Тема№2_Н

НАЦІОНАЛЬНИЙ ЮРИДИЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ІМЕНІ ЯРОСЛАВА МУДРОГО

ВІЙСЬКОВО-ЮРИДИЧНИЙ ФАКУЛЬТЕТ

Кафедра загальновійськових та правових дисциплін

З А Т В Е Р Д Ж У Ю Начальник кафедри загально - військових та правових дисциплін полковник C.Ю. ПОЛЯКОВ

„______”____________20 ___ р.

МЕТОДИЧНА РОЗРОБКА

для проведення практичного заняття № 2

Дисципліна: ВІЙСЬКОВЕ ДОКУМЕНТУВАННЯ ТА ДІЛОВОДСТВО

Блок змістових модулів № 1/ 1 - 1/3. Документування та інформаційна діяльність в системі управління.

Змістовий модуль 1/2. ДОКУМЕНТУВАННЯ У ЗБРОЙНИХ СИЛАХ УКРАЇНИ

Х а р к і в

І. НАВЧАЛЬНА ТА ВИХОВНА МЕТА:

На підставі керівних та нормативних документів Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Силах України ознайомити курсантів (студентів) з порядком та правилами організації документування управлінської діяльності у Збройних Силах України. Дати поняття та закріпити практичні навички щодо правил поводження з службовими документами.

Ознайомити з видами службових документів, які використовуються у ЗС України та особливостями службового листування і документування.

Час: 2 години;

Місце: навчальна аудиторія;

2. НАВЧАЛЬНІ ПИТАННЯ ТА РОЗРАХУНОК ЧАСУ:

2.2. Загальні вимоги до створення та види службових документів - 15 хв.

3.НАВЧАЛЬНО – МЕТОДИЧНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ:

1.Конституція України: Прийнята на п`ятій сесії Верховної Ради України 28 червня 1996 року. – К.: Преса України, 1997.

2.Про державну таємницю: Закон України від 5.07.1994 р.// Закони України. – К.: Інститут законодавства Верховної Ради України, 1996.

3.Про захист інформації в автоматизованих системах: Закон України від 31.05.07.2005 р.// Закони України. - К.: Інститут законодавства Верховної Ради України.

4.Про інформацію: Закон України від 02.10.1992 р.// Закони України. – К.: Інститут законодавства Верховної Ради України, 1996.

5.Про телебачення і радіомовлення: Закон України від 2. 06. 1995 р.// Закони України. - : Інститут законодавства Верховної Ради України, 1996.

6.Про звернення громадян: Закон України від 02.10.96 р із змінами та доповненнями 13.05.99 року.

7.Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. № 1242 Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.

2

8.Наказ Міністра оборони України № 777 від 21.11.2012 р. Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві оборони України та Генеральному штабі Збройних Сил України.

9.Наказ Міністра оборони України №400 від 11.11.1998 р. Про затвердження Інструкції з діловодства у Збройних Силах України. – Київ. (втратив

чинність).

10.Наказ Генерального штабу Збройних Сил України 16.09.2013 № 200. Про затвердження Інструкції з діловодства у Збройних Силах України.

11.Статути Збройних Сил України. Затверджено Законами України

від 24.03.1999 року.

9.Волков Є.А. Інформатизація управління /соціально-економічний аспект /.- М.: Финанси и статистика, 1990.

10.Воробйов Г.Г. Твоя інформаційна культура. – М. Молода гвардія, 1988.

11. Канигін Ю.М., Калитич Г.І. Основи теоретичної інформатики.- Київ: Наукова думка, 1990.

12. Поляков В.Г. Человек в мире управления.- Новосибирск: Наука, Сиб. отделение, 1992.- С. 37-38.

13. Смилянський Г. Інформація – основа управління. – Київ, 1968.

17.Осьодло В.І. Капосльоз Г.В. Мазіпчук П.Д. Основи інформації та комунікації. – Київ, 2006.

18.Германенко Г.Г. Універсальний довідник з ділових паперів та етики / –

К.: Довіра, 2003. – 623 с.

19. Максименко В.Ф. Сучасна ділова українська мова. – Харків: ТОР-СІНГ ПЛЮС, 2006. – 448 с.

4. НАВЧАЛЬНО – НАОЧНІ ПРИЛАДДЯ:

1.Плакати, схеми.

2.Слайди.

5. ОРГАНІЗАЦІЙНО – МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ:

До початку заняття викладачу потрібно уяснити навчальну та виховну мету, продумати методику проведення заняття, застосування навчальних прийомів, використання технічних засобів та наочних посібників. Розробити та затвердити план проведення заняття.

За 2 – 3 доби до початку заняття викладач видає завдання навчальній групі та необхідні вказівки щодо підготовки до заняття, загострює увагу курсантів (студентів) на окремих питаннях.

