Порядок выполнения работ в процессе "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

№ п/п

№ предш. функции

Название функции

Комментарии

Информация, необходимая для выполнения функции

Информация появляющаяся/изменяющаяся в результате выполнения функции

Исполнители функции

Расчеты с поставщиками и подрядчиками по факту

1.

Подписание Акта о выполненных работах

Выполнение функции начинается после выполнения процессов, в рамках которых были потреблены услуги. Это такие процессы как «Выполнение ТОиР и работ на перевалках» и «Управление персоналом»

1.Акт о выполненных работах.

Генеральный директор

2.

1.

Выставление счетов ОАО «Металлургремонт» за потребленные услуги и ТМЦ

Выполнение функции начинаются по факту перехода права собственности на ТМЦ. Выполнению функции предшествуют процессы «Управление

складами» и «Месячное планирование снабжения и размещение заказов у поставщиков»

1. Акт приема-передачи ТМЦ;

2. Товаротранспортная накладная;

3. Акт о выполненных работах.

1.Счет на оплату;

2.Счет-фактура на услуги и ТМЦ.

Поставщик ТМЦ/услуг

3.

2.

Проверка счета

1. Счет-фактура на услуги и ТМЦ;

2. Товаротранспортная накладная;

3. Акт приема-передачи ТМЦ;

4. Акт о выполненных работах;

5. Счет на оплату;

6. Весовая ведомость;

Отдел МТС

3.

Урегулирование ситуации с поставщиком

Функция выполняется, если при проверке счета были обнаружены ошибки и несоответствия.

1.Счет-фактура на услуги и ТМЦ;

2.Первичные документы, подтверждающие факт получения услуг и ТМЦ;

3.Счет на оплату.

Подразделение, заказавшее ТМЦ/услугу

Отдел МТС

4.

3,4.

Формирование распоряжения на оплату и передача в ответственное подразделение

1.Счет-фактура на услуги и ТМЦ;

2.Счет на оплату.

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ;

Отдел МТС

2.

5.

Проверка и визирование распоряжения на оплату

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ;

2.Счет на оплату;

Подразделение, заказавшее ТМЦ/услугу

3.

6.

Визирование распоряжения и передача в дирекцию по экономике и финансам

Далее следует процесс «Проведение платежей»

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ;

2.Счет на оплату;

3.Счет-фактура на услуги и ТМЦ.

Отдел МТС

4.

7.

Контроль выполнения оплаты

Функция выполняется до получения информации о получении платежей

1.Счет-фактура на услуги и ТМЦ;

2.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ;

3.Счет на оплату.

1.Отчет о входящих и исходящих платежах (1С Бухгалтерия).

Отдел МТС Подразделение, заказавшее ТМЦ/услугу

Расчеты с поставщиками и подрядчиками по предоплате

1.

Выставление счета на предоплату услуг или ТМЦ

Функция выполняется после размещения заказа на ТМЦ/услугу у поставщика/подрядчика в рамках процесса «Месячное планирование снабжения и размещение заказов у поставщиков»

1.Договор на поставку товаров/услуг;

2.Спецификация на поставку ТМЦ/услуг.

1.Счет на предоплату ТМЦ/услуг.

Поставщик ТМЦ/услуг

2.

1.

Проверка счета, формирование распоряжения на оплату

1.Счет на предоплату ТМЦ/услуг;

2.Договор на поставку ТМЦ/услуг.

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ.

Отдел МТС

2.

2.

Визирование распоряжения на оплату

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ.

Подразделение, заказавшее ТМЦ/услугу

2.

3.

Визирование распоряжения на оплату и передача его в дирекцию по экономике и финансам

Далее следует выполнение процесса «Проведение платежей»

1.Распоряжение на оплату услуг и ТМЦ.

Отдел МТС

2.

4.

Извещение поставщика об оплате

Функция начинается после выполнения платежа по счету поставщика в рамках процесса «Проведение платежей»

1.Отчет о входящих и исходящих платежах (1С Бухгалтерия);

2.Платежные поручения с отметкой банка.

Отдел МТС

3.

5.

Контроль исполнения обязательств по договору

В случае несоответствующего исполнения обязательств поставщиком, начинается выполнение процесса «Претензионная работа с поставщиками и подрядчиками»

1.Спецификация на поставку ТМЦ/услуг;

2.Договор на поставку ТМЦ/услуг.

1.Акт приема-передачи ТМЦ;

2.Счет-фактура на услуги и ТМЦ;

3.Товаротранспортная накладная;

4.Акт о выполненных работах.

Отдел МТС

5.

6.

Сбор документов подтверждающих выполнение обязательств для бухгалтерии

Далее следует процесс «Бухгалтерский учет»

1.Товаротранспортная накладная;

2.Акт приема-передачи ТМЦ;

3.Счет-фактура на услуги и ТМЦ;

4.Акт о выполненных работах.

Отдел МТС Подразделение, заказавшее ТМЦ/услугу

Проведение сверок

1.

Проведение сверки поставленных ТМЦ/услуг и взаимных обязательств

1.Акт сверки расчетов

Отдел МТС