21.4. Функції системи mrp II на стадії виконання планів

Після розробки планів й їхнього ув'язування з виробничими потужностями основна увага повинна приділятися виконанню планів як по термінах, так і з урахуванням вимоги мінімізації виробничих витрат. Виділяють три етапи, або головні складові частини управління виконанням планів (див. мал. 21.2): 1) внутріцехове оперативне управління - розробка й контроль виконання розкладів; 2) управління закупівлями; 3) облік (управління витратами на виробництво).

Внутрішньоцехове оперативне управління. Суть цього етапу складається в перетворенні відкритих, наприклад, системою MRP замовлень у продукцію, необхідну в заданий час й у зазначеному місці. Ця область виробничого менеджменту традиційно є самою складною. Справа в тому, що на нижньому рівні управління діє багато обурених зовнішніх і внутрішніх факторів, а вимоги до оперативності прийняття й виконання управлінських рішень самі тверді. Виробниче оточення робочих центрів здається хаотичним, пріоритети партій суперечливими, постійно випливають повідомлення про брак, виникає маса неясностей із планованою роботою. На цеховому рівні звичайно виконується одночасно безліч замовлень, що перебувають на різних стадіях готовності, час, необхідне на завершення кожного з них також по-різному. Завдання менеджера - взяти під контроль виробниче середовище й на цій основі визначити чіткі пріоритети виконання робіт й одержання ресурсів.

Формування розкладу робіт на нижньому рівні управління є завершальним етапом загальної системи планування. Тут же виконується диспетчировання — оперативне внесення коректувань у виконання робіт з метою усунення негативного впливу на хід виробництва різних факторів, що обурюють. Схема робіт на нижньому рівні управління показана на мал. 21.5. Після аналізу замовлення, що надійшли на нижній рівень управління, можуть бути залишені в колишньому виді або в них можуть бути вручну внесені зміни, необхідні для покриття браку або виготовлення деякої додаткової кількості продукції, не запланованої в системі MRP.

Як тільки замовлення виконані, міняється їхній статус із планованих на виконані й оформляється відповідна цехова документація; калькулюются фактичні витрати для їхній наступного порівняння з очікуваними або нормативними витратами по замовленнях. При цьому позначення компонента може бути змінено.Рис. 21.5. Схема управління виробничим процесом

на внутрішньоцеховому рівні

Контроль використання потужностей є ще одним механізмом моніторингу матеріальних потоків у виробничій системі й оцінки виконання планів використання виробничих потужностей. Про рух виробничих потоків можна судити, контролюючи вхід і вихід системи, що є однієї з функцій системи MRPII. Саме цеховий рівень управління пов'язаний з виникненням й обробкою більшої частини управлінської інформації: про стан виконання робіт і виникаючих відхилень, про наростання витрат, поломках устаткування й резервах робочої чинності, виникненні браку, шляхомтранспортування предметів праці й ін. Величезну роль тут грає забезпечення оперативності, вірогідності й точності збирання інформації, зворотнього зв'язку, тому що саме на ній засноване прийняття наступних управлінських рішень і саме від її залежить якість управління. У розділі 23 буде продовжений розгляд питань розробки розкладів і управління виробничими потоками через їхню високу складність й особою значимості для ефективного функціонування виробництва.

Управління закупівлями.Закупівельний менеджмент — це управління закуповуваними партіями матеріалів і компонентів виробів, що повністю погодиться із планами виробництва продукції. У цей час витрати на забезпечення закупівель на більшості підприємств досить великі. Їхнє зменшення навіть на кілька відсотків може внести істотний вклад у скорочення термінів окупності вкладень у таку капіталомістку систему, як MRPII. Без використання сучасних систем автоматизованого управління закупівлями основний час «постачальників» (у традиційно російському розумінні цього слова) витрачалося на чисто технічні роботи, а саме: на оформлення документів, відстеження проходження оплати замовлень, контроль й експедирування вантажів і т.д. Використання комп'ютеризованої процедури управління закупівлями в системі MRPII дозволяє перенести центр ваги робіт на пошук кращих постачальників, проведення переговорів з ними з метою поліпшення співвідношення «ціна - якість» закуповуваних матеріалів і компонентів вироблених виробів, вибір оптимальних маршрутів і коштів доставки вантажів і т.д.

Зміст функції закупівель укладається в перетворенні заявок, сформованих, наприклад, у системі MRP, у запаси необхідного складу, кількості і якості, у заданий термін і з мінімальними витратами. Головний план-графік виробництва визначає роботу системи MRP, що, у свою чергу, формує заявки на все необхідне для виробництва. У заявку вручну можуть бути додані позиції, що не є розшифровкою

Одночасно підбираються комплекти компонентів виробів для їхньої подальшої обробки (збірки). Таким чином, статус замовлень перебуває під постійним контролем у міру просування компонентів по операціях виробничого процесу. Інформація, що супроводжує замовлення, може розташовуватися як на паперових носіях, так і бути записаної на згадку ПЕВМ єдиної системи керування виробництвом. При позначенні компонентів останнім часом всі частіше використається штрих-кодування. Наявність штрих-кодів дозволяє швидко переходити від однієї форми запису інформації до іншої.

