Введение

Время, в которое мы живем, - эпоха перемен. Наше общество осуществляет исключительно трудную, во многом противоречивую, но исторически неизбежную и необратимую перестройку. В социально-политической жизни это переход от тоталитаризма к демократии, в экономике - от административно-командной системы к рынку, в жизни отдельного человека - превращение его из “винтика” в самостоятельного субъекта хозяйственной деятельности. Такие изменения в обществе, в экономике, во всем нашем жизненном укладе сложны тем, что они требуют изменения нас самих.

Важная часть этого изменения, как показывает мировой опыт, - постижение науки и искусства менеджмента. В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, используя труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски "управление" - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию. Наконец, менеджмент как собирательное от менеджеров - это определенная категория людей, социальный слой тех, кто осуществляет работу по управлению. А управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций. Процесс управления (менеджмент) имеет четыре взаимосвязанные функции: планирование, организация, мотивация и контроль.

Среди практиков и теоретиков менеджмента по сей день имеются разногласия относительно количества и названий функций менеджмента. Тем не менее нет разногласий по поводу того, что функция планирования является первичной, основной среди всех остальных. Планирование – функция менеджмента, предназначенная для определения цели предприятия и наилучших путей ее достижений. За планирование ответственны все менеджеры – от генерального директора до менеджера подразделения. При этом важность и диапазон планов у каждого менеджера зависит от уровня его деятельности. Планирование на высших уровнях менеджмента отличается широтой и долгосрочностью. Менеджеры высших уровней разрабатывают генеральные, глобальные и долгосрочные планы, нацеленные на создание или сокращение рабочих мест и тд.

Планирование. Общие понятия

Известный американский специалист в области планирования Р. Акоф назвал

его проектированием будущего и желаемых путей его достижения, одним из самых

сложных видов умственной деятельности, доступных человеку.

Планирование предполагает принятие конкретных решений, касающихся

функционирования и развития организации в целом и ее отдельных частей, их

увязку и интегрирование в интересах наиболее полного использования потенциала

и оптимизации конечного результата. В частности, речь идет:

• о постановке целей и задач, выработке стратегий (в том числе и чрезвычайных),

стандартов деятельности на предстоящий период;

• о распределении и перераспределении ресурсов в соответствии со складывающейся внешней и внутренней ситуацией;

• об определении последовательности действий по переводу организации в новое желаемое состояние;

• о создании координационных механизмов.

В принятии таких решений состоит процесс планирования в широком смысле;

в узком смысле планированием является составление специальных документов - планов, создающих основу для конкретных действий на всех уровнях организации.

Существует три основных типа планов.

Во-первых, планы-цели, представляющие собой набор качественных и количественных

характеристик желаемого состояния объекта управления и его отдельных

элементов. Эти характеристики согласовываются и ранжируются, но не связываются ни с конкретным способом достижения, ни с необходимыми для этого ресурсами.

Такого рода планы используются при больших сроках либо при принципиальной непредсказуемости конкретных событий.

Во-вторых, планы для повторяющихся действий, предписывающие их сроки и порядок осуществления. Примером подобного плана является железнодорожное или учебное расписание.

В-третьих, планы для неповторяющихся действий, создаваемые для решения

специфических проблем. Такие планы могут иметь ввод программ, бюджетов

поступления и распределения ресурсов и проч. Обычно они предусматривают «окна», позволяющие обеспечить свободу маневра в случае возникновения непредвиденных обстоятельств.

По срокам выполнения планы принято делить на три категории:

• долгосрочные (свыше 5 лет), относящиеся в основном к категории планов-

целей;

• среднесрочные (от 1 года до 5 лет), в основном выполняемые в виде программ;

• краткосрочные (до 1 года), имеющие форму бюджетов, сетевых графиков и др.

Разновидностью таких планов являются оперативные, составляемые на срок

от одной смены до одного месяца.

В разных сферах деятельности плановый горизонт неодинаков.

Планы разрабатываются на всех уровнях управления организацией:

1. Фирма создает стратегические планы.

2. Предприятие исходя из них и поступающих заказов разрабатывает годовые

производственные программы.

3. Цех на основе заказов составляет квартальные, месячные и недельные

планы-графики.

4. Участку выдаются сменно-суточные задания.

Рис.1.планирование.

Принципы планирования:

А. Файоль определил четыре основных принципа планирования, назвав их «общие черты хорошей программы действия»:

• единство;

• непрерывность;

• гибкость;

• точность.

