4. Документооборот і його організація.

Документооборот— це рух бухгалтерських документів від моменту їх складання або одержання від інших підприємств до передачі в архів. Протягом цього часу бухгалтерські документи використовуються не тільки для перевірки й опрацювання, а й для оперативного управління. Графік документообіг встановлюється головним бухгалтером і відіграє суттєву роль у забезпеченні послідовності проходження документів, стабільної роботи кожної ланки, підвищення відповідальності конкретних виконавців за дотримання встановленого порядку і строків оформлення та опрацювання документів.

Кожне підприємство, враховуючи специфіку своєї господарської діяльності та структури управління, визначає напрями й обсяги документів. Організує документооборот на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію обробки облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складання первинних документів або реєстрація тих, що надійшли зі сторони, облікова обробка та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву.

Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообороту. Він має визначати здійснення систематичного контролю складання і строків проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачі їх у бухгалтерію. План (графік) документообороту розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складання і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

Графік документообороту оформлюється у вигляді схеми або перелiку робiт iз створення, перевірки та обробки документів, що виконуються кожним пiдроздiлом підприємства, установи, а також усіма виконавцями iз зазначенням їх взаємозв’язку i термiнiв виконання робiт. Працівники підприємства, установи створюють i подають первинні документи, які відносяться до сфери їх дiяльностi, за графіком документообороту.

Для цього кожному виконавцю ви дається витяг з графіка. У витязi наводиться перелік документів, оформлення яких вiдноситься до функціональних обов’язків виконавця, терміни їх подання та пiдроздiли підприємства, установи, до яких передаються ці документи.

Документи, як правило, складаються оперативними працівниками підприємства (касирами, рахівниками цехів, комірниками, майстрами та ін.) або надходять зі сторони через канцелярію з обов'язковою реєстрацією (рахунки, акти, листи, повідомлення тощо). Кожному виконавцю видають виписку з плану (графіка) документообороту, в якій наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи. Витяг із графіка документообороту підприємства наведено в додатку табл. 2

Документообіг можна поділити на чотири етапи:

1) складання документів в первинних підрозділах;

2) передача оформлених документів для перевірки і опрацювання до бухгалтерії підприємства;

3) рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі облікових записів;

4) рух документів від місця обробки до місця зберігання архіву.

Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообороту на пiдприємствi, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальну установку необхідних документів та відомостей є обов’язковими для усіх пiдроздiлiв i служб підприємства. Виходячи із вказаного, зазначу, що відсутність належного порядку при складанні і опрацюванні документів є головною причиною невчасного подання фінансової звітності, а як наслідок, і у відставанні при прийнятті необхідних управлінських рішень, здійсненні повноцінного контролю і аудиту.