У вступній частині необхідно вказати на актуальність даної теми, значення її засвоєння задля майбутньої професійної діяльності військових

3

юристів, показати зв’язок з іншими дисциплінами та майбутніми темами. Назвати тему та питання, довести навчальну та виховну мету заняття.

Основна частина заняття проводиться шляхом усного опитування курсантів (студентів) вивченого матеріалу. Викладач, враховуючи особливості аудиторії, загальній рівень підготовки курсантів (студентів) засновує різноманітні навчальні прийоми, загострюючи увагу курсантів (студентів) на головних питаннях.

При відпрацювання заключної частини викладач підводить підсумок заняття та робить висновки, виходячи із основної частини заняття. Дає рекомендації щодо подальшого використання розглянутих питань на практиці. Оголошує оцінки, відповідає на запитання тих, хто навчається. Доводиться тема та питання наступного заняття, ставиться завдання на самостійну підготовку.

НАВЧАЛЬНИЙ МАТЕРІАЛ:

I.ВСТУП:

Всучасних умовах, незважаючи на широке втілення в систему управління військами при підготовці та веденні бойових дій, автоматизованих систем управління, системи передачі даних, технічних засобів управління і зв’язку, неможливо обійтися без такого засобу управління як службове документування.

Поряд з окремими недоліками /низька оперативність доведення інформації, залучення порівняно широкого кола осіб щодо ведення, зберігання, тощо/, службове документування має й цілих ряд переваг. /правове документування фактів, висока ступінь виконання та відпрацювання, тощо/.

Отже, діяльність органів військового управління направлена на вирішення покладених на військові частини та установи задач та неможлива без організації належного службового документування та діловодства.

II.ОСНОВНА ЧАСТИНА:

1.Значення службового документування в управлінській діяльності ЗС України.

Службове документування у Збройних силах України є головним засобом управління військами. Воно призначене для передачі розпоряджень командирів та начальників, подання підлеглими доповідей, звітів, донесень в тих випадках, коли це не можливо зробити особистим спілкуванням або коли передбачено складання письмового документа.

Службове документування використовується також задля вирішення різних питань між військовими частинами та установами та іншими організаціями, не підпорядкованими по службі.

Кожний військовий службовий документ виконує конкретні функції. Він може бути джерелом інформації, засобом зв’язку, інструментом обліку,

4

виконувати роль правового акту, бути історичним джерелом тощо. Під функціями військового службового документу розуміється його цільове призначення, роль яку він виконує, засіб, його зовнішнє проявлення. Засоби проявлення військового службового документа – є засоби його існування та функціонування.

Реалізуючи ту чи іншу функцію військовий документ виконує покладені на нього завдання. Основними функціями військового документа є:

-інформаційна;

-культурна;

-управлінська;

-правова;

-наукова;

-військова функція обліку;

-історичного джерела;

Характерною рисою військового документування є його коліфункціональність, тобто здатність виконувати одночасно декілька функцій, при існуванні певної сукупності функцій одно з них має управлінську роль. Саме ця функція визначає основне призначення військового документу, його місце та значення.

Як правило управлінська функція не є незмінною. Після виконання військовим документом головного завдання його керівна роль втрачає значення або повністю себе вичерпує. На перший план виходить інша функція. Функція військового документа невід’ємно зв’язана з проблемою виконання конкретних завдань, досягнення поставленої мети.

Невід’ємною умовою функціонування документу, його високий ґатунок. Ця вимога стосується як змісту документу, так і його форми. Гатунковий зміст документу має такі структурні елементи: відповідність закону, точність, логічність, лаконічність та інші.

Таким чином військові службові документи відіграють важливу роль в здійснені бойового управління. Вони сприяють реалізації заходів по бойовій підготовці, оперативним та мобілізаційним питанням, по організації служби військ, матеріально – технічному забезпеченню, забезпеченню експлуатації озброєння та бойовій техніки.

2.Загальні вимоги до створення та види службових документів.

До службових документів належать текстові та графічні матеріали, виконані будь – яким способом: написані від руки, намальовані, накраплені, надруковані на машинці чи принтері ЕОМ, видані друком, електрографічним та іншими способами.

У Збройних Силах України створюються такі види службових документів (далі – документи): наказ, директива, розпорядження, доручення, рішення, протокол, положення, постанова, настанова, керівництво, порадник, інструкція, правила, план, звіт, доповідь, донесення, доручення, акт, звукота відеозаписи, програма, алгоритм, рапорт, заява, телеграма, телефонограма, факсограма,

5

службовий лист, довідка, методичні рекомендації, доповідна та пояснювальна записки, припис, посвідчення про відрядження, відпускний квиток, графік відпусток та інші розроблені в установленому порядку документи.