Позднее, современный ученый-экономист Р. Акофф назвал еще один принцип – участие.

Принцип единства предполагает, что планирование в организации имеет системный (комплексный) характер; это означает единство целей как для вертикальной управленческой иерархии, так и горизонтальных связей.

Принцип участия рассматривается в тесной связи с принципом единства. Он означает, что работник предприятия независимо от занимаемой и выполняемой функции становится участником планируемой деятельности.

Принцип непрерывности означает, что процесс планирования во времени должен быть непрерывным исходя из следующих предпосылок:

• изменение внешней среды может носить непредсказуемый характер и потребует корректировок плана;

• не всегда возможно предусмотреть изменение во внутренней сфере.

Принцип гибкости заключается в необходимости предусматривать при составлении планов определенные производственные резервы. Величина резервов зависит от уровня профессиональной компетентности плановиков. Они должны быть достаточными для достижения поставленной цели, не завышенными или заниженными.

Принцип точности связан с понятием «эффективности» плана и принципом гибкости, т.е. планы должны быть максимально приближены к существующим возможностям предприятия.

Все менеджеры, независимо от того на каком уровне организации они находятся, занимаются планированием. Однако характер и масштаб планирования изменяются в зависимости от полномочий, которыми располагают менеджеры. В зависимости от цели различают стратегическое и оперативное планирование.

Рис.1принципы планирования.

Виды планирования

Сегодня хозяйствующие субъекты нуждаются в научно обоснованном предвидении будущих тенденций научно-технического и социально- экономического развития, собственных перспектив, которое может быть положено в основу разработки планов и программ как минимум на десятилетия вперед. Предвидение имеет форуму:

• предсказания (строго детерминированного утверждения);

• прогноза (менее определенного, вероятностного, но все же достаточно достоверного суждения);

• предположения (утверждения в виде набора научно обоснованных гипотез).

С содержательной точки зрения прогноз есть система аргументированных представлениях о будущим состоянии организации и её окружения.

В практическом отношении он представляет собой предплановую разработку возможных вариантов развития фирмы, наиболее рациональных из которых и кладется в основу её планов, программ, крупных проектов. Поэтому план и прогноз дополняют друг друга.

Основами прогнозов являются: специальные обследования, другие прогнозы, вероятностный математический анализ и анализ временных рядов, мозговая атака, опросы специалистов и пр.

В качестве объектов прогноза могут выступать процессы, явления, события, на которое направлена деятельность человека, их качественные и количественные параметры.

Прогноз характеризуется следующими параметрами:

1)Период упреждения - промежуток времени, на который он разрабатывается.

2)Период основания- промежуток времени, на базе которого строится ретроспекция.

3)Прогнозный горизонт- максимально возможный период упреждения прогноза заданной точности.

4)Точность- оценка возможного отклонения прогноза для заданной вероятности его осуществления.

5)Достоверность- оценка вероятности осуществления прогноза для заданного допустимого отклонения.

6)Ошибка прогноза- величина фактического отклонения от рассчитанной характеристики. Источниками ошибки могут быть: неадекватный метод прогнозирования, недостоверные или недостаточные исходные данные, непредсказуемые явления и события типа скачков, прорывов, нарушающие существующие тенденции развития объекта.

7)Прогнозный фон- совокупность внешних по отношению к объекту прогнозирования условий, оказывающих на него влияние.

8)Прогнозная переменная- количественная характеристика объекта прогнозирования, которая принимается за изменяемую в течение периода основания и (или) периода упреждения прогноза. Она может быть эндогенной, отражающие его внутренние свойства, и экзогенной, обусловленной особенностями прогнозного фона.

9)Прогнозная постоянная (параметр)- количественная характеристика объекта прогнозирования, которая является или принимается за неизменную в течение периода основания и периода упреждения прогноза.

10)Прогнозная тенденция- обобщенная качественная характеристика направления развития объекта прогнозирования.

11)Динамический ряд- последовательность ретроспективных значений переменных характеристик объекта прогнозирования.

12)Тренд - аналитическое или графическое представление изменения переменной во времени, полученное в результате выделения регулярной составляющий динамического ряда.

Рассмотрим виды прогнозов:

1)С точки зрения содержания прогнозы делят на социальные, научно-технические, экономические, военно - политические и тд.