Контроль використання потужностей є ще одним механізмом моніторингу матеріальних потоків у виробничій системі й оцінки виконання планів використання виробничих потужностей. Про рух виробничих потоків можна судити, контролюючи вхід і вихід системи MRP II. Саме цеховий рівень управління зв'язаний з виникненням й обробкою більшої частини управлінської інформації: про стан виконання робіт і виникаючих відхилень, про наростання витрат, поломках устаткування й резервах робочої чинності, виникненні браку, шляхах транспортування предметів праці й ін. Величезну роль грає тут забезпечення оперативності, вірогідності й точності збирає інформації, що, зворотного зв'язку, тому що саме на ній засноване прийняття наступних управлінських рішень і саме від її залежить якість управління. У розділі 23 буде продовжений розгляд питань розробки розкладів і управління виробничими потоками через їхню високу ефективність й особою значимості для ефективного функціонування виробництва.

Управління закупівлями.Закупівельний медежмент – це управління закуповуваними партіями матеріалів і компонентів виробів, що повністю погодиться із планами виробництва продукції. У цей час витрати на забезпечення закупівель на більшості підприємств досить великі. Їхнє зменшення навіть на кілька відсотків може внести істотний вклад у скорочення термінів окупності вкладень у таку капіталоємну систему, як MRP II. Без використання сучасних систем автоматизованого управління закупівлями основний час «постачальників» (у традиційно російському розумінні цього слова) витрачалося на чисто технічні роботи, а саме: на оформлення документів, відстеження проходження оплати замовлень, контроль й експедирування вантажів і т.д. Використання комп'ютеризованої процедури управління закупівлями в системі MRP II дозволяє перенести центр ваги робіт на пошук кращих постачальників, проведення переговорів з ними з метою поліпшення співвідношення «ціна - якість» закуповуваних матеріалів і компонентів вироблених виробів, вибір оптимальних маршрутів і коштів доставки вантажів і т.д.

Зміст функції закупівель укладається в перетворенні заявок, сформованих, наприклад, у системі MRP, у запаси необхідного складу, кількості і якості, у заданий термін і з мінімальними витратами. Головний план-графік виробництва визначає роботу системи MRP, що, у свою чергу, формує заявки на все необхідне для виробництва. У заявку вручну можуть бути додані позиції, що не є розшифровкою плану виробництва (мал. 21.6).

З метою точного управління поставками база даних MRPII повинна містити повну інформацію з постачальників. Це важливо, щоб мати можливість вибору, тому що той самий матеріал або компонент можуть поставляти різні виробники (продавці) на різних умовах (ціни, терміни, умови поставки). Інформація про постачальників повинна містити відомості як про матеріали й покупні компоненти виробів, так і про самих постачальників, їхніх узагальнених характеристиках і можливостях. Базуючись на цих даних можна вести активну політику закупівель.Рис 21 6. Схема функціонування закупівельного менеджменту

Товари що надійшли, проходять загальний контроль надходження й контроль якості. Якості закупівель приділяється особлива увага, тому що брак не повинен попадати на склади підприємства. В останні роки все більше поширення одержує система сертифікатів якості: товар від надійного постачальника, що має такий сертифікат, може уникнути вхідного контролю на складі, а в ідеалі він може надходити прямо в цехи на робочі місця. Після прибуття товару рахунку-фактури, що надходять у паперовому або електронному виді, разом з документами, що підтверджують якість товарної партії, передаються на вхід системи фінансового контролю для їхньої оплати в погоджені з постачальником терміни. Перехід на підприємстві до планування закупівель на основі системи MRPII робить його закупівельну політику більше стійкої, передбачуваної, що, безсумнівно, позначається на зв'язках з постачальниками. Відносини «постачальник - покупець» стають більше гнучкими в плані співвідношення «ціна - якість», термінів й умов поставки, а зв'язку підприємства з постачальниками - більше стабільними.

Управління витратами. Діяльність компанії розвивається так, як цього вимагає її бізнес-план, і оцінюється фінансово-економічними показниками. Якщо витрати на виконання планів не контролюються й не регулюються з боку виробничого менеджменту, то досягнення поставлених бізнес-планом цілей очікувати складно. Базова інформація, використовувана в MRPII, забезпечує вироблені компоненти виробів необхідним вартісним супроводом так, що в будь-який момент можна розрахувати й зведені, і подетальні вартісні показники.

Починаючи з нижнього рівня, тобто з витрат на закупівлю вихідних матеріалів і компонентів, і додаючи до них прямі матеріальні витрати, витрати на оплату праці, витрати робочих центрів й інші непрямі витрати, рухаючись тим самим нагору за структурною схемою виробу, можна одержати витрати на кінцевий продукт. Причому зберігати зведену калькуляцію витрат можна на кожному рівні ієрархії складу виробу. Отримані в такий спосіб дані можуть використатися як основу фінансового планування на майбутній період. Вони можуть також застосовуватися для оцінки перехідних запасів на майбутній період.

Зважаючи на те, що рівні ієрархії обліку витрат повністю відповідають рівням ієрархії планування й керування виробництвом, а принципи інтегрування вартісних показників відповідають принципам інтегрування управлінської інформації, можна затверджувати, що підходи до управління витратами й управлінню виробництвом практично збігаються. Основний результат такого збігу - управління по відхиленнях. Тому фінансовий блок легко вписується в систему MRPII. Зокрема, у системі MRP ведуться три відомі головні книги: по закупівлях^ по продажах і головній бухгалтерській книзі. Основне джерело інформації - рахунку-фактури на закуповувані матеріали й компоненти, а також на відвантажує продукцію, що, дані з яких після звірення з фактичним надходженням або відправленням заносяться в усі головні книги. Всі витрати виготовлення накопичуються на рахунках виробничого обліку в головній бухгалтерській книзі.