Акт – документ, який підтверджує встановлені факти і події. Акт складається кількома особами і підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

Директива – це вид розпорядчого документа, який видається органом військового управління з метою забезпечення виконання прийнятого його керівником рішення щодо підготовки та ведення бойових дій, питань бойової і мобілізаційної готовності, всебічного забезпечення військ (сил), організації бойової, оперативної, мобілізаційної підготовки, навчання, виховання, штатної організації та з інших питань життєдіяльності Збройних Сил України. Видання директив застосовується, головним чином, у системі керівництва Збройними Силами України. Як правило, вони видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання в Збройних Силах України, з подальшим виданням відповідних наказів.

Довідка – документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя чи діяльності військовослужбовців (працівників) і різні обставини діяльності військових частин.

Доповідна записка – службовий документ, адресований командиру (керівнику) військової частини, з інформацією про ситуацію, що склалася, наявні факти, певні події, явища, виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, виконання окремих завдань, службових доручень тощо. Текст доповідної записки розподіляється на дві частини: констатуючу (наводяться факти або описується ситуація) та викладення пропозицій чи прохань.

Доручення – форма реалізації управлінських повноважень командира (керівника), що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання посадової (службової) особи.

Доповідь – це службовий документ, що містить виклад певних питань обов’язково з висновками та пропозиціями;

Звіт (донесення) – це службовий документ, що містить відомості про виконання плану, завдання, підготовку заходів, доручень і проведення заходів та подається вищій посадовій особі чи до військової частини;

Інструкція (порадник, настанова, керівництво, правила) – організаційний документ, в якому визначаються правила, які регулюють організаційні, науково-технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності військових частин та посадових осіб.

Історичний формуляр – документ, в якому відображається організаційний розвиток і бойова діяльність військової частини, важливі події, стан бойової підготовки, стан військової дисципліни та інші відомості.

Наказ командира (керівника) – основний розпорядчий документ командира (керівника) військової частини, виданий на правах єдиноначальності та який містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.

6

(Приклад визначення наказу відповідно до ЗУ «Про Дисциплінарний статут органів внутрішніх справ України», де у ст. 4. зазначено, що «НАКАЗ є формою реалізації службових повноважень особи начальницького складу, згідно з якими визначаються мета і предмет завдання, строк його виконання та відповідальна особа, якій належить його виконати. Накази можуть даватись як в усній, так і в письмовій формі).

План – перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність з визначенням строків виконання і виконавців.

Положення – нормативно-правовий акт, в якому визначаються структура, функції, обов’язки, права і організація роботи військової частини.

Постанова – вид розпорядчого документа, що приймається колегіальним суб’єктом нормотворення.

Пояснювальна записка – письмове пояснення дійсної ситуації, фактів, дій або вчинків військовослужбовця (працівника) на вимогу його командира (керівника), а в деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Протокол – документ, в якому записується хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях, засіданнях тощо.

Правила – це нормативний документ, який конкретизує нормативні приписи загального характеру з метою регулювання поведінки службових осіб у певних галузях і вирішує процедурні питання.

Рапорт (заява) – письмове звернення військовослужбовця (працівника) до вищої посадової особи з проханням (надання відпустки, матеріальної допомоги, поліпшення житлових умов, переведення, звільнення тощо) чи пояснення особистого характеру.

Розпорядження – вид розпорядчого документа, виданий начальником штабу військової частини, першим заступником керівника установи, а в разі його відсутності – одним із заступників керівника. Розпорядження також може видаватися від імені командира (керівника) військової частини.

Службовий лист – документ, який є одним із основних засобів спілкування, обміну інформацією та оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності військ (сил).

Телеграма – службовий документ для передачі доручень, розпоряджень, резолюцій та документів тільки термінового характеру.

Телефонограма – термінове повідомлення, яке передається телефоном, фіксується у спеціальній книзі (журналі) і містить розпорядження або інформацію. Для запису тексту прийнятих і переданих телефонограм у чергового військової частини ведеться книга прийнятих і переданих телефонограм. Прийняті телефонограми черговий подає посадовим особам, яким вони адресовані, для ознайомлення або прийняття рішення. Після ознайомлення з телефонограмами посадові особи розписуються в указаній книзі. У кінці тексту телефонограми вказується час прийому (передачі) та прізвище того, хто її прийняв (передав). Порядкова нумерація переданих телефонограм ведеться з початку року.

7

Факсограма – паперова копія документа, що передається засобами факсимільного зв’язку (телефаксом).__

Відповідно до наказу МОУ № 400 від 11.11.98.

НАКАЗ – командира (начальника) – основний розпоряджувальний документ (нормативно – правовий акт) військового управління, виданий на правах єдиноначальності, містить норми, обов’язкові для виконання підлеглими.

