1.5. Менеджмент як системний процес формування управлінських рішень

Керування пронизує всі сфери життя. Керування має місце: 1) у технічних системах (керування машинами, устаткуванням); 2) у біологічних системах (керування зграями птахів, чередами звірів); 3) у соціально-економічних системах (керування колективами людей). Причому тільки у третій сфері можливе використання терміна «керівництво» замість «керування». Більше того, така термінологія точніше відображає суть різних процесів.

Процес керування. Аналіз процесів керування в у трьох сферах показує, що при всіх розходженнях між ними їм властивий ряд загальних закономірностей. Так, процес керування завжди припускає наявність у системі двох об'єктів: органа (суб'єкта) керування й об'єкта керування, а також двох каналів передачі інформації: прямої або командної інформації та інформації зворотного зв'язку й, по суті, являє собою процес руху та перетворення інформації у замкнутому контурі (рис. 1.2). Суб'єкт керування перетворює за певним законом інформацію стану у командну інформацію, що підкоряє поводження об'єкта керування певній меті.

Керуюча підсистема (суб’єкт керування)

Керуюча підсистема (об’єкт керування)

Бізнес-організація

Вертикаль

керування

Зовнішнє Горизонтальні

середовище (партнерські)

зв’язки

Командна Інформація

інформація зворотного

(управлінські зв’язку

рішення)

Рис. 1.2. Інформаційний контур керування

бізнес-організацією та система її зовнішніх зв'язків

На рис. 1.2 цей процес показаний на прикладі бізнес-організації. Відзначимо, що будь-яка бізнес-організація відноситься до класу великих соціально-економічних систем: соціальних — тому що організація створюється людьми для досягнення своїх цілей, економічних — тому що ці цілі мають економічний характер, великих — тому що організація характеризується великим числом елементів, що входять до її складу, різноманіттям зв'язків між ними, неможливістю оцінки її діяльності яким-небудь одним критерієм, множинністю способів її внутрішньої структуризації.

З малюнка видно, що процес керування залежить від дії факторів внутрішнього й зовнішнього середовища організації. Зовнішнє середовище бізнес-організації включає:

• споживачів її товарів (замовників, покупців);

• постачальників всіх необхідних для роботи ресурсів;

• конкурентів, що заважають їй працювати «собі на втіху»;

• дочірні організації;

• органи державної та муніципальної влади, що видають закони, розпорядження, що визначають правила роботи на ринку;

• досягнення науково-технічного прогресу;

• громадські організації та групи, у першу чергу - професійні союзи;

• екологічне середовище;

• соціо-етнічні фактори у регіоні місця розташування організації.

Серед зовнішніх факторів (зовнішніх зв'язків), що впливають на роботу бізнес-організації як елемента макроекономічної системи, можна особливо виділити вертикальні зв'язки управлінського характеру з боку державних і муніципальних органів, що формують певну економічну політику, а також горизонтальні «партнерські» зв'язки з постачальниками, споживачами, конкурентами. На відміну від недавнього минулого держава сьогодні має істотно менший вплив на бізнес-організації. Він складається в основному у формуванні податкової політики, в організації зовнішньоекономічної діяльності та митного контролю, у забезпеченні прав і здоров'я працівників й охорони навколишнього середовища.

Внутрішнє середовище бізнес-організації багатогранне та включає матеріально-технічні, організаційні, соціально-побутові, санітарно-гігієнічні, соціально-психологічні, інформаційно-комунікативні фактори, які повинні бути враховані в процесі керування.

Найбільшу складність й у той же час найбільший інтерес для аналізу представляє функція перетворення інформації суб'єктом керування та формування управлінських рішень. Процес керування — це процес вироблення та забезпечення виконання підлеглими прийнятих керівником управлінських рішень. Таким чином, прийняття управлінських рішень — основа керування. Рішення — один з необхідних елементів вольової дії людини, припускає усвідомлення цілей, засобів їхнього досягнення й очікуваних результатів. Рішення можуть бути побутовими, політичними, конструкторськими, технологічними, управлінськими. Класифікація управлінських рішень представлена на рис. 1.3. Вимоги, пропоновані до управлінських рішень:

1) цілеспрямованість;

2) ефективність;

3) обґрунтованість;

4) адресність (звертання до конкретного виконавця);

5) своєчасність;

6) правочинність (керівник має право приймати подібні рішення);

7) несуперечність;

8) здійсненність;

9) чіткість (неможливість двозначного трактування рішення);

10) повнота (містить всю інформацію, необхідну для виконання);

11) стислість викладу;

12) ясність і зрозумілість;

13) етичність (виклад у поважній стосовно підлеглого формі).

