П.(Пр1, Пр2, …., о)

На рис. 3 приведена схема взаимосвязи СЕИ различной структурной сложности для представления информации на внемашинном и внутримашинном уровне.

Рисунок 3

ДОКУМЕНТ (обычный документ, файл или таблицы БД), СЕИ, РЕКВИЗИТ, ПОКАЗАТЕЛЬ – базовые понятия для структурирования данных АИС. Структурные взаимосвязи этих понятий представлены в виде:

• Показатель/Реквизит – реквизитная структура данных показателя;

• СЕИ/СЕИ – структура данных СЕИ верхнего уровня иерархии в виде СЕИ нижних уровней вхождения;

• СЕИ/Реквизит – структура СЕИ в виде реквизитов;

• СЕИ/Показатель – представление СЕИ с помощью структурных преобразований показателей.

В теории информационных систем изучаются отношения СЕИ различной структурной сложности, опираясь на аппарат теории множеств, графов, математической логики, с целью выяснения свойств структур данных предметной области. Наиболее важными являются отношения множественного типа, логической взаимосвязи, алгоритмической взаимосвязи. Анализ отношений, базирующийся на семантической (смысловой) природе информации, используется для проектирования форм документов и структур БД.

Например, СЕИ документа «Накладная на отпуск товаров со склада» (рис. 4) имеет следующую структуру:

Н(1:100).(Ном, Дт, Отпр, Пол, Тов(1:5).(КТ, НТ, ЕИ, КЛ, Ц, С), Итог, Плч, Отп),

Условные обозначения:

Н – массив накладных, максимум 100 экз.; Ном – номер документа, Дт – дата документа, Отпр – отправитель (склад), Пол – получатель (покупатель), Тов – массив строк товаров, максимум 5 в одном экземпляре накладной, КТ – код товара, НТ – наименование товара, ЕИ – единица измерения товара, КЛ – количество товара, Ц – цена товара, С – сумма отдельной позиции, Итог – итого по документу, Плч – получатель (экспедитор), Отп – отпустил (кладовщик).

Рисунок 4

Состав показателей для СЕИ документа «Накладная на отпуск товаров со склада»:

П1.(Ном, Дт)	П4.(Ном, Итог)	П7.(Ном, Кт, Кол)
П2.(Ном, Отпр)	П5.(Ном, Плч)	П8.(Ном, Кт, С)
П3.(Ном, Пол)	П6.(Ном, Отп)	П9.(Кт, НТ, ЕИ, Ц)

Таким образом, СЕИ документа может быть представлена через структуру данных показателей:

Н(1:100).(п1, п2, п3, п4, п5, п6, п7.(1:5), п8.(1:5))

Показатель П9 не входит непосредственно в структуру СЕИ документа, но используется в процессе заполнения документ – вычисление сумм отдельных позиций (строк) накладной и вывод сведений о цене, наименовании и единице измерения товаров определенного кода.

Унифицированные системы документов

Документы используются для реализации функций управления, они обладают определенными свойствами, в том числе юридической силой, используются для подготовки и выдачи управленческих решений. За документ несет ответственность лицо, удостоверяющее правильность информации.

Применительно к документам употребляются следующие понятия:

• форма представления документа;

• структура данных документа;

• жизненный цикл документа;

• функция управления, которую обслуживает документ;

• маршрут и технология обработки документа.

Для документов различают наименование, отражающее содержание информации, и форму, определяющую порядок размещения и форматирования значений реквизитов документа, который может представляться:

• на типографском бланке (для документов традиционного ручного заполнения);

• в виде машинного листинга (отчете);

• в виде электронной формы;

• в коммуникационном формате файла обмена.

Форма документа представляется с помощью макета, который содержит следующие части (рис. 5):

Заголовочная – служит для размещения таких реквизитов, как: наименование документа, код формы, регистрационный номер, сфера применения (уровень действия);

Содержательная – размещаются реквизиты, представляющие основное содержание документа;

Оформляющая – содержит реквизиты, придающие документу юридическую силу (дата составления документа, подпись лица, удостоверяющего документ).

Рисунок 5

Содержательная часть документа представляется различным образом: в виде анкеты, таблицы или текста. Анкетная форма представляют собой совокупность пар: имя реквизита – значение реквизита (однозаписная форма представления информации). Табличная структура – совокупность именованных колонок и строк таблицы, строки таблицы могут группироваться, по группе строк вычисляются промежуточные и общие итоги (многозаписная форма представления информации). Документ может содержать разные по структуре данных таблицы, а также несколько таблиц одновременно. Текстовые документы содержат текстовую информацию описательного характера, которая может структурироваться на главы, разделы, параграфы и т.п.

Для документов одинакового функционального назначения проводится унификация состава, наименования и форматов значений реквизитов, а также разрабатывается унифицированная форма представления реквизитов. Документы объединяются в системы унифицированных форм документов определенного функционального назначения.

