2.2. Обработка исходящих документов

Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документыоформляютсяв двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен бытьсогласован с другими специалистами организации (предприятия). Такое согласование оформляетсявизой. Подготовленныйпроект исходящего документапредставляется на подпись руководителю. Вместе с ним могут быть представлены и другие документы, на основании которых был составлен проект исходящего документа.

Руководитель предприятиявправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

После подписанияруководителем исходящего документа он передается секретарюдля регистрации. Отправляемыедокументы регистрируютсяв «Журнале регистрации исходящих документов». Послеприсвоения исходящему документу регистрационного индексанеобходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.

Отправка исходящих документовпроисходит в тот же день.Второй экземпляротправленного письма или единственный экземпляр факса (телефонограммы)подшивается в делос перепиской.

2.3. Регистрация документов и контроль за их исполнением

Регистрация документа – это присвоение ему индекса и проставление этого индекса на документе с последующей записью данных о нем вжурнале, на регистрационную карточкуили впамять ПК.Целью регистрацииявляется обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ долженрегистрироватьсяв данном учреждении (в организации, на предприятии) только один раз.Входящиедокументырегистрируютсяв день поступления,исходящие и внутренние–в день подписания.

Обязательной регистрации подлежатдокументы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, докладные записки и др.), а также предложения, заявления и жалобы граждан.

Каждое учреждение (организация, предприятие) должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства.

При регистрации документов используются следующие справочные материалы:перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел; классификатор документа.

Индексация документов в делопроизводстве– это проставление при регистрации их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место исполнения (составления) и хранения документов.

Индекс входящего, исходящего или внутреннего документа,как правило, состоит из индекса по номенклатуре дел и регистрационного номера документа. Например, индекс 05-29/960 исходящего документа включает: индекс структурного подразделения (05); номер соответствующего дела по номенклатуре дел структурного подразделения (29); индивидуальный порядковый номер исходящего документа, присвоенный ему при регистрации (960).

Исключение являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и др.), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются с начала года в пределах каждого вида документа.Индексы предложений, заявлений и жалоб гражданмогут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа.

На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующийфакт и время поступлениядокумента в учреждение, организацию, на предприятие.