taym_menedzhment-_lektsia

Наталья Владимировна. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ.

Введение в тайм-менеджмент. Менеджмент-управление организацией.-это деятельность направленная на достижения цели.

ПЛАН-РЕСУРСЫ-ИТОГИ

Функция менеджмента: 1) Планирование с принятием решений (целеполагающие)

2) Организация- распределение ресурсов времени

3) Мотивация

4) Итоги. Контроль.

Материальные, финансовые, информационные.

Менеджмент-это деятельность направленная на материальные, человеческие, информационные и финансовые ресурсы, включающие принятие решений; организация, мотивация, контроль, для достижения постановленных целей эффективно и результативно.

Цель само-менеджмента: максимально использовать собственные возможности, управлять течением своей жизни и преодолевать внешние обстоятельства, как на работе, так и в личной жизни.

Целеполагания в само-менеджменте

1. Управление достижения цели- «батюшка, скажите , а я правильно живу? Правильно сын мой. Но зря.» это притча свидетельствует о неправильном целеполагании, человек(сын мой) живет не по своим целям. Большинство используют реактивный подход к жизни- реагирование на уже сложившиеся обстоятельства. (плывем по течению). Правильный подход ПРОАКТИВНЫЙ - выстраивание жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. У большинства находиться множество оправданий того почему ваша мечта не становиться реальностью. Представьте себя как персональную корпорацию, в управлении которой не существует единственно правильных ответов и решений.

АДХОКРАТИЯ.

На одном и том же рынке в равной степени успешными могут быть компании, использующие абсолютно разные подходы. Однако все успешные компании и всех успешных людей объединяет четкое понимание своих целей и готовность активно воплощать это понимание в жизнь не смотря на объективные внешние обстоятельства.(не жаловаться «единственное препятствие- это мы сами)

Даниил Гранин «эта странная жизнь»- прочитать о Александре Любищеве- ученый биолог.

Любищев не стал машиной для экономии времени. Планирование помогало ему тратить время, как он хотел.

Для управления достижением цели прежде всего необходимо определить серьезную (родную ) цель.

2. Определение «родных целей»

1 метод. Определение виденья своей жизни через 3-5 лет в виде эссе объемом 1-2 страницы:

С чего начался мой день, самое яркое впечатление для, какие люди вас окружают, о чем они говорят, как и над чем вы работали, каких результатов достигли, какие проблемы удалось решить, как вы отдыхали, главное событие дня.

Над виденьем необходимо работать несколько дней, отсеивая шелуху и навязанные штампы.

2 метод. Мемуарник (главное событие дня) –каждый день вечером выделите 3-5 минут свободного времени. – запишите главное событие дня-событие эмоционально значимое для вас(и позитивное и негативное) – рядом с событием формулировать ту вашу ценность на основе которой именно это событие вы сделали главным. – в конце недели выпишите главное событие недели, потом месяцы, года. Ведение мемуарника позволяет сформировать список ваших реальных ценностей.

3 метод. Личная эпитафия и миссия. Определить свою личную миссию можно продумав эпитафию-(надпись на надгробии) , если эпитафия слишком эмоционально тяжела можно определить свою миссию представить тосты на ваших проводах на пенсию. Для формулировки миссии используйте вопросы: что измениться в мире, если вас не будет? Что останется от вас, когда все закончиться?

Реальная миссия : человек занимается бизнес-тренингами. Его миссия-поднять престиж профессии бизнес-тренера, сделать так , чтобы моя семья гордилась мною и мои партнеры с моей помощью развивали свой персонал и добивались исключительных финансовых результатов. Достигнуть этого став лучшим бизнес-тренером по продажам, используя моё системное мышление, уникальные тренинговые разработки, эксклюзивные авторские издания, эффективные технологии управления временем.

В течение жизни человек может уточнять миссию или даже менять её. 20 лет назад в менеджменте считалось, что организация не может менять свою миссию, однако сокращение жизненных циклов, продуктов, технологий, профессий изменило подход к определению миссии. В отличии от миссии призвание - это то ,что не может измениться в течение жизни.

3. ДЕРЕВО ЖИЗНЕННЫХ ЦЕЛЕЙ

Определение жизни по тостам, чтобы вы хотели, чтобы вам сказали: а) коллеги б) ваш руководитель в) «свадебный генерал»- наиболее важный гость г) ближайшие родственники д) друзья е) представители профессионального сообщества (бизнес элита района)

Вспомнить свои мечты. 1) попытаться последовательно вспомнить все свои мечты о будущем, кем вы хотели стать и оценить актуальны ли эти мечты сейчас. 2 ) сопоставить нынешнее положение с тем что вы хотели ранее, объяснить почему так произошло, каких качеств вам не хватило для реализации мечты, можете ли вы снова попытаться.