Унифицированная система документов (УСД) – комплект взаимоувязанных документов, для которых существует набор реквизитов определенного наименования и формата значений, регламентированы правила построения форм и характер их использования. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентирует классы УСД (табл. 1). Для каждого класса УСД разработаны альбомы форм документов, формуляр-образец (шаблон) документа, на основе которого разрабатываются новые формы документов, определенные нормативные и методические материалы регламентируют применение и обработку документов.

Таблица 1

Класс УСД	Код ОКУД
Организационно-распорядительная документация	0200000
Первичная учетная документация	0300000
Расчетно-денежная документация	0400000
Финансовая, первичная, отчетная бухгалтерская документация бюджетных учреждений и организаций	0500000
Отчетно-статистическая документация	0600000
Документация по ценообразованию	0700000
Документация по материально-техническому снабжению	0800000
Документация по торговле	0900000
Документация по внешней торговле	1000000
Проектная документация по капитальному строительству	1100000
Единая система конструкторской документации (ЕСКД)	1200000
Единая система технологической документации (ЕСТД)	1300000
Единая система технической подготовки производства (ЕСТПП)	1400000
Документация по социальному обеспечению	1500000
Документация по изобретениям и открытиям	1600000

При разработке новых форм документов необходимо обеспечить:

• уникальность структуры данных документа (структуры данных документов не должны дублировать друг друга);

• использование стандартных форматов для макета формы документа (А3, А4, А5);

• расположение реквизитов документа по зонам (заголовочная, содержательная оформляющая);

• расположения реквизитов в последовательности их заполнения или обработки (первичные, расчетные);

• соблюдение установленных форматов значений реквизитов;

• выделение заголовков граф (колонок), строк, границ формы;

• использование сокращений слов в соответствии с правилами орфографии и пунктуации;

• расшифровку условных обозначений (например, кодов номенклатур объектов);

• изготовление типографского бланка (документы ручного заполнения) или программирование обработки (документы машинного заполнения) согласно чертежу формы документа и др.

Каждый документ имеет определенный жизненный цикл – периодом времени от момента его формирования и до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Различают документы:

• длительного цикла – документы условно-постоянной информации, сохраняют свою актуальность в течение длительного срока (месяц, год);

• короткого цикла – содержат условно-переменную (оперативную) информацию, сохраняют свою актуальность непродолжительное время (дни, часы, минуты).

Согласно функциям управления, используемые для их реализации документы делятся на:

• нормативно-справочные;

• плановые;

• учетные;

• расчетные;

• аналитические.

Нормативно-справочные документы составляют основу автоматизации, к ним относятся справочники, нормативы (нормы расхода, расценки и т.п.). Плановые документы относятся к различным уровням управления и периодам планирования: стратегические, технико-экономические, оперативно-календарные планы. Учетные документы подразделяются на группы, в зависимости от вида учета: бухгалтерского учета; статистического учета; управленческого оперативного учета. Расчетные документы формируются в результате вычислительной обработки исходных данных, как правило, с использованием средств вычислительной техники. Аналитические документы являются результатом дополнительной обработки ранее полученных расчетных или накопленных первичных данных за длительный период времени с применением интеллектуальных методов анализа.

В соответствии с характером обработки информации и схемой документооборота различают:

• первичные документы (содержат первичные данные, полученные в результате наблюдения, счета и т.п.);

• выходные документы (содержат результаты обработки информации первичных документов).

Технологический процесс обработки первичных документов включает следующие операции:

• заполнение документа вруную;

• перенос информации на машинный носитель;

• программный контроль достоверности ввода информации, поиск и исправление ошибок;

• формирования промежуточного массива информации на машинном носителе для целей дальнейшей обработки программным способом;

• архивное хранение документов в течение нормативного срока.

Перенос информации на машинный носитель выполняется с использованием электронных форм для ввода и редактирования первичных данных. Программный контроль может выполняться как в процессе переноса информации на машинный носитель, так и в виде специальной процедуры обработки. Ввод информации может сопровождаться протоколированием общего количества введенных документов. Подготовленный массив первичных данных используется для загрузки БД или непосредственного решения задач. Нормативный срок хранения первичных документов в архивах зависит от функций управления, например, в системе управления кадрами документы хранятся в течение 75 лет, бухгалтерские документы – от 3 до 5 лет и т.д.

Технологический процесс обработки производных документов включает следующие операции:

• формирование документа (вывод отчета, экранной формы) программным способом;

• распространение документа (публикация, передача по каналам связи, печать).

Для реализации АИС разрабатывается схема документооборота, которая определяет для каждой формы документа состав и регламент выполнения операций технологического процесса обработки данных документов (место, время, содержание действия).

Для представления схемы документооборота используются средства графического и аналитического описания (операграммы движения документов; графические модели стандарта IDEFx).