2)Техника организации выставки.

Организация выставки состоит из следующих основных этапов:

Предварительный этап — сбор информации (разведка), предварительный просчет, оценка своих возможностей, формулирование УТП (уникального торгового предложения) выставки и вариантов ее названий.

Нужно оценить, каких участников и в каком объеме вы сможете привлечь, кто будет посещать выставку, какую цену за квадратный метр вы сможете назначить. Для ассоциации все будет гораздо проще, вам будет обеспечена поддержка через другие проекты ассоциации (журнал, интернет-ресурсы, мероприятия).

Определившись с позиционированием, сразу же подумайте о названии. Оно должно соответствовать главной идее выставки. Главное — как новое имя будет воспринимать целевая аудитория.

Имя еще необходимо проверить и зарегистрировать в Федеральном институте промышленной собственности (ФИПС, он же — Роспатент).

Старт проекта — регистрация юридического лица, регистрация названия, детальное планирование, формирование общественного мнения и заключение договоренностей.

Товарный знак выставки регистрируется в ФИПСе. Затем заключается лицензионный договор на использование знака, который также регистрируется в Роспатенте — без этой процедуры он считается недействительным.

Одновременно вам (или выставочной компании, если вы решили прибегнуть к услугам профессионалов) предстоит договориться с площадкой.

Как только сделаны первые шаги по регистрации товарного знака и достигнуты договоренности по срокам, можно начинать продвижение выставки. Оно включает в себя работу с будущими участниками, информирование посетителей. Главное — создать общественное мнение и привести на выставку тех, для кого она устраивается.

Подготовка и проведение первой выставки (включая анализ и т.д.).

Бюджет выставки

Необходимо помнить: 1.Бюджет складывается из затрат на организацию выставочных мероприятий и финансирования кампании по продвижению.

Самостоятельная же организация выставки потребует от вас формирования рекламной службы, отдела по работе с клиентами и т. д., то есть вам придется создать собственную выставочную фирму.

2. Формируя часть бюджета, касающуюся продвижения выставки, необходимо быть осторожным, прибегая к отношениям, когда реклама предоставляется взамен части выставочной площади.

Команда для выставки

Директор выставки руководит проектом, координирует деятельность всех отделов и служб, решает форс-мажорные ситуации, ведет переговоры с выставочными площадками, партнерами выставки, госструктурами, зарубежными партнерами, главными спонсорами и т. д.

Менеджер по работе с клиентами — на нем работа с участниками выставки.

Ответственный за техническую составляющую решает вопросы, касающиеся стандартной и нестандартной застройки, оформления, электроснабжения и т. п.

Менеджер по взаимодействию с выставочной площадкой (координатор) занимается организацией заезда и выезда участников, заказом конференц-залов, радиообъявлений, рекламы в выставочном комплексе, транспортом (заказом автобусов) и др. вопросами связанными с выставочной площадкой, решает вопросы с размещением участников в гостиницах, переводчиками, таможней, приглашением стендисток и т. д. через компании-партнеры.

Отдел рекламы и маркетинга — реклама и продвижение выставки, сбор статистики.

Финансовые отделы и бухгалтерия. Занимаются разработкой и реализацией финансовых схем и взаимоотношениями с зарубежными представительствами, участниками, партнерами и подрядчиками выставки. А также подготовкой бухгалтерской отчетности.

Юридический отдел. Обеспечивает разработку корректных договоров, защищает выставку как от конкурентов, так и от некоторых участников.

Работа с участниками выставки

Для участников выставки вы не должны быть какой-то сторонней организацией.

Наличие на выставке целевой аудитории обеспечивает не ваша рекламная кампания, а сами участники, приглашая своих дилеров и партнеров.

Главная задача — чтобы участник нашел своего посетителя и смог с ним поговорить и договориться. Организовывайте сервисы по удобному поиску участника на сайте и на самой выставке, создайте большое количество мест для ведения переговоров и встреч, интернет-зоны для быстрого получения информации. Сделайте так, чтобы ваш сайт организовывал контакты участников и посетителей не только на 3–4 дня выставки, а в течение всего года.

Работа с посетителями выставки

Не будет посетителей — не будет и участников. Не будет участников — не будет денег у организаторов. Для посетителя необходимо организовать встречу с нужным участником и обеспечить максимальный уровень комфорта. То есть решить следующие вопросы:

Привлечение посетителей.

Бронирование гостиниц. Один звонок в службу бронирования, организованную при выставке.

Доставка на выставку.

Сервис на выставке — оперативность регистрации, питание, туалет, гардероб и т. д.

Возможность поиска нужного участника и информации о нем. Обеспечьте его каталогом, путеводителем по экспозиции, дайте возможность воспользоваться сайтом, помощью консультантов.

Научная программа должна быть соответствующего статусу выставки уровня.

Документация и документооборот

Итак, в процессе организации выставки вам предстоит подготовить следующие документы:

Бюджет. Расходы на выставку складываются из организационной части и затрат на продвижение.

График подготовки. В нем должны быть перечислены все этапы подготовки выставки, сроки их реализации и фамилии ответственных.

