Базы данных / БД2012 / Часть 3

Поиск дает возможность найти все записи, удовлетворяющие заданному условию, но условия - примитивны (только совпадение).

Более мощным и универсальным средством работы с данными является ЗАПРОС.

Запросы

Запрос (query)- это формирование условий выборки информации из БД. Запрос может относиться к одной или многим связанным таблицам. Результатом запроса является результирующий набор записей (dynaset), который внешне выглядит как таблица. Эта виртуальная таблица может рассматриваться как таблица БД (добавление, удаление, обновление, включение в новые запросы). Dynaset - не хранится сам по себе и после закрытия прекращает свое существование. Хранятся только условия его создания (сам запрос). Но данные, которые в нем участвовали, хранятся в таблицах БД.

Типы запросов

1. Запрос на выборку. Извлекаем данные из одной или нескольких таблиц и результаты отражаем в объекте «Запрос» в режиме таблицы, в котором допускается извлечение записей. Кроме этого, используется для группировки записей, вычисления сумм значений, количества записей и прочих итоговых значений.

2. Запрос с параметрами. Это запрос, запуск которого вызывает появление диалогового окна для ввода некоторого условия отбора записей или значения для вставки в поле. Может открыться несколько диалоговых окон. Например, можно задать диапазон дат. Это удобно для создания форм и отчетов. При этом форма базируется не на таблице, а на запросе.

3. Перекрестный запрос. Это выборка данных, записанная в двумерной матрице. Обычно используется для представления статистических данных.

Для представления данных используется перекрестная таблица, в которой формируются заголовки столбцов и строк, причем заголовки- это значения, а не заголовки полей.

Например: требуется отобрать данные о количествах предприятий каждого типа по районам города.

Тип предпр.	Нижегородский	Советский	Приокский	….
Строитель.	5	7	3
Банки	10	3	2
Машиностр.	7	4	5
Приборостр.	2	1	7

4. SQL. Запрос, создаваемый прямо на языке SQL (Structured Query Language)- стандартный язык структурированных запросов аппаратно и программно независимый. Любой запрос превращается в SQL (и его можно увидеть).

5. Запрос на изменения. Это запрос, который за одну операцию (его выполнения) вносит изменения во многие записи. Существует 4 типа запроса на изменение: на создание таблицы, на удаление записей, на добавление и на обновление.

Создание простого запроса

Для создания запроса нужно определить следующее:

• таблицы и поля в них, которые будут участвовать в запросе;

• критерии отбора данных в dynaset;

• какие поля показывать на экране.

Пример запроса из одной таблицы:

Создание простых отчетов

Отчет используется для представления данных в виде, характерном для печатных документов.

Они позволяют получить итоговую информацию, как результат сложной (часто статистической) обработки, группировки, сложной сортировки. Часто применяется графическое представление информации в виде диаграмм и разнообразных графиков (кривых, поверхностей и т.п.). отчеты могут предназначаться как для экрана, так и для принтера (в основном).

Существует несколько стандартных типов отчетов (подобно формам):

• Ленточные - в виде строк и столбцов с группированиями и итогами;

• В столбец - в виде формы с возможным включением итогов и графиков;

• Отчеты для рассылки- шаблоны писем;

• Почтовые наклейки- наклейки с адресной информацией для конвертов.

Структура ленточного отчета:

Номер заказчика	Заказ	Дата	Сумма (итоги)
Заказчик А	Заказ А1	Дата А1	Сумма А1
	Заказ А2	Дата А2	Сумма А2
	Заказ А3	Дата А3	Сумма А3
			Итог: сумма…
Заказчик В	Заказ В1	Дата В1	Сумма В1
	Заказ В2	Дата В2	Сумма В2
			Итог: сумма…

Структура отчета в столбец:

Принципиальное различие между отчетом и формой заключается в их назначении. Форма используется для ввода данных (т.е. для интерактивного взаимодействия с системой). Отчет - только для отображения и просмотра данных и итоговых значений.

Этапы создания отчета- определение макета отчета, сбор данных, конструирование, печать (просмотр).

1. Определение макета - это определение структуры в виде эскиза.

2. Сбор данных. Чаще всего источником данных является запрос по нескольким таблицам. Полученный dynaset рассматривается как виртуальная таблица, данные из которой подставляются в поля отчета.

Рассмотрим создание простого ленточного отчета с помощью мастера.

Начинаем с кнопки «Создать» в окне БД в режиме «Отчеты». Выбираем «Мастер отчетов», а в качестве источника данных - подготовленный запрос. Запрос создаётся аналогично показанному выше простому однотабличному запросу, но по трём таблицам: Клиент, Животное, Визит. Допустим, мы хотим получить отчет по дневной выручке.

П росматривая данные, получим:

Возможен вариант выбора полей из нескольких таблиц вместо запроса.

После выбора источника идет выбор полей для отчета.

В ыбор уровней группировки:

После нажатия верхней кнопки можно нажать «Группировка» для более детального определения группируемых данных:

-для текстовых- обычный, по 1 букве, по 2-м буквам, …, 5;

-для числовых- обычный, 10, 50, 100,…;

-для Дата / время- обычный, год, квартал, месяц, неделя, день, час,… .

Обычный означает по всему полю.

Выбор порядка сортировки. Внутри группы обычно задается сортировка (автоматическая). Например, для фамилий- в алфавитном порядке.

Выбор итоговых значений- кнопка итоги расположена ниже сортировки. Она позволяет задавать различные варианты (опции) подведения итогов для числовых полей- суммирование, усреднение, максимальное и минимальное значения:

Выбор макета:

Это способ размещения данных на страницах.

Выбор стиля и просмотр:

Анализ таблиц

Почти всегда данные уже существуют в каком-то виде (просто текст, выдача данных из АСУ из старой ЭВМ, таблицы Excel, Quattro Pro и т.д.). Имеются возможности импортировать данные в виде одной большой плоской таблицы со всеми избыточностями и повторениями. Это единственный язык получения данных от инородных источников.

В Access есть средство приведения таблицы к нормализованному виду.

Анализатор таблиц выполняет следующие функции:

• помогает разбить таблицу на несколько связанных таблиц (устраняя избыточность);

• создать первичные и внешние ключи;

• проверить орфографию.

Запуск. Сервис  Анализатор  Таблица.

Загружаются мастера Анализатора.

Первые два окна- объяснения, затем выбор таблицы для анализа и запуск собственно анализа. Анализ предлагается осуществить двумя способами. Первый- полуавтомат, когда анализатор берет все на себя и лишь задает уточняющие вопросы. Второй, вручную: перетаскиванием полей из одной таблицы в другую. После разбиения (нормализации) остается дать осмысленные имена вновь полученным таблицам и ключевым полям.

Анализатор в автоматическом режиме может сгенерировать лишнюю таблицу, или неудачно подобрать множество полей, не доопределить ключ и т.п. Все добавления и изменения можно сделать в окне- результате генерации. Здесь можно перетаскивать поля, определять ключи, создавать дополнительные таблицы (бросить поля при перетаскивании на свободном пространстве окна).