2)В зависимости от степени охвата объекта можно говорить о локальных и комплексных прогнозах.

3) С точки зрения упреждения периода:

• оперативный прогноз- до 1 месяца;

• краткосрочный- от 1 месяца до 1 года;

• среднесрочный- от 1 года до 5 лет;

• долгосрочный- от 5 лет до 15 лет;

• дальнесрочный- свыше 15 лет.

4)По способу представления результатов прогнозирования выделяют:

• интервальный прогноз, результат которого представлен в виде «вилки» «от» и «до»;

• точечный(указывает на единственное значение характеристики объекта).

5)С точки зрения методологических подходов рассматривают:

• поисковый(исследовательский) прогноз, описывающий набор возможных состояний объекта в будущим;

• нормативный прогноз, содержанием которого является определение путей и сроков достижения этих состояний.

6)С точки зрения функционального назначения можно говорить о следующих видах прогноза:

• прогноз будущего организации при различных вариантов внешних воздействий;

• прогноз путей достижения целей(программный);

• прогноз проблемных ситуаций, которые могут возникнуть;

• прогноз возможных последствий принимаемых решений;

• прогноз состояния среды.

7) По степени надежности( вероятность наступления предсказанного события при заданных условиях в пределе установленных допусков).

Деятельность по научному предвидению будущего социально-экономической системы и составлению прогнозов называется прогнозированием. Оно бывает пассивным и активным.

Прогнозирование решает две основные задачи:

1)Предсказывает состояние фирмы и её окружение в будущем.

2)Определяет наиболее предпочтительные пути её развития и их возможные последствия.

К принципам прогнозирования относят:

1)Системность, требующую взаимосвязки соподчиненности прогнозов, объекта прогнозирования, прогнозного фона и их элементов.

2)Согласованность различных видов прогнозов и периода упреждения.

3)Вариантность(разрабатывается набор прогнозов с учетом альтернатив развития социально-экономической ситуации).

4)Непрерывность, предусматривающая корректировку прогнозов по мере поступления новых данных об объекте.

5)Точность(допустимы отклонения фактического развития ситуации от предсказанного в пределах, объективно обусловленных используемыми методами и инструментами).

6)Обоснованность.

7)Экономичность, требующая превышения экономического эффекта от использования прогноза над затратами на его разработку.

Этапами разработки прогнозов являются:

1)Определение потребностей в прогнозе, его цели.

2)Уточнение характеристик объекта прогнозирования, условий и ограничений.

3)Установление и анализ активных факторов прогнозного фонда.

4)Формирование информационной базы.

5)Выбор моделей и методов прогнозирования.

6)Формулировка и оценка прогнозных вариантов.

7)Разработка рекомендаций по принятию решений.

Рассмотрим классификацию методов прогнозирования:

С точки зрения сложности они бывают простыми и комплексными.

По характеру используемой информации их можно разделить на:

• фактографические(базируется на сведениях о прошлом и настоящим объекта);

• опережающие(основываются на анализе динамики открытий, изобретений, патентов);

По способу обработки информации выделяют:

Статистические методы применяются в ситуации большей определенности.

К ним относят:

• построение и анализ динамических рядов характеристик объекта прогнозирования;

• экстраполяцию, позволяющий определить оптимальный путь достижения известной цели при движении от заданного населенного пункта с учетом условий и ограничений развития объекта прогнозирования;

• математическую аналогию( аналогия- установления подобия между объектами, позволяющего на основе знания поведения одного прогнозировать поведение другого), основанную на сопоставлении математических описаний процессов развития различных по природе объектов с последующим использованием более подробного или точного математического описания одного из них для разработки прогнозов другого;

• построение параметрических рядов;

• регрессивное моделирование( решение уравнений, позволяющих находить значения переменных и оценивать их влияние на искомую величину).