Формы заявок. Заполняя форму заявки, участники должны указать название фирмы, контактную информацию, площадь и тип стенда, форму оплаты участия и другие сведения, необходимые организаторам.

В «Руководство для участников» необходимо включить контактную информацию устроителей выставки, график ее проведения, условия участия и предоставления различных услуг (строительство стендов, грузоперевозки и т. д.).

Документы для посетителей — это план расположения стендов участников, информация о научной программе выставки, каталог, а также другие материалы информационно-рекламного характера.

Внутренняя документация — договоры с подрядчиками, выставочной компанией и т. д.

Пресс-релизы для СМИ и рекламный комплект.

Закрепление успеха и дальнейшее развитие, конкурентная борьба.

Залог вашего успеха — уровень сервиса. От выставки к выставке он должен только расти и ни в коем случае не падать. Если сервис буде на высшем уровне, то клиент с пониманием отнесется к неизбежному росту цены участия в выставке.

Очень важно не только опрашивать участников, но и демонстрировать, что их замечания учитываются. Участники должны видеть, что целевая аудитория выставки раз от раза растет .

Главное, продолжайте работать в рамках избранной специализации, не старайтесь объять необъятное — иначе на радость конкурентам превратитесь в выставку ни о чем.

Постоянно придумывайте новые сильные «фишки», которые будут подогревать интерес, — выставка должна все время развиваться. Например, заработав определенный авторитет и приобретя серьезный статус, можно учредить награду, например, «за лучшее инновационное оборудование». Предоставляйте льготы постоянным участникам — большие скидки, дополнительные бесплатные услуги, преференции в выборе площадей.

40. Экскурсионный продукт, его особенности; экскурсионный метод познания и воспитания; экскурсионная методика и ее основа - показ и рассказ. Классификация экскурсионных продуктов, виды классификации; экскурсионный классификатор.

В туризме познавательном и экскурсионном, на долю которых приходится 70–80% от общего объема туристских потоков, основной частью туристской программы являются экскурсии, поскольку из самого обозначения этих видов следует, что туристская мотивация практически полностью определена полнотой, насыщенностью и познавательной ценностью экскурсионной программы – обзорной или тематической.

Экскурсионный продукт – это услуга, предоставляемая клиенту экскурсионной или туристской организацией. И, как любая услуга на рынке, она должна быть конкурентоспособной.

Экскурсии дают возможность людям быстро, в наглядной и увлекательной форме получить представление о различных явлениях культуры и искусства, природы, общественной жизни, науки и производства. Экскурсии же часто оказываются и побудительным фактором в продолжающемся глубоком изучении этих явлений. Экскурсовод становится проводником в чудный мир, волнующий приближением личных открытий, захватывающий и увлекающий воображение. Экскурсовод, переживая вместе со слушателями открытия, которые с ними и для них делает, должен быть творческой личностью. Импровизируя на основе тщательно подготовленного материала, он создает художественное произведение, которое представляет собою сложнейший сплав науки, искусства, психологии, режиссуры, артистизма, менеджмента и многого другого. Кроме этого, он должен учитывать множество факторов, связанных с характером объектов культуры, условиями их представления, особенностями организации и проведения экскурсии. Экскурсовод занимает одно из ведущих мест в системе туризма и гостеприимства и ведущее место в познавательных и экскурсионных турах, основная цель которых — удовлетворение интеллектуального интереса, получение новых знаний, впечатлений.

Экскурсионный метод является основой экскурсионного процесса и представляет собой совокупность способов и приемов сообщения знаний. Основу совокупности составляют: наглядность; обязательное сочетание двух элементов - показа и рассказа; оптимальное взаимодействие трех компонентов - экскурсовода, экскурсионных объектов и экскурсантов; движение экскурсантов (моторность) по определенному маршруту с целью изучения объектов по месту их естественного расположения. Комплексный характер экскурсионного метода находит свое выражение в действии механизмов сообщения знаний экскурсоводом и усвоения этих знаний экскурсантами. Практически вся экскурсионная теория всего лишь анализ действия экскурсионного метода. Цель экскурсионного метода - обучение (передача определенной системы знаний) и воспитание (формирование всесторонне развитой личности).

В отличие от учебного заведения воспитание на экскурсии проходит в ходе обучения, в процессе общения с экскурсионными объектами, во время рассказа экскурсовода и его действий при показе объектов. Содержание сообщаемых экскурсоводом знаний вырабатывает у обучаемых определенный подход к объяснению явлений природы, пониманию хода и логики развития общества, подводит к оценке исторических событий.

Всякая экскурсия ставит своей задачей - продемонстрировать заранее подобранные объекты и обогатить при этом определенными впечатлениями, в основном зрительными. Именно это составляет суть экскурсии как особой формы культурно-просветительной работы.

