2. Класифікація документів.

Під класифікацією документів розуміють їх угруповання за ознаками. Основні ознаки, якими класифікуються бухгалтерські документи (додаток табл. 1)

• За призначенням документи поділяються на розпорядницькі, виправдувальні, бухгалтерського оформлення і комбіновані.

- Розпорядницькими називаються такі документи, які містять розпорядження про виконання тій чи іншій господарської операції. Їх основне призначення - передача вказівок керівних працівників безпосередніх виконавців. Багато операції відбуваються лише за наявності відповідного розпорядницького документа. До розпорядчих документів ставляться накази, розпорядження, записи про зарахування і звільнення з роботи, відпустку. Ці документи ще навіть не містять підтвердження фактів скоєння операцій, тому власними силами вони можуть бути підставою відбиття операцій на обліку.

• Виправдувальними (чи виконавчими) називаються документи, які оформляють вже вироблені операції. Вони складаються в останній момент скоєння операцій та підтверджують факт виконання наказу чи розпорядження. Наприклад, розрахункові відомості по заробітної плати, накладні, акти, рахунків-фактури, квитанції, які свідчать про прийомі цінностей, і ще.

• Документами бухгалтерського оформлення називаються такі документи, які створюються апаратом бухгалтерії на підготовку дисконтних записів, і навіть для полегшення, скорочення оподаткування і спрощення останніх. Документи бухгалтерського оформлення складають у бухгалтерії виходячи з раніше оформлених розпорядчих і виправдувальних документів. Вони призначені відбиття бухгалтерських записів в дисконтних регістрах з прискорення облікового процесу. У цих документах немає розпорядження для проведення господарської операції, і підтвердження факту її скоєння. Наприклад, розрахунок суми претензії за позовом, розрахунок зносу основних засобів і нематеріальних активів, розрахунки товарних втрат перезимувало і т.д. До документам бухгалтерського оформлення ставляться також бухгалтерські довідки. Вони складаються у випадках, коли не треба перенести суму з однієї рахунку за інший, оформити закриття рахунки, виправити помилки, допущені в дисконтних записах, тощо. Необхідність у тому виникає частенько, і тому довідки у бухгалтерської на практиці вельми поширені.

• Комбінованими називаються такі документи, які поєднують ознаки кількох видів документів: розпорядчих і виправдувальних, виправдувальних і розповсюдження документів бухгалтерського оформлення тощо. Вони є й розпорядженням про виконання цієї операції, і виправданням виконання, фіксують досконалу операцію й водночас містять вказівку про порядок відображення їх у рахунках. Наприклад, прибуткові витратні касові ордера, авансові звіти підзвітних осіб, вимоги на відпустку матеріалів, лімітно-заборні карти, розрахунково-платіжні відомості, оголошення внеску готівкових коштів на розрахунковий рахунок тощо.

Поєднання щодо одного документу ознак кількох видів документів спрощує їх дисконтну обробку, скорочує кількість документів. Комбіновані документи становлять зменшення числа документів з господарських операціям, які повторюються у створенні багаторазово протягом короткого періоду.

• По способу, порядку складання розрізняють первинні і зведені документи.

- Первинними називаються документи, що відбивають всі господарські операції у момент їх здійснення. Вони є першим формальним доказом про те, що дані операції дійсно виконані. До первинних документів відносяться касові прибуткові витратні ордера, накладні, приймально-здавальні акти, наряди, квитанції тощо. Прикладом первинного документа може також служити прибутковий ордер. Він складається в час вступу матеріалів до складу і свідчить про виконання комірником даного йому розпорядження про їхній прийом.

- Зведеними називаються документи, складені з урахуванням первинних документів. Вони відображають операції, які були оформлені відповідними первинними документами. Упорядкування вторинних документів безпосередньо не пов'язані з господарськими операціями, у яких лише реєструються ці операції з даним первинних документів.

Зведені документи дозволяють зменшити кількість записів в рахунках бухгалтерського обліку. До зведених документів відносяться розроблювальні таблиці, групувальні відомості, відомості розподілу, звіти (відомості) про рух продуктів і матеріалів, авансовий звіт та інш. Авансовий звіт заповнюється виходячи з первинних документів, де указуються всі витрати, вироблені підзвітним обличчям. До зведених документів ставляться також розрахунково-платіжні відомості по заробітній платі чи відомості випуску готової продукції, різні внутрішні звіти (наприклад, звіт про рух тих матеріальних цінностей за складом) та інш. Всі ці документи обов'язково містять додаткові дані, крім тих, які у первинних документах, що з'явилися базою їхнього складання.

• По способу відображення господарських операцій документи діляться на разові і накопичувальні.

• Разові документи відбивають одну чи одночасно кілька господарських операцій. Характерна риса цих документів – відразу після складання їх передають у бухгалтерію, може бути підставою для бухгалтерських записів. Наприклад, прибутковий ордер за матеріалами, відомості розподілу, калькуляції, накладні, приймально-здавальні акти, касові ордера, грошові чеки тощо.

- Накопичувальні документи служать для оформлення однорідних операцій, скоєних для підприємства у різний час (протягом тижня, декади півмісяця). Їх складають із метою зменшення кількості виписуваних документів за тими операціями, які виробляються для підприємства багаторазово протягом короткого часу. Наприклад, денний заборонний лист на відпустку сировини, лицьові рахунку за заробітної плати, табель обліку робочого дня, відомість виконаних робіт тощо.

• За місцем складання документи ділять на внутрішні і зовнішні.

- Внутрішні документи складають всередині підприємства. Ними оформляються господарські операції, які скоювалися лише усередині підприємства. Ці документи в межах підприємства, наприклад, розрахунково-платіжні відомості, прибуткові витратні касові ордера та інших.

- Зовнішні документи становлять поза цього підприємства і оформляються операції, здійснювані між підприємствами. Наприклад, рахунки, накладні, рахунків-фактури контрагентів.

Окремі внутрішні документи у результаті скоєних господарських операцій стають зовнішніми, наприклад, грошові чеки, платіжні доручення. При заповненні внутрішніх документів досить вказати лише обов'язкові реквізити, а під час упорядкування зовнішніх документів потрібен ще додати додаткові реквізити документів для повноти характеристики господарської операції.

• За якісними ознаками документи можуть бути повноцінними і неповноцінними.

• Повноцінний документ це документ, який укладено у встановленій формі, має всі обов'язкові реквізити і відбиває справді досконалу і законну господарську операцію. Документ який не відповідає наведеним вимогам, є неповноцінним.