Экспертные методы основаны на суждениях специалистов относительно поставленной задачи. Сегодня в условиях неопределенности экономической ситуации и путей её развития они выдвигаются на первое место. К экспертным методам относятся:

• историческая аналогия с одинаковым по природе объектом, опережающим первый в своем развитии;

• синоптический анализ- предполагает изучение экспериментами все известных прогнозов состояния объекта прогнозирования и прогнозного фона с последующим их синтезом;

• морфологический анализ( морфология- оценка вариантов сочетаний различных факторов)-заключается в создании матриц характеристик объекта прогнозирования и их возможных значений с последующим перебором и оценкой вариантов сочетания этих значений;

• логический причинно-следственный анализ прогнозной модели;

• опережающий метод, учитывающий разрыв во времени между появлением научно-технической информации и практической реализации соответствующих идей;

• построение прогнозного сценария в виде описания последовательных состояний объекта прогнозирования и прогнозного фона при различных условия;

• эвристическое прогнозирование путем построения и последующего уточнение системы экспертных оценок;

• патентный метод- основан на оценки перспективности изобретений;

• оценка научных публикаций об объекте прогнозирования;

• цитатно - индексный метод сводится к анализу динамики цитирование авторов публикаций об объекте прогнозирования;

В настоящие время существует более 150 методов прогнозирования, но в целом они крайне субъективны, и ни один ни универсальный.

Поэтому прогнозы дополняются определенными допущениями о том, что развитие ситуации будет происходить именно так, а не иначе. Когда материалов для определенных выводов не достаточно, допущения используются в качестве самостоятельного инструмента прогнозирования.

Прогнозирование может основываться как на использование различных формализованных(поисковое) моделей, так и на творческом предвидении.

В основе поискового прогнозирования лежит изучение поведения объекта в настоящим и прошлом ( ретроспекция) за период основания прогноза, то есть промежутка времени, на базе которого строится упреждение.

Это позволяет описать предполагаемую картину состояния системы в рамках срока прогнозирования.

Для поискового прогнозирования используются методы экстраполяции и метод математического моделирования, составляющие суть генетического подхода к прогнозированию.

Экстраполяция, или проекция в будущее, предполагает автоматическое перенесение в него существовавших в прошлом тенденций развития. Но этот метод пригоден только для абсолютно стабильных условий, которые в течении срока действия прогноза меняться не должны, и требуют изучения ситуации не менее чем за десятилетия.

Неопределенность экономической, политической и социальной ситуации, порожденная современной НТР, обуславливает применение нормативного подхода к прогнозированию, основанного на экспертных оценках.

Его суть состоит в том, что специалисты разных областей знания на основе интуитивно-логического анализа и совместного обсуждения всей известной информации формирует видение будущего состояния объекта прогнозирования. Затем осуществляется поиск путей его достижения методом интерполяции.

Подробное описание последовательных событий с определенной степенью вероятности ведущих к предсказанному состоянию объекта или возможным последствиям сделанного выбора, получило название прогнозного сценария.

Сценарий исходит из четко сформулированных допущений, составляется от прошлого к будущему и от будущего к прошлому и показывает, как из существующий ситуации можно шаг за шагом перейти к желаемой. Поэтому сценарий должен быть логичным и внутренне целостным.

Этапами составления сценария являются:

Структуризация информации.

Определение критических точек среды бизнеса.

Описание показателей предполагаемого состояния объекта.

Формулировка вариантов их достижения.

Сопоставление вариантов и их корректировка с учетом непредвиденных событий.

Выбор окончательного варианта.

Многовариантность прогнозов предполагает составление двух- трех вариантов сценария:

• оптимистического, в надежде на благоприятные условия;

• реалистического, исходя из средних условий;

• пессимистичного, предполагающего, что дела могут пойти совсем плохо.

Крайние варианты сценария задают рамки, в которых допустимы отклонения в ходе реализации стратегии.

Наличие пакетов сценария служит основой для творческих дискуссий, позволяющих их совершенствовать, а также дает возможность в ходе реализации плана переключаться с одного на другой, что уменьшает риск.

Математические методы планирования

Математические методы планирования сходятся к оптимизационным расчетам на основе различного рода моделей.

К простейшим моделям относятся статистические, например корреляционная, отражающая взаимосвязь двух переменных величин. С её помощью можно с определенной степенью вероятности предсказать наступление события Б, если происходит связанное с ним событие А.

Наиболее широкое распространение статистические модели находят в финансовом планирование. Например, они позволяют определить будущие доходы, основываясь на текущих вложениях и заданных процентных ставок.

Методы линейного программирования дают возможность путем решения системы управлений и неравенств, связывающих ряд переменных показателей, найти их оптимальные величины во взаимном сочетании. Это помогает по заданному критерию выбрать наиболее подходящий вариант функционирования или развития объекта управления, с тем, чтобы обеспечить максимальную прибыль, минимизировать затраты.