ДИРЕКТИВА – обов’язковий до керівництва і здійснення акт вищого військового командування з метою забезпечення прийнятого рішення з питань життя і діяльності ЗСУ.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – розпорядчий документ, виданий начальником штабу військової частини (установи). Розпорядження також має видаватися начальником штабу від імені командира військової частини (начальника установи) або військовим комендантом гарнізону від імені начальника гарнізону.

ДОРУЧЕННЯ – пояснення, що вказує, як діяти, що робити. ПОСТАНОВА – правовий акт, який приймається колегіальними

органами.

ПРОТОКОЛ – документ, який фіксує хід обговорення питань та прийняття рішення колегіальних органів на зборах, парадах, конференціях та засіданнях.

ПОЛОЖЕННЯ – правовий акт, який визначає, структуру, функції, компетенцію органу військового управління.

ПОРАДНИК, ІНСТРУКЦІЯ, ПРАВИЛА – регламентують,

організаційні, науково – технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності військових частин (установ) та посадових осіб.

Положення, порадники, інструкції та правила вводяться в дію (затверджується) наказами відповідних посадових осіб.

ПЛАН – перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність з виказанням строків виконання і виконавців.

ЗВІТ, ДОПОВІДЬ, ДОНЕСЕННЯ – відомості про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які надаються старшому начальнику.

АКТ – підтверджує встановлені факти та події, складається кількома особами і підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

РАПОРТ, ЗАЯВА – це офіційна повідомлення, в якому викладається певне прохання.

ТЕЛЕГРАМА – службовий документ для передачі розпоряджень та повідомлення тільки термінового характеру.

ТЕЛЕФОНОГРАМА – термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується).

СЛУЖБОВИЙ ЛИСТ – засіб обліку інформацією та оперативного управління най різноманітними процесами діяльності військ (сил).

ДОВІДКА – описування або стверджування тих або інших фактів і подій.

8

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки командира військової частини (установи).

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – це письмове пояснення ситуації, фактів, дій або вчинків військовослужбовця (працівника) на вимогу командира (начальника).

3. Правила та порядок видачі розпорядчих документів.

Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування військової частини – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а й інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його відпрацювання.

Військові частини здійснюють діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

Оформлення службових документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 3 до цієї Інструкції.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

У Збройних Силах України можуть видаватися такі розпорядчі документи:

У Генеральному штабі Збройних Сил України:

накази Генерального штабу Збройних Сил України з основної діяльності; накази начальника Генерального штабу – Головнокомандувача Збройних

Сил України, першого заступника начальника Генерального штабу Збройних Сил України (по особовому складу) відповідно до номенклатури призначення;

накази начальника Генерального штабу – Головнокомандувача Збройних Сил України (по стройовій частині);

накази (директиви) Генерального штабу Збройних Сил України (з питань здійснення організаційних (організаційно-штатних) заходів);

накази Генерального штабу Збройних Сил України (з питань мобілізації та мобілізаційної готовності);

накази (директиви) Генерального штабу Збройних Сил України (із стратегічного (оперативного) планування застосування Збройних Сил України) та бойової готовності;

9

спільні накази (директиви) Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України (із стратегічного (оперативного) планування застосування Збройних Сил України) та бойової готовності;

спільні накази (директиви) Міністерства оборони України та Генерального штабу Збройних Сил України (з питань реформування, розвитку Збройних Сил України та здійснення організаційних (організаційно-штатних) заходів);

розпорядження першого заступника начальника Генерального штабу Збройних Сил України.

Укомандуваннях видів Збройних Сил України порядок підготовки, подання на підпис, видання та розсилки розпорядчих документів та проведення довідкової роботи щодо них визначається окремими нормативними документами командувачів видів Збройних Силах України.

Уструктурних підрозділах Генерального штабу Збройних Сил

України:

накази керівника структурного підрозділу Генерального штабу Збройних Сил України (з адміністративно-господарської діяльності);

накази керівника структурного підрозділу Генерального штабу Збройних Сил України (по стройовій частині).

В органах військового управління, установах та організаціях Збройних Сил України безпосередньо підпорядкованих Генеральному штабу Збройних Сил України:

накази керівника органу військового управління з основної діяльності; накази керівника органу військового управління (по стройовій частині); накази керівника органу військового управління (з адміністративно-

господарської діяльності).

У військових частинах Збройних Сил України:

накази командира (керівника) військової частини з основної діяльності; накази командира (керівника) військової частини (по стройовій частині); накази командира (керівника) військової частини (по стройовій частині

про склад добового наряду); накази командира (керівника) військової частини (з адміністративно-

господарської діяльності); накази командира (керівника) військової частини (по тилу);

накази командира (керівника) військової частини (по технічній частині); накази командира військової частини про призначення на бойове

чергування (у військових частинах, які здійснюють бойове чергування). розпорядження начальника штабу військової частини (першого

заступника (заступника) керівника установи).

10