Функция - это разработанная вспомогательная программа, выполняющая конкретные задачи. Часто этими задачами являются вычисления, однако иногда они бывают более обобщенными

(например, некоторые функции просто возвращают дату и/или время).

Как и при написании формул, перед именем функции ставится знак равенства. = ИМЯ ФУНКЦИИ (аргументы)

Скобки используются для обозначения начала и конца списка аргументов. Скобки должны быть парными, пробелы перед скобками или после них не допускаются. Список аргументов может состоять из чисел, текста, логических величин и т. д., содержать адреса ячеек, имена диапазонов и другие функции. Функции, являющиеся аргументами другой функции, называются вложенными.

Аргументы отделяются друг от друга точкой с запятой. Многоточие означает, что в формуле может быть неограниченное число аргументов.

Пример: =СРЗНАЧ(число1;число2;…) – требует самое малое 2 аргумента, но их может быть очень много.

При использовании в вычислениях функций, можно:

1.Вводить имя функции и аргументы с помощью клавиатуры;

2.Использовать Мастер функций.

Если вы вводите функцию с клавиатуры, следует установить курсор в требуемую ячейку, набрать знак =, затем точно набрать имя функции и правильно расставить аргументы, не забывая разделять их. При этом необходимо помнить, сколько скобок открыто, столько же должно быть и закрыто!

Очень часто, если пользователь вводит функции с клавиатуры, он допускает ошибки (при расстановке аргументов, неправильно набирая имя функции), поэтому гораздо удобнее при работе использовать Мастер функций.

Чтобы запустить его, нужно в меню Формулы, выбрать команду Вставить функцию. При использовании Мастера функций точки с запятой и скобки расставляются автоматически. В первом диалоговом окне необходимо выбрать категорию функции в списке Категория, далее в списке функций выбрать нужную функцию. Выбор завершается нажатием кнопки ОК (рис. 53).

Рисунок 53 – Выбор функции

Во втором диалоговом окне задаются аргументы, как с клавиатуры, так и мышью. Аргументов может быть несколько, различные аргументы вводятся в различные поля. Переход из поля в поле осуществляется клавишей Tab или мышью. Когда заданы все аргументы – нажимаем кнопку ОК (рис. 54).

2

Рисунок 54 – Задание аргументов функции

Все функции делятся на следующие категории:

Финансовые функции;

Дата и время;

Математические;

Статистические;

Работа с базой данных;

Текстовые;

Логические и т. д.

Рассмотрим несколько функций категории Математические: ABS(число) – возвращает модуль числа.

КОРЕНЬ(число) – возвращает положительное значение квадратного корня. Если число отрицательное, то функция возвращает значение ошибки #ЧИСЛО.

ЦЕЛОЕ(число) – округляет до ближайшего меньшего целого. СУММ(число1; число2;…) - суммирует аргументы.

ПИ() – возвращает 3,14

SIN(число) – возвращает синус заданного угла COS(число) – возвращает косинус заданного угла TAN(число) – возвращает тангенс заданного угла.

Где число – это угол в радианах, для которого производится вычисление. Если аргумент задан в градусах, нужно умножить его на ПИ()/180, чтобы преобразовать в радианы.

=SIN(30*ПИ()/180)

Статистические функции

МАКС(число1;число2;…) – возвращает максимальное значение из списка аргументов. МИН(число1;число2;…) – возвращает минимальное значение из списка аргументов. СРЗНАЧ(число1;число2;…) – возвращает среднее арифметическое своих аргументов. СЧЕТ(значение1;значение2;…) – подсчитывает количество чисел в списке аргументов. Функция

используется для получения количества числовых ячеек в интервалах или массивах ячеек.

Вычисляя средние значения ячеек, следует учитывать различия между пустыми ячейками и ячейками, содержащими нулевые значения. Пустые ячейки не учитываются, нулевые – учитываются.

Например: требуется найти среднее значение чисел в диапазоне ячеек B1:B5 (см. рис.55). Если в ячейке B5 пусто, результат получим 369,3. А если в ячейке B5 число 0, то получим результат – 277.

3

Возвращает текущую дату и время

Пример:

Формула =1.05.09-СЕГОДНЯ() будет обновляться каждый день.

