Тема 1.5

Стандартизация и регламентация, административные регламенты: требования и методические подходы к разработке, организация деятельности по стандартизации и регламентации

Одним из основных направлений в Концепции административной реформы в Российской Федерации в 2006-2010 годах определена стандартизация и регламентация деятельности органов публичной власти.

Цели и задачи внедрения административных регламентов

Ключевыми целями проведения стандартизации и регламентации деятельности органов публичной власти являются:

• повышение уровня качества и доступности государственных и муниципальных услуг;

• повышение уровня удовлетворенности получателей государственных и муниципальных услуг их качеством и доступностью;

• ориентация органов государственной власти и местного самоуправления и их служащих на интересы получателей государственных и муниципальных услуг;

• повышение уровня открытости деятельности органов государственной власти и местного самоуправления;

• создание дополнительных стимулов для результативной деятельности государственных и муниципальных органов, их служащих в сфере предоставления государственных (муниципальных) услуг;

• укрепление доверия граждан к органам государственной власти и местного самоуправления.

Внедрение административных регламентов обеспечивает установление персональной ответственности лиц, принимающих решения, устранение анонимности административных процессов и решений. Административные регламенты призваны ограничить поле административного усмотрения должностного лица, принимающего решение, и исполнителей путем «прописывания» разрешенных вариантов решения типовых вопросов, а также процедур согласования и апелляции.

Административные регламенты должны задавать «шкалу» качества предоставления услуги (исполнения функции), что крайне важно для органов публичной власти, у которых нет объективных рыночных измерителей результативности. Принятие административных регламентов создаст постоянно действующий механизм совершенствования исполнения органами публичной власти процессов предоставления услуг (исполнения функций).

Для достижения поставленных целей разработка каждого административного регламента и создание в целом системы административных регламентов должно быть направлено на решение следующих задач:

сокращение:

• сроков получения услуги посредством оптимизации процедур, составляющих процесс предоставления услуги (исполнения функции);

• сроков ожидания в очереди для получения услуги за счет увеличения количества сотрудников, принимающих документы и (или) оптимизации процедур приема документов у заявителя;

• количества требуемых от заявителей документо

повышение:

• комфортности ожидания в помещениях органов публичной власти;

• качества информирования граждан о предоставляемых услугах;

• введение возможности предоставления услуг без необходимости личного посещения (в том числе без повторного посещения);

• включение в административные регламенты конкретных показателей эффективности предоставления услуги;

• автоматизация отдельных административных процедур;

• регламентация межведомственного взаимодействия, в том числе с применением электронных способов обмена информацией;

• внедрение гибкой системы распределения функций между специалистами в зависимости от количества получателей услуг и очередности;

• совершенствование информационной работы с населением: внедрение форм работы по информированию через Интернет, электронную связь, телефонный автоответчик;

• применение принципов «одного окна», в том числе при предоставлении нескольких государственных и муниципальных услуг;

• возможность записи на прием (по телефону, Интернет и пр.);

• унификация сходных процедур;

• внедрение электронного документооборота.

Построение процессной модели как основа регламентации

При разработке административных регламентов должна быть сформирована единая процессная модель организации деятельности органа исполнительной власти с учетом возможностей современных информационно-коммуникационных технологий. Эта модель является основой для формирования ведомственной программы информатизации на среднесрочную и долгосрочную перспективу.

Поскольку в ходе административной реформы поставлены задачи комплексной модернизации административных процессов, что, в частности, предполагает персональную ответственность за административные действия и решения и создание системы поддержания эффективной работы административных регламентов, регламенты не должны превращаться в бесполезный набор невыполняемых правил и предписаний.

Международная практика показывает, что прямых аналогов создания подобных систем в органах исполнительной власти нет, традиционно механизмы жёсткой регламентации заменяются административной практикой с иными механизмами контроля.

Однако задачи подобного рода решались в бизнесе, причём в настоящее время данное направление является быстро распространяющимся и наиболее популярным.

Принципы менеджмента качества являются основополагающими для функционирования многих бизнес – организаций. Процессная модель предполагает внедрение этих принципов в органы исполнительной власти для повышения эффективности и результативности работы.

Система менеджмента качества считается сегодня наиболее проработанным стандартом эффективного управления. Смысл её внедрения – перестроить работу организации на основе учета потребительского качества, то есть тех требований, которые к продукции предъявляет потребитель.

