10.1. Общая характеристика

Программа Microsoft Access 2002 является реляционной СУБД, которая мо­жет функционировать под управлением операционных систем Windows 95/98, Windows NT 3.51 и выше, а также более новых версий Windows (в том числе Windows 2000 и Windows ХР). Она является дальнейшим развитием преды­дущей версии Microsoft Access 2000.

СУБД Access имеет стандартизованный интерфейс приложений Windows (рис. 10 1). Большинство действий по работе с различными элементами в среде Access можно выполнить с помощью следующих средств: команд основного меню, кнопок панелей инструментов, команд контекстною меню и комбина­ций клавиш. Для краткости будем обычно указывать первый или первые два

I нопка

системноп Строка меню заголовка

Панель инструментов

Строка mi ню

I I

Кнопки управл* нмя икном Access

ПГ-ТЬ'

Ц Microsoft Access

^туре <а quest -on f :ir help

• Ь ее й» ng €i - isj) ,

• -V New File " X

f :

dhl mdt

Northwind 002 mde North viiid 2002 mdb

Fne Edit View Insert loo» Window Help

□ ь *i W а Й

Кнопка l охранить

Рабочее полй Access

Строга состояни:

Рис. 10.1. Окно Microsoft Access

Область задач

МЖ

способа. Отметим, что контекстное меню определенного элемента БД вызы­вается щелчком правой кнопкой мыши при размещении ее указателя над этим элементом.

База данных ян шется основным компонентом проекта приложения Access и может включать в свой состав таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.

Для работы с базами данных в Access имеется стандартное окно, из кото­рого можно вызвать любой ее объект просмотра, выполнения, разработки или модификации. Пользогатель для работы с базой данных может разработать свой интерфейс, основу которою обычно составляют (рормы. На формах раз­мешаются различные элементы, такие как: поля таблиц, поля со списком, кнопки, раскрывающиеся списки, лыключатели, переключатели, флажки, рисунки, подчиненные формы и т. д.

За кнопками обычно закреп гсяют вызов функций. Функции обработки информации во время работы с базой данных задаются с помощью макрос ов или программ на Visual Basic for Application (VBA) — VBA-программ. Обыч­но в приложениях для работы с БД предусматривают автоматическое откры­тие главной кнопочной формы при открытии базы данных. В последующем работ? пользователя происходит с помощью главной Формы и при необходи­мости с помощью других форм и окон. Базу данны::, имеющук • интерфейс с пользователем, можно считать приложением, поскольку все описания базы данны> (в том числе программные коды) интерпретируются системой Access при работе пользователя.

Текущая открытая БД может взаимодействовать с внешними БД, которые используются как и( точник таблиц при импорте или при< оединении. а также как пилучатель при экспорте данных из текущей базы данных. С помощью запросов во внешней БД можно создавать таблицы. В качестве внешней БД может выступать любая база данных, поддерживающая протокол ODBC, на­пример, база данных SQL Server, расположенная на удаленном сервере, или одна из баз данных систем Paradox, dBASE, иди Access.

Таблица представляет собой основную единицу хранения данных r базе. Понят ие таблицы в Access полностью соответствует аналогичному поня­тию реляционной модели данных. В произвольной базе обычно имеется совокупность связанных между собой таблиц. Между двумя таблицами можно устанавливать связи типа 1:1 и 1:М с помощью окна описания схе­мы данных. Основными операциями над таблицами являются: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать.

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором раз­работчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения дан­ных в полях.

Запрос представляет собой формализованное т ребование на отбор данных из таблиц или на выполнение определенных действий с данными. Запрос позволяет создать набор записей из данных, находящихся в разных таблицах, и использовать его как источник данных для формы или отчета.

В Access можно создавать и выполнять следующие основные типы запро­сов: на выборку, обновление, удаление, или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

Описание запроса можно выполнить с помощь»! бланка QBE или инст­рукции языка SQL.

Макрос представ, шет последовательность макрокоманд встроенного язы­ка Access, задающих автоматическое выполнение некоторых one рацчй, напри­мер: «ОткрытьТаблицу» (OpenTable), «Закрыть» (Close), «НайтиЗапись» (Fi ndRecord) и «Печать» (PrintOut). В пос. юдующих версиях системы мак­росы используются для обеспечения совместимости с предыдущими версия­ми, и рекомендуемся для процедур автоматизации использовать программ­ный код VBA.

Модуль представляет совокупност ь описаний, инструкций и процедур на языке VBA, сохраненную лод общим именем. В Access используют ся модули трех типор; формы, отчета и стандартный. Модули форм и отчетов содержат программы, являющиеся локальными для этих объектов. Процедуры из стан­дартного модуля, если они не описаны явно как лс кальные для содержащего их модуля, распознаются и могу г вызываться процедурами из других моду­лей в той же базе данных или из адресуемых баз данных.