Большое значение для успеха экскурсии имеет ее зрительный ряд. Он должен быть построен таким образом, чтобы без подробного рассказа экскурсовода могла быть раскрыта поставленная тема. К сожалению, это редко получается. Причины: недостает объектов, многие объекты не несут необходимой информации, далеко не все экскурсоводы умеют использовать объект в системе доказательств. Поэтому на помощь показу приходит рассказ, на который возлагается задача восполнить пробелы зрительного ряда.

Итак, к разработке любой темы следует приступать только при наличии необходимого количества объектов; показ объектов должен быть методически подготовлен; следует овладеть методическими приемами и навыками их использования.

Словесное начало в экскурсии получило условное название "рассказ". На самом же деле это информационный и аналитический материал, раскрывающий тему, состоящий из комментариев при показе объектов, оценок и выводов по основным вопросам и подтемам. Экскурсовод в рассказе сообщает, поясняет, характеризует, дает представление о зрительном облике объекта, картине события. Рассказ же в его общепринятом понимании является лишь частью выступления экскурсовода.

В экскурсионном рассказе используют различные формы, которые с давних пор экскурсионные работники относят к методическим приемам рассказа - справки, описания, характеристики, объяснения, комментирования и т.д.

Особенности рассказа на экскурсии состоят в том, что он, как правило, основан на зрительных восприятиях. Рассказ экскурсовода не может быть автономным, т. е его речь не может абстрагироваться от объекта показа. Выводы экскурсантов строятся на основе не только услышанного, но и увиденного.

Классификация представляет собой распределение предметов, явлений, понятий по классам, отделам, разрядам в зависимости от их общих признаков.

Первые попытки решения этой проблемы относятся к концу 20-х годов. Ученый экскурсионист В. А. Герд говорил о своем варианте классификации форм экскурсионной работы, что основной целью будет разделение экскурсий на группы и подгруппы и выделение тех основных черт, которые определяют характер ведения экскурсий, т. е. помогают руководителю ориентироваться во всех вопросах ее разработки.

Экскурсионное обслуживание является как самостоятельной деятельностью (например, в домах отдыха, клубах, школах), так и частью комплекса туристских услуг (в туристских фирмах). В настоящее время экскурсии классифицируются:

а) по содержанию; б) по составу и количеству участников; в) по месту проведения; г) по способу передвижения; д) по продолжительности; е) по форме проведения.

По содержанию экскурсии подразделяются на обзорные (многоплановые) и тематические.

Обзорные экскурсии, как правило, многотемные. Не случайно их называют многоплановыми. В них используется исторический и современный материал. Строится такая экскурсия на показе самых различных объектов

Тематическая экскурсия посвящена раскрытию одной темы, если это историческая экскурсия, то в ее основу может быть положено одно или несколько событий, объединенных одной темой, а иногда более продолжительный период времени. Тематические экскурсии подразделяются на исторические, производственные, природоведческие (экологические), искусствоведческие, литературные, архитектурно-градостроительные.

По составу и количеству участников экскурсии подразделяются на индивидуальные, для местного населения, приезжих туристов, взрослых и школьников и т. д.

Особенности восприятия экскурсионного материала каждой из указанных групп требуют внесения изменений в содержание мероприятий, методику и технику их проведения, а также в их продолжительность.

По месту проведения экскурсии бывают: городские, загородные, производственные, музейные, комплексные (сочетающие элементы нескольких).

По способу передвижения - пешеходные и с использованием различных видов транспорта.

Преимущество пешеходных экскурсий состоит в том, что, создавая необходимый темп движения, они обеспечивают благоприятные условия для показа и рассказа.

Транспортные экскурсии (в подавляющем большинстве автобусные) состоят из двух частей: анализа экскурсионных объектов (например, памятников истории и культуры) на остановках и рассказа в пути между объектами, связанного с характеристикой памятников и памятных мест, мимо которых следует группа.

Продолжительность экскурсии составляет от 1 акад. часа (45 мин) до суток.

Краткосрочные туры (от 1 до 3-4 дней) называют маршрутом выходного дня, в них может быть предусмотрено несколько экскурсий разной продолжительности.

По форме проведения экскурсии могут быть различными:

- экскурсия-массовка. Ее участники передвигаются по маршруту одновременно на 10-20 автобусах, в каждом из которых работает экскурсовод.

- экскурсия-прогулка, совмещающая в себе элементы познания с элементами отдыха.

- экскурсия-лекция (рассказ преобладает над показом);

- экскурсия-концерт посвящается музыкальной теме с прослушиванием музыкальных произведений в салоне автобуса;

- экскурсия-спектакль - это форма проведения литературно-художественной экскурсии, подготовленной на основе конкретных произведений художественной литературы и др.

Деление экскурсий на четко определенные группы на практике носит несколько условный характер, однако имеет большое значение для деятельности экскурсионных учреждений. Правильная классификация экскурсий обеспечивает условия для лучшей организации работы экскурсовода с клиентами, облегчает специализацию, создает основу для деятельности методических секций. Использование закономерностей проведения экскурсий для конкретной группы способствует тому, чтобы каждая экскурсия готовилась и была эффективной. При разработке новых тем экскурсий с большей полнотой и целенаправленностью используются достижения отдельных отраслей знаний.