Відомі різні підходи до процесу підготовки й прийняття рішень. У рамках кожного підходу можна виділити певну сукупність послідовно застосовуваних прийомів і методів, етапів і процедур, що мають прямі та зворотні зв'язки, що називають технологією прийняття управлінських рішень.

Управлінські рішення

а)

Управлінські рішення

Ті, що приймаються на вищому рівні керівництва (стратегічні рішення, які відносяться до підприємства в цілому та визначають лінію його роботи на довгостроковий період)

Ті, що приймаються на середньому рівні керівництва, тобто рівні цехів, служб, відділів (тактичні рішення на середньострокову перспективу, необхідні для того, щоб слідувати загальній стратегії фірми)

Ті, що приймаються керівниками первинних колективів (оперативні рішення, які забезпечують виконання тактичних і стратегічних установок, контроль процесу та диспетчерування)

Інформаційні (доводять до відома підпорядкованих будь-що)

Організаційні (змінюють функції, організаційну структуру або відношення)

Оперативні (забезпечують оперативне керування колективом)

б)

Управлінські рішення

Евристичні (основані на досвіді, інтуїції керівника)

Алгоритмічні (обґрунтовані за допомогою спеціальних методів)

в)

Управлінські рішення

Ті, що приймаються в умовах визначеності (під час прийняття управлінських рішень таких меншість)

Ті, що приймаються в умовах ризику (коли звершення певних майбутніх подій має імовірнісний характер)

Ті, що приймаються в умовах невизначеності (коли неможливо оцінити імовірність звершення майбутніх подій)

г)

Управлінські рішення

Одноосібні

Колегіальні

д)

Рис. 1.3 Класифікація управлінських рішень:

a) - за рівнем прийняття рішень; б) - за характером розв'язуваних завдань; в) - за методами прийняття рішень, г) - залежно від характеру вихідної інформації; д) - залежно від того, як приймаються рішення.

Технологія прийняття управлінських рішень. Прийняття рішень являє собою свідомий вибір одного з наявних варіантів дій (альтернатив), що скорочують розрив між сьогоденням і майбутнім бажаним станом — метою. Таким чином, для прийняття управлінських рішень повинні бути визначені:

• мотивуючі цілі;

• стратегії — альтернативні способи досягнення поставлених цілей;

• можливі стани зовнішнього (невизначеного) середовища;

• результати — очікувані результати реалізації стратегій при різних станах зовнішнього середовища.

Альтернативи повинні бути оцінені відповідно до обраного критерію та зроблений вибір кращої з них. Добре, якщо вибір може бути якимось чином формалізований. До цього необхідно прагнути, однак у кожному разі остаточне рішення завжди залишається за керівником, тому що саме він несе особисту відповідальність за це рішення. Концептуальна схема ухвалення управлінського рішення показана на рис. 1.4.

Керівник База прийняття рішення Вибір рішення ціль керування інформація про об’єкт керування інформація про стан навколишнього середовища за певними правилами із множини можливих (альтернативних) варіантів єдине, краще, на погляд керівника, управлінське рішення

Рис. 1.4. Концептуальне подання процесу

прийняття управлінських рішень

Рішення в організації можна розглядати як продукт управлінської праці, а його прийняття - як процес, що веде до появи цього продукту. Таким чином, процес прийняття управлінських рішень є основною частиною щоденної роботи будь-якого керівника. Прийняття рішень в організації - це:

• свідома та цілеспрямована діяльність, здійснювана людьми - керівниками, менеджерами;

• поводження людей, засноване як на фактах, так і на їх ціннісних орієнтаціях;

• процес, що базується на усвідомленій взаємодії членів організації;

• процес, що представляє собою одночасно науку та мистецтво.

Відповідно до останнього твердження у прийнятті рішень можна виділити дві складові. Об'єктивна складова — це така частина роботи з прийняття рішень, що піддається формалізації, що дозволяє передати її помічникам керівника або автоматизувати. Суб'єктивна складова — це частина роботи менеджера, що не формалізується, яка дозволяє йому приймати остаточні рішення на основі об'єктивної інформації, але з використанням інтуїції та досвіду. Формалізовані методи обґрунтування прийняття управлінських рішень у світовій практиці звуться «дослідження операцій», де під операцією розуміють будь-який вид діяльності людини. Методи дослідження операцій або економіко-математичних методів діляться на чотири основні групи:

1) аналітичні, де між вхідними та вихідними параметрами розв'язуваного завдання керування встановлюється яка-небудь аналітична залежність;

2) статистичні, де рішення приймається на основі збору, аналізу та обробки великого обсягу ретроспективної (тобто минулої) інформації;

3) методи математичного програмування (лінійного, динамічного й т.д.), необхідність у яких виникає у зв'язку із численністю можливих варіантів функціонування об'єкта для одержання того самого результату;

4) теоретико-ігрові методи, які застосовують для прийняття рішень в умовах невизначеності та ризику, коли зовнішнє середовище не визначене або надає протидію.