При работе с программой Microsoix Access пользователь может встретить­ся еще с двумя важными понятиями: страница доступа к данны н и проект. Они не являются компонентами базы данных, хотя и имеют к ней отношение. Эти понятия будут рассмот рены отдельно позднее.

Access подд( рживает традиционные для офисных приложений механиз­мы связывания и встраивания объектов OLE (Object Linl ing and Embedding) и динамического обмена данными DDE (Dynamic Data Exchange). Пои этом по протоколу OLE система Access позволяет работать с любыми объектами из библиотеки типов другого приложения, а также предоставляет свои объек­ты для других приложений.

Аналогично системой Access поддерживается протокол динамического обмена данными в роли приложения, принимающего данные (клиента), и источника даьных (сервера). Например, база данных Access может быть сер­вером для приложе ния Microsoft Word, выступающего в роли клиента и при­нимающего данные по каналу связи.

Основные взаимосвязи объектов в БД Access схематично представлены на рис. 10.2 (взаимодействия объектов показаны сплошными линиями, потоки данных — штриховыми).

В таолицах хранятся данные, которые можно использовать в запросах, формах и отчетах. Формы и от четы используют данные из таблиц или через запросы (путем выборки). Операции вычисления или форматирования дан­ных при выполнении запросов могут производиться с помощью встроенных функций или пользовательских VBA-программ. Макросы и VBA програм­мы могут вызыват ься при возникновении следующих событий в БД: от кры- тие формы, ввод записи в таблицу, нажат ие кнопки в окне формы и т. д. С помощью макросов можно, к примеру, открыт ь форму или отчет, выполнит ь запрос и прочее. VBA-программы могут работать с объектами Access и вызы­вать процедуры из DLL-библиотек Windows.

При полной установке Access версии 2002 требуется 16 Мб оперативной памяти и около 65 Мбайтов свободного пространства на жестком диске.

Основной учебной базой данных является БД «Борей» (доступна при по- моши команды Примеры баз данных в меню Справка) Она содержи г данные о продажах вымышленной компании, занимающейся импортом/экспортом продуктов пи тания. Пользователь может не только просматривать объекты базы данных, но и выполлять различные операции с данными, поскольку она уже содержит достаточное количество записей со смысловой информацией.

В Mici osoft Access 2002 имеется также учебный проект Access Northwind (NorthwindCS.adp), для которого базу данных можно создать при первом от­крытии проекта (команда Примеры баз данных в меню Справка) вручную пибо автоматически с помошью Access.

Кроме того, в Microsoft Access включены три учебных приложения («Ад ресная книга», «Управ 1ение контактами» и «Личное имущество») с соответ­ствующими базами данных, которые можно исшдльзовать для изучения про­дукта и личных нужд.

Изучение стр> ктуры и поведения во время работы с учебными базами дан­ных и проектами позволяет лучше понять, как следует организоват ь и разра­батывать собственные базы и проекты, а также как использовать Microsoft Access.

Microsoft Access 2002 позволяет работать с данными и таблицами баз дан­ных, созданных в предыдущих версиях Access, но его нельзя использовать для изменения объектов в базах данных предыдущих версий. I [оэтому для рабо­ты с ранее созданными базами рекомендуется использова гь имеющиеся в Microsoft Access 2002 средства преобразования старых форматов в новый формат.

Некоторые ограничения СУБД Access 2002:

• размер файла базы данных (с расширением mdb) - 2 Гб за вычетом мес­та, необходимого системным объектам. Реально размер ограничивается доступным местом на диске, так как БД может включать присоединен­ные таблицы;

• число объек гов в базе данных - 32768;

• количество одновременно работающих пользователей — 255;

• максима тьный размер таблицы — 2 Гбай г;

• максимальное количество полей в таблице -- 255;

• максимальное ко. гичес гво индексов в таблице — 32;

• максимальное число символов в записи (не считая поля Memo и поля объектов OLE) - 2000;

• макс имальное число < имволов в поле Memo - 65 535 при вводе данных через интерфейс пользовате. щ и 1 Гбайт при программном вводе данных;

• максимальный размер объекта OLE — 1 Гбайт;

• максимальное количество таблиц в запоосе — 32.

Для Microsoft Access 2002 имеются дополнительные средства разработки и об' луживания. которые входят в состав пакета Microsoft Office ХР для раз- работ чиков. К пакету прилагается соответствующая документация — «Руко­водство разработчика Microsoft Office ХР».

В число основных средств, имеющих непосредственное отношение к Access 2002, входят:

• средства, позволяющие распрос гранят ь копии исполняемого приложе­ния Microsoft Access всем пользователям, даже если на их компьютерах не установлен Microsoft Access;

• менеджер репликации (Replication Manager), позволяющий планировать обновления реплик, определять объекты, реплицированные в базе дан­ных, и одновременно управлять нескол! кими наборами реплик;

• мастер Packaging Wizard, позволяющий распространять приложения баз данных и программируемые приложения М crosoft Office в сети или на компьютеры, где выполняется Visual Basic для приложений 6.0.