3 Приложение microsoft excel

Электронные таблицы Excel принадлежат к классу табличных процессоров и предназначены для обработки данных, упрощения сложных математических расчетов, построения графиков и диаграмм, выполнения статистических и экономических расчетов и т. д. При необходимости уточнить информацию о работе приложения Excel можно воспользоваться пунктом меню Справка.

Основную часть экрана занимает рабочая область, представляющая собой сетку, столбцы которой обозначены буквами латинского алфавита, а строки – арабскими цифрами. На пересечении строк и столбцов образуются клетки – ячейки, имеющие свое имя (адрес), который состоит из буквы столбца и номера строки, например, А2, В7, С34 и т.д.

Можно ячейке присвоить собственное имя. Для этого надо ее активизировать и выполнить команду Вставка/Имя/Присвоить и в появившемся окне задать имя.

Документ созданный в Excel называется книгой (Book) и при открытии имеет имя «Книга1». В состав книги входят рабочие листы (WoorkSheets), называемые «Лист1», «Лист2» и т.д. Листы можно переименовывать, удалять и добавлять новые с помощью контекстного меню либо используя соответствующую команду: Правка/Удалить Лист, Вставка/Лист, Формат/Лист/Переименовать.

Переход от листа к листу удобно осуществлять, нажимая кнопки со стрелками, находящиеся слева от названия листов.

3.1 Ввод и редактирование данных

В Excel существует три типа данных: текст, числовые данные, формулы. Тип данных идентифицируется по первому вводимому символу. Формула всегда должна начинаться со знака "=". Для ввода данных в ячейку надо подвести к ней курсор мыши, ввести нужную информацию и нажать клавишу ввода Enter.

В Exсel имеются вспомогательные средства для автоматизации процесса заполнения ячеек, облегчающие процесс ввода. Для использования функции Автозаполнения надо ввести в первую ячейку текст (например, январь), выделить ячейку щелчком мыши и, зацепив за маркер заполнения в нижнем правом углу ячейки при нажатой правой клавише мыши, протянуть мышь на столько ячеек, сколько нужно заполнить. При этоманализируется содержимое первой ячейки, и создаются данные для заполнения следующих ячеек в выделенном диапазоне. Эта функция Excel работает с числами, днями недели, месяцами, датами.

Если необходимо заполнить ряд ячеек первым значением из списка, то необходимо протаскивать маркер заполнения при нажатой клавише Ctrl.

Выделение. Выделение нужной ячейки необходимо щелкнуть по ней мышью. Для выделения нескольких несмежных блоков ячеек следует выделить один блок, нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, выделить другие блоки ячеек. Для выделения смежных блоков ячеек надо щелкнуть мышью на начальном блоке и, удерживая нажатой клавишу Shift, щелкнуть на последнем блоке. Чтобы выделить целиком столбец/строку таблицы, необходимо щелкнуть мышью по заголовку столбца/строки. Для выделения рабочего листа следует щелкнуть по кнопке, находящейся на пересечении заголовков строк и столбцов. Для выделения нескольких листов надо нажать клавишу Ctrl и, не отпуская ее, щелкнуть по ярлычкам листов.

Операции со строками и столбцами. Для вставки столбца/строки/ячейки надо поместить курсор в место вставки, вызвать контекстное меню, выполнить команду Добавить ячейки… и в появившемся окне выбрать режим столбец/строка или ячейки….

Удалять можно как содержимое строк и столбцов, так и целиком строки и столбцы. Для очистки содержимого ячеек проще всего использовать клавишу Del. Можно удалить интервал ячеек с помощью команды Del, предварительно его выделив.

Для удаления столбцов, строк или ячеек надо их выделить и выполнить команду Правка/Удалить с последующим выбором нужной опции.

В Excel размер ячеек можно привести в соответствие с теми данными, которые в них будут помещаться. Для настройки ширины столбца(высоты строки) указатель мыши помещается на границу между столбцами(строками) в поле названий. Указатель мыши должен принять вид двунаправленной стрелки. Перетаскивая указатель, можно изменять положение границы. Для автоматической настройки ширины столбца(строки) на самый длинный текст необходимо дважды щелкнуть мышью на границе между столбцами(либо на нижней границе строки). В этом случае высота строки будет ориентироваться на самые высокие в этой строке данные.

Для изменения высоты и ширины нескольких строк и столбцов одновременно надо их выделить и выполнить команду Формат/ Строка(Столбец)/Автоподбор высоты (Автоподбор ширины)

Копирование и перемещение. Эти операции выполняются над выделенными участками с помощью команд меню Правка или соответствующих кнопок на панели Стандартная. Содержимое ячейки или выделенного интервала можно копировать и с помощью мыши. Для этого надо зацепить курсором мыши за правый нижний угол и, удерживая клавишу Ctrl, скопировать ячейку или интервал ячеек в нужное место. При перемещении информации клавиша Ctrl не используется. При копировании формул таким способом автоматически меняются адреса ячеек формулы.

В том случае, если надо скопировать только формулу или только значение, полученное по формуле, используется специальная вставка следующим образом: копируется информация, помещается курсор в место вставки, выполняется команда Правка/Специальная вставка. В появившемся окне выбирается соответствующая опция.