ІНФОРМАЦІЙНЕ ПРАВО СЕМІНАР № 3

Постійні реквізити друкують під час виготовлення бланка, змінні фіксують на бланку в процесі заповнення.

Бланки повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). кожен з видів управлінських документів повинен мати усі обов'язкові реквізити, без яких він не може бути підставою для обліку і не має юридичної сили.

Для складання службових документів треба використовувати два формати паперу згідно з ГОСТ 9327-60: А4 (210 х 297 мм) і А5 (146 х 210 мм). Дозволено використовувати бланки A3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х148).

Складання документів на папері довільного формату не дозволено.

Усі формати паперу поділяються на три ряди — А, В, С.

Ряд А – основний, В і С – додаткові, що використовуються для виготовлення паперових виробів (конвертів, обкладинок тощо).

Кожен ряд також поділяється на класи за розміром формату. В ряді А, наприклад, 13 класів. Кожний окремий формат зазначається літерою ряду та цифрою класу (А5, А6, А7 тощо). Його розмір визначається в міліметрах.

Початковий формат дорівнює одному квадратному метру. Кожний наступний одержують шляхом поділу попереднього навпіл. Останній (А13) дорівнює розміру поштової марки.

Документи виготовляють за допомогою комп'ютерної техніки або на друкарській машинці. Управлінські документи переважно друкують розміром шрифту у 12-14 друкарських пунктів. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні і доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволено створювати рукописним способом.

Бланки документів повинні мати такі береги: лівий – 30 мм, правий – 10 мм, верхній і нижній – 20 мм.

Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп'ютерної техніки.

На основі загального бланка установи розробляють бланки структурного підрозділу або бланки посадової особи. Посадові бланки застосовують на основі відповідного рішення установи і в тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи. Посадові бланки мають додатковий реквізит «назва посади». Їх можуть використовувати для оформлення листів, вказівок, служ-бових записок, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту. Реквізит «назва посади» розміщують нижче реквізиту «назва установи, організації або підприємства».

Деякі види документів оформляють не на бланку, а на стандартному аркуші паперу. На бланках установи не оформляють:

- документи, підготовлені кількома установами; ці документи оформляють на стандартних аркушах паперу; у заголовній частині цих документів вказують повну назву всіх установ, від імені яких видають документ, назву виду документа, місце його складання; підписи розміщують на одному рівні; у найменування посад осіб, які підписують документ, включають назви установ, які вони представляють; усі примірники спільно виданих документів мусять бути оригінальними, тобто мати особисті підписи посадових осіб та їх розшифрування;

- документи, які використовують у самій установі: заяви працівників, окремі службові довідки, доповідні записки, пояснювальні записки. діяльність державного службовця повинна розглядатися з позиції внутрішньо-організаційних зв'язків, якi спрямовані на забезпечення функціонування інституту державного управління як організації, що має визначені функції.

Надання рішеннююридичної сили – це головне призначення процедури його реєстрації, яка здійснюється за допомогою комплексу реквізитів (найменування документу, його номеру, дати прийняття, грифу затвердження, відомостями про особу, яка його підписала із зазначенням її посади, прізвища, печатки, яка посвідчує підпис тощо). Без реєстрації рішення юридично не існує.

Формуляр(службового) документа – склад та послідовність розміщення реквізитів у службовому документі.

Уніфікація документів– це зведення документів до єдиної форми, системи, єдиних нормативів.

Нормативний документ встановлює правила, загальні принципи та характеристики, що стосуються різних видів діяльності або їх результатів. Регламентує процеси і процедури, що повторюються.

Юридична сила службового документа – властивість службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання і (або) управлінські функції.