Лекция 5. Электронные таблицы Excel

Лекция 5. Электронные таблицы Excel

Электронные таблицы Excel (см. рис. 8) представляют собой плоскую таблицу ячеек, в которые записывается с клавиатуры символьная и числовая информация. Такая информация в таблицах является исходной и, как правило, составляет меньшую часть, основная же доля информации рассчитывается по формулам и программам. Именно последняя возможность определяет основное назначение электронных таблиц. Это достигается тем, что каждая ячейка имеет свой адрес (или имя), который определяется пересечением соответствующих столбца и строки, в которых расположена ячейка. Фактически адрес является именем переменной, значение которой находится в самой ячейке. Используя адреса ячеек, можно составлять необходимые формулы и целые программы для дальнейшей обработки имеющейся в таблице информации.

Каждый лист таблицы может иметь максимум 16384 строки и 256 колонок, а всего в записываемом на диск документе электронных таблиц – т.н. рабочей книге – может храниться до 256 листов.

Числовая информация в таблице может быть представлена графически в виде графиков и диаграмм различного типа. Кроме того, в таблицы можно вставлять текстовые фрагменты, рисунки, а также формировать внешний вид, используя различные обрамления, цвета, шрифты и т.п. Для составления сложных формул используются встроенные функции (более 300).

Каждая ячейка в электронной таблице имеет как бы 5 слоев или уровней размещения связанной с ней информации:

1. числа либо символы на лицевой стороне ячейки;

2. формат (внешний вид) ячейки;

3. формулы, которые можно явно увидеть в строке формул над таблицей;

4. имя или адрес ячейки, который можно увидеть в поле имени (адреса);

5. комментарий, отмечаемый наличием красного квадратика в правом верхнем углу ячейки.

При составлении формул для обработки информации необходимо выполнять следующие правила:

0. каждая формула начинается со знака = ;

1. используемые в формулах адреса ячеек содержат буквы латинского алфавита;

2. в формулах используются символы соответствующих операторов: + (сложить), – (вычесть), * (умножить), / (разделить), > (больше),< (меньше), >= (больше либо равно), <= (меньше либо равно), <> (не равно), = (равно);

3. аргументы используемых функций заключаются в скобки и разделяются точкой с запятой (в зависимости от версии программы Excel);

4. аргументы не могут содержать пробелов;

5. текстовая информация в формулах заключается в кавычки;

6. для разделения целой и дробной части вещественных чисел используется запятая (в зависимости от версии программы Excel).

Рис. 8. Общий вид окна программы электронных таблиц Excel

Для редактирования информации в формулах необходимо активизировать мышью ячейку, содержащую необходимую формулу, либо нажать клавишу F2, либо щелкнуть мышью в строке ввода формул (см. рис.8).

Для выделения области ячеек в таблице необходимо действовать, пользуясь следующими правилами:

0. непрерывная область ячеек выделяется «протяжкой» (держать левую клавишу мыши нажатой и провести по нужной области указателем мыши) по ней мышью;

1. добавить к выделенной области другую область можно протяжкой по ней мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl;

2. целый столбец выделяется щелчком мыши по имени данного столбца (несколько столбцов – протяжкой мышью по их именам);

3. целая строка выделяется щелчком мыши по имени данной строки (несколько строк – протяжкой мышью по их именам);

4. вся таблица выделяется щелчком мыши по пустой клетке в левом верхнем углу таблицы (над именем первой строки).

Каждая активная ячейка или выделенная область обрамляется границей в виде двойной рамки с черным квадратиком в правом нижнем углу.

Граница и квадратик используются для переноса и копирования информации в активной области следующим образом:

0. для переноса необходимо, «зацепив» мышью (разместить указатель мыши на границе области, когда он превратится в стрелку) за границу области, перетащить ее на новое место;

1. для копирования необходимо, удерживая нажатой клавишу Ctrl, «зацепить» мышью за границу области и перетащить ее на новое место (закончить копирование, сначала отпустив кнопку мыши, а затем клавишу Ctrl);

2. для «заливки» (повторения) непрерывной области выделенным на экране фрагментом информации необходимо «зацепить» указателем мыши квадратик, после чего рядом с указателем должен появиться крестик, и затем протянуть мышью на область, выбранную для копирования информации из выделенной зоны.

При ссылках в формулах на непрерывные области ячеек в таблице можно использовать символ двоеточия, например: c2:c17, b5:d24. Для ссылок на целые столбцы либо строки необходимо указывать в адресах только их имена, например b:d (ссылка на область полных трех столбцов b, c, d), 12:17 (ссылка на область в 6 полных строках от 12 до 17).

Границы клеток, разделяющие имена столбцов и строк, служат для изменения соответственно ширины столбцов и высоты строк. Для задания новых размеров необходимо попасть указателем мыши на соответствующую границу, после чего указатель превращается в двунаправленную стрелку с границей, и затем протяжкой мыши задать требуемый размер.

Кроме команд, выполняемых из пунктов головного меню и панелей инструментов, нужные команды можно вызвать из Контекстного меню, которое вызывается нажатием правой кнопки мыши после выбора указателем мыши того объекта в окне, который необходимо редактировать либо преобразовать, и располагаются в окне рядом с выбранным объектом. В контекстных меню собраны только те команды, которые относятся к выбранному указателем мыши объекту, что упрощает поиск и выполнение нужной команды.