя предприятия поставлены на контроль. Контроль осуществляют: руководители, заместители руководителя, специальные структурные подразделения, работники службы делопроизводства, секретари-референты. Содержание контроля исполнения документов:

-занесение данных о документе, исполнителе и сроках исполнения в учетные формы;

-установление промежуточных контрольных сроков;

-извещение исполнителей о сроках и получение информации о ходе исполнения;

-фиксация промежуточных результатов исполнения документа;

-информирование руководства о результатах контроля;

-снятие документа с контроля по указанию руководства;

-подготовка сводок (сообщений) об исполнительской дисциплине в предприятии. Сроки исполнения документов делятся на типовые и индивидуальные. Для

ведения контроля в качестве учетных форм используются журналы регистрации, персональные компьютеры, органайзеры (планировщики).

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена: для группировки

72

исполненных документов в дела; для учета и обеспечения сохранности дел; для оперативного поиска документов в делах. Номенклатуры дел подразделяются: на типовые, примерные и конкретного предприятия. На рис. 3.20 приведен макет формы сводной номенклатуры дел для некоторого предприятия.

Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо придерживаться определенного порядка:

-в дело помещают документы , работа по которым завершена;

-документы, подшитые в дело, должны быть подлинниками или заверенными копиями;

-документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

-документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

подразделение, номер папки по номенклатуре дел, заголовок дела, год заведения, срок хранения.

Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа (для удобства поиска и проверки наличия дела). Во время оперативного хранения дела могут выдаваться во временное пользование на срок не более одного месяца сотрудникам предприятия и сторонним организациям. На дело, выданное

73

сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают: номер дела, дату выдачи, кому выдано (Ф.И.О.), структурное подразделение, подпись исполнителя, срок возврата, отметка о возврате, примечание.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет ( исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения». В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 год, 3года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет, и постоянно. Срок хранения «ДМН» (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие. В результате работы экспертной комиссии документы могут подразделяться на три группы:

-документы , передаваемые в архив (со сроком хранения – свыше 10 лет);

-документы, необходимые для дальнейшего производства в делопроизводстве (со сроком хранения – до 10 лет включительно);

-документы, подлежащие уничтожению.

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления. Эти дела делят на две группы:

-по основной (производственной) деятельности;

-личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи:

-опись №1 (дел по основной деятельности);

-опись №1 л/с (дел по личному составу).

74

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. Приемпередача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом.

Вопросы для самоконтроля

1.Что такое регистрация документа ?

2.Какие формы (системы) регистрации документов существуют? Преимущество

инедостатки каждой из них.

3.Какие документы относятся к нерегистрируемым ?

4.Сформулируйте цель и опишите содержание контроля документов.

5.Что такое номенклатура дел ? Приведите пример оформления и содержания номенклатуры дел.

6.Что такое экспертиза ценности документов ? Кто её осуществляет ?

7.Что входит в состав работ по оформлению дел для хранения ?

8.Опишите порядок передачи дел в архив.

9.Каким документом установлены сроки хранения документов в архиве организации ?

75

3.2.9. Средства автоматизации документирования управленческой деятельности

Применяемые в делопроизводстве и управлении технические средства называют организационной техникой или оргтехникой. В соответствии с назначением все оргтехнические средства можно разбить на следующие группы:

-средства для составления служебных документов;

-копировальная и множительная техника;

-средства физической обработки документов;

-средства хранения, поиска и транспортирования документов;

-техника управленческой связи.

Основной объем документации в настоящее время оформляется с помощью персональных компьютеров. Тем не менее, в отечественной практике ещё остаётся востребованным машинописный способ составления документов. При этом находят применение два поколения портативных, компактных и канцелярских пишущих машинок: стандартные механические и электромеханические; стандартные электронные со строковым дисплеем и без него. Для записи докладов, выступлений, переговоров и в ряде других случаев используются диктофоны (иногда магнитофоны). Наиболее перспективными можно считать два класса диктофонов: работающие с микрокассетой (PearLcorder) и работающие со стандартными миникассетами (Recorder). Особое внимание заслуживают диктофоны серии Pocket Memo Executiv, выпускаемые фирмой Philips и имеющие интерфейс с компьютером.

Средства копирования (репрографии) документов весьма разнообразны и различаются как видом носителей копируемых документов, так и видом носителей, на которых создаются копии документов. Различают электрографическое и цифровое электрографическое копирование. Электрографическое копирование является в настоящее время наиболее распространенным способом копирования. Чаще всего при этом применяются аппараты фирмы Xerox (в малом предпринимательстве получили распространение портативные копировальные аппараты фирмы Canon). Цифровое электрографическое копирование развивается

77

в связи с внедрением компьютерных технологий создания электронных документов. Здесь используются копировальные аппараты фирм Xerox, Ricon и др. Цифровой копировальный аппарат включает в себя: сканер, микропроцессор, запоминающее устройство, лазерный принтер и другие устройства.

Ксредствам физической обработки документов относятся:

-адресовальные машины (используются для впечатывания в документы локальных фрагментов текста, адресов клиентов, заявлений, заголовков счетов, извещений, платежных документов и др.);

-маркировальные машины (печатают на конвертах почтовые штампы с указанием даты отправления и суммы оплаты);

-штемпелевальные устройства (нумераторы) (служат для печатания на документах коротких цифровых сообщений: номеров, дат и т.п.);

-ламинаторы (машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и небрежного хранения);

-фальцевальные машины (устройства для выполнения различных видов фальцовки бумаг по заданному формату);

-брошюровальные машины (устройства для сшивания брошюр с помощью металлических скрепок);

-листоподборочные машины ( автоматы для подборки отпечатанных листов в блок при изготовлении книг, брошюр и т.п.);

-листоукладочные машины (вибрационные машины, выравнивающие пачки бумаг).