Такой подход может быть эффективен и при реализации процессов предоставления государственных услуг. Критерием качества таких процессов является удовлетворенность потребителя, который эти услуги потребляет.

Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 18 декабря 2008 г. № 471-ст утвержден национальный стандарт Российской Федерации «Системы менеджмента качества. Требования. ГОСТ Р ИСО 9001-2008», в котором последовательно описаны все элементы процессного подхода.

Применение процессного подхода для решения вышеназванных задач позволяет устранить фрагментарность в работе, организационные и информационные разрывы, дублирование, нерациональное использование финансовых, материальных и кадровых ресурсов. Описание деловых процессов ведется по принципу сверху вниз, т.е. первоначально создается верхний уровень процессов, непосредственно обеспечивающих выполнение функций. Далее из процессов верхнего уровня выделяются ключевые или проблемные процессы. Такая методика анализа позволяет не потерять из вида главные функциональные обязанности органа местного самоуправления.

Процессный подход требует комплексного изучения различных сторон жизни организации – правовых основ и правил деятельности, оргструктуры, функций и показателей результатов их исполнения, интерфейсов, ресурсного обеспечения, организационной культуры. В результате анализа создается модель деятельности «как есть». Обработка этой модели с помощью различных аналитических методов позволяет проверить, насколько деловые процессы рациональны, а также определить, является ли та или иная операция ориентированной на выполнение функции, на общественно значимый конечный результат или излишней бюрократической процедурой.

Анализ и оценка деловых процессов позволяют подойти к обоснованию стандартов их выполнения, допустимых рисков и диапазона свободы принятия решений исполнителями, предельных нормативов затрат ресурсов на единицу эффекта. По существу, это те параметры, которые должны отслеживаться в регламентах для обеспечения прозрачности и подконтрольности различных административных звеньев управления.

В ходе анализа деловых процессов детально исследуются сферы ответственности подразделений ведомства, его руководителей и сотрудников. Это позволяет установить «адреса владельцев» деловых процессов, в результате чего эти процессы перестают быть «бесхозными», создаются условия для разработки и внедрения систем стимулирования и ответственности за конечные результаты, определяются моменты и процедуры передачи ответственности.

На основе проведенного анализа в модели процессов «как есть» вносятся изменения и формируются модели «как должно быть», основные элементы которых и должны быть закреплены в административных регламентах. В случае необходимости проектируются процессы, которые ранее отсутствовали, но являются необходимыми для выполнения функций органа. Исключаются излишние процессы. Для процессов проектируется система управления: определяется владелец процесса, точки контроля, контролируемые параметры, формируется система управления деловыми процессами, которая включает планирование, реализацию процессов и контроль исполнения.

Построение модели делового процесса схематично можно представить в виде следующей последовательности действий:

• определяется исходная информация для выполнения функции (вход функции),

• определяются исполнители функции и их роли,

• определяется внешний пользователь функции (ее выход).

Законодательная основа разработки административных регламентов

Обязательность разработки и утверждения административных регламентов муниципальных услуг на законодательном уровне закреплена Федеральным законом от 27 июля 2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (далее – Федеральный закон № 210-ФЗ). В названном Федеральном законе отдельная глава посвящена требованиям к разработке и структуре административных регламентов и стандартов предоставления государственных и муниципальных услуг.

Федеральный закон №210-ФЗ дает следующее определение административного регламента:

административный регламент – нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги и стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги.

Таким образом, разрешилась пятилетняя дилемма: регламент и стандарт – это один документ или два. По сути, обозначен полный отказ от разработки стандарта предоставления государственных и муниципальных услуг в виде отдельного документа. В соответствии со ст. 12 Федерального закона № 210-ФЗ, стандарт предоставления государственных и муниципальных услуг является лишь разделом административного регламента, по факту заменяя предусмотренный постановлением Правительства Российской Федерации от 11 ноября 2005 г. № 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» (далее – федеральный порядок разработки административных регламентов) раздел «Требования к порядку исполнения государственной функции (предоставления государственной услуги)».

Кроме того, статьей 29 Федерального закона № 210-ФЗ предусматривается, что административные регламенты должны быть разработаны и приняты, а информация о них должна быть включена в соответствующие реестры государственных услуг и реестры муниципальных услуг в течение двух лет со дня вступления в силу указанного закона. Административные регламенты, принятые до дня вступления в силу Федерального закона № 210-ФЗ, должны быть приведены в соответствие с положениями данного нового Федерального закона не позднее 1 июля 2012 года.