ГОД(дата_в_числовом_формате)

Выделяет год из даты. Год определяется как целое в интервале 1900-9999.

МЕСЯЦ(дата_в_числовом_формате)

Выделяет значение месяца из даты. Месяц определяется как целое в интервале от 1 (Январь) до 12 (Декабрь).

Можно задать аргумент дата_в_числовом_формате как текст, например, как "19 Мар 1955" или "19.3.55", а не как число. Текст автоматически преобразуется в дату в числовом формате.

Пример:

ГОД(36298) равняется 1999 ГОД("5.7.09") равняется 2009

Более подробно рассмотрим категорию функций работа с базой данных.

Функции базы данных

Используются для анализа данных (и вычислений) из списков или баз данных. Список - совокупность данных, связанных однотипностью информации.

При выполнении таких операций, таких как поиск, сортировка или подведение итогов, список автоматически обрабатывается как база данных (БД).

Каждая строка в БД является записью, а столбцы – полями. Заголовки столбцов БД (верхняя строка) являются именами полей.

При создании БД (списка):

1.На листе не следует помещать более одного списка.

2.Между списком и другими данными листа нужно оставлять хотя бы одну пустую строку

иодин пустой столбец.

3.В самом списке не должно быть пустых строк и столбцов.

4.Данные в полях одного столбца должны быть одного типа.

Функции БД в общем виде записываются так:

ИМЯ ФУНКЦИИ (база_данных; поле; критерий)

База_данных - это интервал ячеек, содержащий исходные данные. Этот интервал должен включать строку с именами полей.

Поле - это имя столбца, по которому производятся вычисления.

Аргумент «поле» может быть задан как текст, например "№ группы", или как номер поля: 1 - для первого поля, 2 - для второго поля, или как ссылка на ячейку, в которой находится имя поля.

Критерий - это адрес диапазона, содержащего условия.

Правила создания критерия:

1.Критерий состоит из 2-х и более клеток.

2.В первой клетке находится имя поля, а в последующие заносится условие.

3.Условие может быть текстом, числом, датой или логическим выражением.

4.Критерии могут быть простыми (содержат одно условие) и сложными (два и более

условий).

5. Критерий может содержать возвращенное формулой значение. В этом случае первая ячейка не заполняется, но при указании диапазона ссылка на нее обязательно дается.

Примеры критериев: Простой критерий

Фамилия Иванов

При задании такого критерия будут обрабатываться все записи, соответствующие условию, т.е. с фамилией Иванов.

Сложный критерий

5

Данный критерий соответствует логическому условию И, следовательно оба условия должны выполняться одновременно, в этом случае запись будет обрабатываться.

№ группы

9221 9222

Критерий соответствует логическому условию ИЛИ. Т.е. если выполняется хотя бы одно из условий, запись будет обработана.

=ИЛИ(D2=9221;D2=9222)

Критерий, содержащий в условии формулу. Аналогичен критерию ИЛИ, рассмотренному

ранее.

Использование критериев будет далее рассмотрено на примере.

Наиболее часто используемые функции в данной категории:

БДСУММ - Суммирует числа в полях столбца записей базы данных, удовлетворяющих

условию.

БИЗВЛЕЧЬ - Извлекает из базы данных одну запись, удовлетворяющую заданному критерию. БСЧЁТ - Подсчитывает количество числовых ячеек в выборке из заданной базы данных по

заданному критерию.

БСЧЁТА - Подсчитывает количество непустых ячеек в выборке из заданной базы данных по заданному критерию.

ДМАКС - Возвращает максимальное значение среди выделенных фрагментов базы данных. ДМИН - Возвращает минимальное значение среди выделенных фрагментов базы данных. ДСРЗНАЧ - Возвращает среднее значение выбранных фрагментов базы данных.

Пример.

Рассмотрим использование функции БДСУММ. Например, необходимо подсчитать общую сумму выплат сотрудникам второго подразделения, для данных, представленных в таблице 5. Если бы требовалось, определить сумму выплат для всех сотрудников, мы воспользовались бы функцией СУММ из категории математические.

Таблица 5 - Таблица данных

Но в нашем примере нужно суммировать только значения выплат для сотрудников второго подразделения, поэтому используем функцию БДСУММ. Сначала в ячейках А15:А16 создадим критерий.

Рисунок 56 – Задание критерия

6