Чаще всего методы линейного программирования применяются там, где речь идет об оптимизации расходования тех или иных ресурсов, и позволяют:

• выбрать технологии, позволяющие получить необходимый объем продукции при наименьшем расходе сырья и материалов;

• загрузить оборудование, позволяющие выполнять несколько видов работ так, чтобы при этом достигалась наибольшая выработка;

• составить маршруты движения транспорта, позволяющие, с одной стороны, наиболее полно обслужить всех клиентов, а с другой стороны, сделать это при минимальных затратах;

Нужно иметь в виду, что возможности применения различных методов планирования имеют свои границы. Эти границы, во-первых, определяются современной НТР, которая вызывает столь стремительные изменения, что поспеть за ними планирование попусту не успевает.

Во-вторых, не хваткой времени, связанной с тем, что плановые расчеты весьма длительны и трудоёмки.

В-третьих, бюрократизмом и инерционностью самих сотрудников организации, их боязни новшества.

Полностью перечисленные ограничения устранить нельзя, но можно существенно ослабить путем уменьшения жесткости и схематичности составления планов.

Графические методы планирования

К графическим необходимо, прежде всего отнести сетевой метод, который был разработан в конце 1950-х гг. для управления реализацией и контроля крупномасштабных проектов, оптимизации затрат на них.

Исходным моментом его применения является оценка продолжительности действий(работ), связанных с достижением поставленных целей.

Работы связывают между собой события, представляющие собой итог какой-то деятельности. События могут быть исходными, которым не предшествуют никакие работы: промежуточными, представляющие собой результат одной или нескольких работ; завершающимися, свидетельствующими о достижении поставленной цели( за ними уже никаких работ не следует).

Все события и работы объединяются в календарный сетевой график( матрицу), имеющий вид цепной диаграммы. Это полная графическая модель комплекса работ, направленных на выполнение единого задания, в которых определяется их взаимосвязь и последовательность выполнения. (рис. 1)

Любая последовательность работ в сети, при которой конечное событие одной работы совпадает с начальным событием следующей за ней, получила название «путь».

Путь может быть полным, когда его начало совпадает с исходным событием, а конец- с завершающим; частичным- от исходного события до промежуточного или от промежуточного до конечного; критическим- самым длинным в сетевом графике; от исходного до завершающего события. Последний и определяет предельную продолжительность выполнения задания.

На сетевом графике удобно отражать:

• варианты многоходовых действий по реализации планового задания, например движение изделий и их отдельных частей по технологической цепочке;

• очередность операций( некоторые из них можно осуществлять только в строго определенной последовательности, некоторые- параллельно);

• полный путь движения к цели т.п.

Это дает возможность составить наиболее рациональный план осуществления каких-либо мероприятий, организовать их контроль и в целом облегчает управление сложными хозяйственными системами.

Процесс планирования происходит путем оптимизации сетевого графика. Он имеет целью приведение того в соответствие с заданными сроками работ, поиск возможности сокращение их и затрат( минимум расхода ресурсов в нормативное время; минимум времени при заданном расходе ресурсов).

В основе оптимизации лежит анализ сети, состоящей в проверке целесообразности выполнение запланированных работ; выявлении лишних и необязательных; определении возможности параллельных действий и целесообразности существующей степени детализации.

Оптимизация осуществляется исходя из резерва времени. Но такой резерв имеется только на тех операциях, которые не лежат на самом коротком пути. При этом предполагается, что длительность операций можно рассматривать с достаточно высокой степенью точности.

С помощью сетевого графика также контролируется фактическое состояние работ, выявляются и анализируются изменения; корректируются сроки выполнения и перераспределяются ресурсы.

К графическим относится и метод планирования Паттерн, который частично был описан выше, когда речь шла о построение «дерева целей».

Суть метода состоит в том, что на основе прогноза развития объекта планирования строится система целей и подцелей, для каждой из которых эксперты устанавливают «вес», коэффициенты относительной важности(значимости),а также (для каждого уровня) коэффициенты взаимной связи.

Пропорционально коэффициентам значимости происходит распределение ресурсов межу отдельными целями, подцелями, проблемами, работниками. Метод позволяет определить возможность полученных результатов в других областях, сроки выполнения отдельных работ( например, научных, опытно- конструкторских), их этапы вплоть до внедрения.

К графическим методам относится построение ленточных диаграмм, «шахматных» матриц и пр.

Рис.2 пример ленточной диаграммы