В рамках проведения административной реформы в Российской Федерации практически во всех субъектах Российской Федерации были приняты соответствующие порядки разработки административных регламентов на основе федерального порядка разработки административных регламентов. Аналогично и в муниципальных образованиях такие порядки были разработаны. После принятия Федерального закона № 210-ФЗ ранее принятые нормативные правовые акты, устанавливающие требования к разработке и структуре административных регламентов, должны быть приведены в соответствие с Федеральным законом № 210-ФЗ.

Отметим, что концептуально подходы к системе регламентации деятельности органов публичной власти не изменились.

Прежде всего, административные регламенты разрабатываются для каждой функции (услуги), исполняемой органом публичной власти. При разработке административного регламента должны быть решены следующие управленческие задачи:

• оптимизация показателей исполнения функции (предоставления услуги), в том числе в интересах граждан и организаций, реализация прав и обязанностей которых обеспечивается исполнением государственной функции (предоставлением услуги);

• упрощение административных процедур, включая устранение избыточных административных действий и процедур, стадий (этапов) их исполнения;

• уменьшение сроков исполнения административных действий и процедур;

• устранение необоснованных обременений для граждан и организаций;

• сокращение затрат (всех видов ресурсов) граждан и организаций в связи с исполнением функций (предоставлением услуг);

• доступность для граждан и организаций информации об исполнении функции (предоставления услуги);

• возможность оперативного контроля исполнения функции (предоставления услуги);

• возможность установления персональной ответственности должностных лиц за соблюдением требований административных регламентов по каждой административной процедуре или действию при исполнении функции (предоставления услуги).

Структура и содержание административных регламентов

В соответствии с Федеральным законом № 210-ФЗ структура административного регламента должна содержать разделы, устанавливающие:

1)общие положения;

2)стандарт предоставления государственной или муниципальной услуги;

3)состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме;

4)формы контроля за исполнением административного регламента;

5)досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего государственную услугу, органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, государственных или муниципальных служащих.

Рассмотрим более подробно содержание каждого из разделов.

Раздел «Общие положения»

Раздел «Общие положения» определяет место функции (услуг) как в привязке к органу (или органам власти в случае межведомственного характера исполнения функции), а также в системе правового регулирования.

В разделе «Общие положения» должно обязательно быть указано:

1)наименование функции (услуги);

2)наименование органа власти, непосредственно исполняющего функцию (предоставляющего услугу). Если в исполнении функции (предоставлении услуги) участвуют также иные органы публичной власти, то указываются все органы и организации, без обращения в которые заявители не могут получить услугу, либо обращение в которые необходимо для исполнения функции (предоставления услуги). В случае взаимодействия органов власти при предоставлении услуги должно быть проведено согласование проекта административного регламента;

3)перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение функции (предоставление услуги), с указанием реквизитов нормативных правовых актов и источников их официального опубликования. Целесообразно одновременно с разработкой проекта регламента провести инвентаризацию нормативно-правовой базы, регулирующей исполнение функции (предоставление услуги);

4)описание результатов исполнения функции (предоставления услуги), а также указание на юридические факты, которыми заканчивается исполнение функции (предоставление услуги), в том числе при наличии – отказ в предоставлении услуги;

5)описание заявителей, а также физических и юридических лиц, имеющих право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени при взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти, органами местного самоуправления и организациями при исполнении государственной функции (предоставлении государственной услуги).

Раздел «Стандарт предоставления услуги»

Общие требования к описанию стандарта услуги

Первоначально выделим те параметры услуги, которые поддаются стандартизации:

1.Время.

2.Компетентность.

3.Вежливость.

4.Равное обращение.

5.Конечный эффект.

6.Доступность.

7.Информированность.

8.Издержки.

9.Окружающая среда ожидания услуги.

При разработке стандартов услуг следует придерживаться следующих основных принципов стандартизации, которые выкристаллизовались практикой. Итак, стандарты должны быть:

• осмысленными для потребителей. Для этого они должны покрывать те элементы услуги, которые измеримы и видимы;

• разработаны в процессе консультаций с клиентами (обратной связи);

• реалистичными, базироваться на анализе, соответствовать целям программ и быть достижимыми. С другой стороны, они должны быть амбициозными;

• достигаться на существующем уровне финансирования;

• опубликованными;

• использоваться для измерения результативности;

• постоянно пересматриваться.