Деякі з методів дослідження операцій представлені у наступних розділах підручника стосовно рішення конкретних завдань виробничого менеджменту.

Відзначимо, що робота менеджера не обмежується прийняттям управлінських рішень. Менеджерові необхідно також організувати їхнє виконання. Тут проявляється ще одна грань менеджменту — уміння домагатися поставлених цілей, використовуючи працю, інтелект, мотиви поводження інших людей. З огляду на сказане, можна дати таке визначення менеджменту. Менеджмент - це керівництво колективами виконавців і керівництво у колективах виконавцями. Виробничий менеджмент - цілеспрямований вплив на колективи людей для організації та координації їхньої спільної діяльності у процесі виробництва матеріальних благ.

При аналізі змісту менеджменту та процесу керування організацією вже неодноразово зустрічалися такі поняття, як «система» та «структура». Системний підхід є потужним інструментом дослідження будь-яких об'єктів і процесів. Розглянемо його основні положення.

Системний підхід до керування підприємствами (організаціями). Системний підхід заснований на поданні досліджуваних об'єктів і явищ у вигляді систем із притаманними їм властивостями. Система — це організоване складне ціле, або сукупність елементів, що утворюють єдине ціле. Як ми вже відзначали, виділяються три класи систем - технічні, біологічні та соціальні. Системам властиві наступні чотири основних закони або властивості:

1) організованість — властивість систем проявляти взаємозалежне поводження частин у рамках цілого для досягнення поставлених перед системою цілей. Структура — неодмінний атрибут усякої організованої системи. Структура — це якісно певний, відносно стійкий порядок внутрішніх взаємозв'язків елементів системи, або сукупність елементів і зв'язків між ними;

2) цілісність — означає появу у системі нових системних властивостей, не властивих будь-якому окремо взятому її елементу. З іншого боку, це означає, що будь-який елемент системи може мати властивості, не властивій системі в цілому. Або це вказує на об'єктивну суперечливість систем: при як завгодно високому рівні організації системи окремі її елементи мають свої характерні риси, цілі й тактику поводження;

3) ієрархія — багарівневість систем. Вона дозволяє розглядати при необхідності будь-який елемент системи як систему більш низького рівня. Необхідність, у свою чергу, визначається цілями дослідження;

4) гомеостаз — властивість систем зберігати у процесі взаємодії із зовнішнім середовищем значення своїх основних характеристик у припустимих межах. Основними (істотними) називаються характеристики, порушення яких веде до деструкції системи. Важливо, що при різних станах зовнішнього середовища істотні характеристики залишаються стабільними, забезпечуючи рівновагу системи із середовищем.

Для встановлення рівноваги з середовищем застосовуються регулювання та саморегулювання систем. Регулювання припускає обов'язковий вплив на систему ззовні. Воно властиве технічним або закритим системам. Саморегулювання припускає формування нових цілей усередині самої системи, тобто дія її власної системи керування. Воно властиве тільки соціальним або відкритим системам. Відкрита система перебуває у постійній активній взаємодії із зовнішнім середовищем. Якими б складними і досконалими не були системи керування технічними об'єктами, вони запрограмовані на кінцеве число можливих станів зовнішнього середовища, і при виникненні непередбаченої ситуації не можуть продовжувати виконання своїх функцій без втручання людини.

Будь-яку бізнес-організацію як велику систему можна структурувати по-різному. Один з варіантів представлений на рис. 1.2. Інший варіант її подання у вигляді сукупності п'яти найважливіших функціональних підсистем показаний на рис. 1.5. Тут підсистеми 1, 2 й 3 визначають ресурси підприємства, а підсистема 4 охоплює, поєднує ресурсні підсистеми. З урахуванням цього можна отримати ще одне визначення виробничого менеджменту. Менеджмент — це сукупність методів поєднання у часі та просторі всіх ресурсів організації для досягнення поставлених перед нею цілей найбільш раціональним способом. У підсистемі 5 визначаються цілі організації, критерії досягнення цих цілей та забезпечуються зовнішні зв'язки.

Бізнес-організація 5. Економічна підсистема 4. Підсистема організації та керування 3. Соціальна підсистема (кадри підприємства, що володіють знаннями, уміннями, досвідом, кваліфікацією) 2. Технологічна підсистема (сукупність процесів, процесів, операцій і т.д., яка визначає профіль підприємства 1. Технічна підсистема (сукупність машин, обладнання, будівель, споруд і т.д., яка визначає масштаби виробництва)

Рис. 1.5. Функціональна структура бізнес-організації

На закінчення відзначимо, що проблему конфлікту цілей виробничого менеджменту можна розв'язати тільки при використанні всього арсеналу методів і засобів, властивих менеджменту.