Взависимости от конструкции средства хранения и поиска документов бывают разными, механизированными и автоматизированными. В зависимости от носителей информации их можно разделить на две группы: средства хранения и поиска бумажных документов произвольной формы; средства хранения и поиска стандартных информационных карточек. Из всех используемых на практике систем хранения документов наибольшую емкость и наименьшую стоимость хранения единицы информации имеют системы хранения на микрофильмах. Микрофильмирование – это получение фотографическим путем на специальном

78

носителе уменьшенных (иногда в сотни раз) микрофотокопий документоворигиналов.

Из всего разнообразия существующих в настоящее время технических средств связи в делопроизводстве находят применение следующие:

-электронная почта (E-mail) – система связи, которая дает возможность пользователям сети Интернет обмениваться электронными письмами, а также передавать любые файлы небольшого размера;

-телефонная связь – самый распространенный вид оперативной связи. Различают три вида: телефонная связь общего пользования; внутриучрежденческая телефонная связь; мобильная и видеотелефонная связь;

-телеграфная связь - охватывает практически всю заселенную часть страны, обеспечивает международную связь предприятий и учреждений;

-факсимильная связь – процесс дистанционной передачи текста. Для организации факсимильной связи используются телефаксы (факсы) и канал связи (телефонная

сеть).

Качественно новые возможности документационного обеспечения управления появились в связи с широким внедрением компьютерных технологий. С точки зрения документационного обеспечения управления персональный компьютер позволил представить управленческую информацию в электронно-цифровой форме, т.е. в виде электронного документа, обеспечив тем самым важнейшее условие для автоматизации основных функций делопроизводства.

Важным этапом в развитии средств передачи информации явилось широкое распространение информационных технологий в виде локальных вычислительных сетей. Различают четыре основные геометрические разновидности (топологии) локальных сетей:

-шинная топология – наиболее простая топология, используется в офисах с небольшим число сотрудников (10-15 чел.). Такая технология использует линейный канал передачи данных, к которому все рабочие узлы подсоединены через интерфейсную плату. Информация поступает на все узлы, но принимает сообщение только тот, которому оно адресовано;

79

-кольцевая сеть – находит применение как более надежная. Информация по кольцу передается от узла к узлу и каждый узел ретранслирует посланное сообщение. Принимающий узел распознает и получает только адресованные ему сообщения. Ввиду своей гибкости и надежности сети с кольцевой топологией (как и сети с шинной топологией) также получили широкое распространение;

-звездная конфигурация – наиболее популярна в настоящее время. Связующим элементом такой сети является концентратор, к которому подключаются кабели от всех рабочих узлов. Обрыв любого кабеля не ведет к выходу из строя всей сети;

-ячеистая конфигурация - каждый компьютер связан отдельными кабелями со всеми остальными рабочими узлами. Эта система является наиболее отказоустойчива и находит применение в ответственных организациях (банки, налоговые службы). Стоимость такой сети весьма велика.

Вописанных выше вариантах локальных сетей в качестве рабочих узлов выступают автоматизированные рабочие места (АРМ). С появлением персональных компьютеров разработка АРМ различного функционального назначения (АРМ руководителя, АРМ секретаря, АРМ бухгалтера, АРМ диспетчера, АРМ работника отдела кадров, АРМ архивариуса и др.) стала необходимым элементом информационной технологии. В автоматизированной системе любого уровня сложности АРМ является основой ее составляющей. Цель создания АРМ – повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу документированной информации.

Внастоящее время существует достаточно большое количество программных систем автоматизации документационного обеспечения управления. Система автоматизации и электронного документооборота «ДЕЛО» существует в двух основных вариантах: сетевой («Дело - Предприятие») и однопользовательский («Дело - Секретарь»). Важной особенностью системы «ДЕЛО» является ее способность поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот. Система обеспечивает хранение текстов документов и поиск по нему в рамках возможностей используемой системы управления базами данных (СУБД).

80

Основное назначение системы «БОСС-Референт» - это сокращение непродуктивных затрат в бизнес-процессах, связанных с подготовкой документов и выработкой решений; повышение скорости распространения информации внутри офисов; оптимизация процедур накопления и распространения знаний внутри организации.

Следует отметить, что решение о выборе конкретного пакета программных продуктов (системы), полной или частичной автоматизации документирования и документооборота осуществляется руководством организации и связано с ее масштабом и финансовыми возможностями.

Вопросы для самоконтроля

1.Какие виды организационных технических средств находят применения в делопроизводстве ? Дайте им краткую характеристику.

2.Перечислите основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.

3.Что Вы знаете о защите данных и основах компьютерной безопасности ?

4.Что Вы знаете о сетевых информационных технологиях ?

5.Какие существуют основные разновидности офисных вычислительных сетей ?

6.Что такое Интернет ? Каковы информационные ресурсы Интернета ?

7.Что такое электронная почта ? Каковы ее возможности ?

8.Что такое автоматизированное рабочее место (АРМ) ? Опишите техническое оснащение АРМ на примере рабочего места начальника ремонтной зоны автотранспортного предприятия.

9. Изложите свое представление о системах автоматизации делопроизводства «ДЕЛО» и «БОСС – Референт».

81