3. Номенклатура дел

После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких документов накапливается множество. Для того, чтобы их можно было легко найти, после исполнения документы группируются в дела.

Номенклатура дел являетсяуказателем индексации документов и дел.Прииндексации документовиндекс дела по номенклатуре входит в индекс документа. В номенклатуре дел указываютсроки их хранения, с ее помощью проводится первый этапэкспертизы ценности документальных материалов, определяется время их хранения.

Номенклатура делиспользуется каксхема построения справочной картотекина исполненные документы и какучетный документ при сдаче дел в архив учреждения (организации, предприятия).

Номенклатура делохватывает весь объем документов, связанных с деятельностью учреждения, при этом учитывается как внутренняя документация, так и получаемая извне.

Заголовок дела, включенного в номенклатуру, должен отражать один вопрос, один срок хранения документов конкретного дела.В заголовке должны быть указаны: виды документов, хранящихся в данном деле (приказы, протоколы, акты и т.д.); период, за который собраны документы.

При составлении номенклатуры дел обязательно учитывают сроки хранения документов.В зависимости от практической и научной ценности документов определяют исрок их хранения–временный (до 10 лет включительно),долговременный (от 10 до 75 лет) и постоянный (свыше 75 лет)..

Названия делв номенклатуре располагают в определенной последовательности. Вначале помещают дела с распорядительной документацией вышестоящих органов, затем с организационными документами (уставами, положениями). Далее идут распорядительные документы самого учреждения (приказы, распоряжения руководителя), планы, отчеты, переписка с вышестоящими организациями. При наличии большого количества корреспондентов переписка располагается по алфавиту корреспондентов или административно-территориальных названий.

Номенклатура дел составляется или обновляется ежегодно. Она вводится в действие с 1 января.

Номенклатура дел подготавливается структурными подразделениями учреждения (организации, предприятия). На основании номенклатур дел структурных подразделений составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая согласовывается с архивным органом и утверждается руководителем организации.

Номенклатуры дел подразделяютна индивидуальные, примерные, типовые.Индивидуальная номенклатура делотражает документы одного конкретного учреждения.Примерные и типовые номенклатуры дел разрабатывают в целях унификации группирования документов определенной категории учреждений соднотипным характером деятельности и составом документов. Типовой номенклатурой устанавливается единая индексация дел для учреждений всей системы.Примерные номенклатуры дел имеют рекомендательный характер, типовые – обязательный.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь строго определенный индекс. Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Например: 03-12, где 03 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по порядку.

Номенклатуру дел составляют по унифицированной форме. В первой графе проставляют индекс дела. Во вторую графу вносят заголовки дел и наименования структурных подразделений. При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности предприятия. В третьей графе проставляют (в конце года) количества дел и томов. В четвертой графе указывают срок хранения дела со ссылкой на номер статьи ведомственного или типового перечня документальных материалов. Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т.д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитывают переходящие дела.

Номенклатура дел составляется как минимум в трех экземплярах: для канцелярии, структурного подразделения и архива.