ПОСТОЕНИЕ ДЕРЕВА ЦЕЛЕЙ- строиться по основным отраслям жизни и по временным интервалам. дерево цели строиться по принципу декомпозиции, когда цель более высокого уровня может быть достигнута только при реализации целей низкого уровня. Дерево целей рекомендуется строить вручную после того как человек использовал все предшествующие методы для оценки своего представления о счастливой жизни

Быть счастливым

Здоровье, не иметь хронических заболеваний, выглядеть

Личная жизнь

Карьера

Материальное положение

ниж

нижний уровень в дереве цели представляет задачи на текущий день РИСУЕМ ДЕРЕВО К ПОНЕДЕЛЬНИКУ к 8 октября 25 лет 35 лет и 2013 год

Как сделать время качественным.

1. Циклы активности 2) правильный отдых 3) энергия

!!! У большинства подъемы производительности труда с 5 до 6 часов с 11 до 12 с 17 до 18 с 23 до 24

Спады активности с 2-3 ночи, с 8-9 утра, с 14-15 дня, с 20-21.

Каждый человек должен наблюдая за собой уточнить уменно его циклы подъема и спада активности (естественный путь)

!!!!! правильный отдых. 1)Отдых обязательно должен быть ритмичным. ( каждый час 5-10 минут, или 1,5 часа 15-20 минут) 2)отдых должен обеспечивать максимальное переключение из рабочего состояния т.е. для сотрудника в организации необходимо принять и разработать регламенты позволяющие сотруднику обеспечить максимально качественное время ( максимальная производительность) Система корпоративных регламентов касающихся определенных правил поведения-корпоративный само менеджмент . Наиболее эффективен короткий сон в течения дня . в НАСА работникам различается спать в течении дня 45 минут, и анализ показывает что производительность труда повышается на 35%. Уилстон ЧЕРЧИЛЬ пристрастился к дневному снц на Кубе. Сиеста-послеобеденный отдых. После дневного сна принимал душ и был добрым и свежим, говорил «это все равно тчо прожить 1, 5 -2 за 1 день. Самое лучшее время для сна 15 часов. Дневной сон-не больше 20 минут.

Руководитель одного из крупных владимирских заводов заинтересовались странными приспособлениями у рабочих мест-раскладывающихся лежаков. Иногда привезти себя в работоспособное состояние помогают якоря-материальная привязка

!!!!!!!!!!энергия Достаточно часто человек не ощущает в себе достаточно энергии для выполнения плана-это может объясняться отсутствием серьезных целей, само мотивацией, одновременно человек на самом деле может быть физически несоответствующей форме для достижения цели необходимо находить свои способы поддерживать требываемый энергетический уровень. Это может быть дыхательная гимнастика, продуманное питание и занятие йогой.

Человек должен определить для себя правила жизни и стараться их выполнять:

1. Надо быть благодарным . в эксперементе ученые просили писать письма с благодарностью, даже не отправляя письмо люди становились счастливее.

2. Позитивный настрой ( люди постоянно думают о своем будущем и ощущают при этом рост счастья

3. Человек должен учиться радоваться собственным удачам

4. Умение определять и пользоваться своими сильными сторонами

5. Умение совершать хорошие поступки, помогать другим

6. Знать свои самые существенные недостатки , будь честен перед собой

7. Показывайте другим как сделать вам приятное

8. Стремитесь быть конструктивной личностью стройте, а не разрушайте

9. Упрощайте жизнь во всех её проявлениях.

Работает, как правило, самое простое «лезвие оккамы»

Планирование личной работы руководителя. Основы планирования времени. Планирование времени на следующий день требует 5-10 минут времени. И как минимум экономит 30 минут времени. Недостаткам менталитета многих российских руководителей является непонимание важности планирования, часто даже руководитель считает , что планировать в наших условиях, когда все так быстро меняется практически бессмысленно.

Молодые люди недооценивают важность планирования, поскольку считают, что их жизнь и так полностью отрегулирована и кроме учебы ничем серьезным заниматься практически невозможно. Преимущество планирования. Достижение целей. Планирование позволяет уточнить цели рассмотреть возможности их достижения с точки зрения наличия ресурсов, позволяет достигать цели кратчайшим путем. Выигрыш во времени, обеспечивается четким представлением о времени, необходимым для выполнения различных проектов и задач, правильной оценкой времени, экономией времени для действительно важных задач .

Приоритеты- происходит концентрация на действительно важных задача и обеспечивается их решение, выявляются дела , которые могут быть делегированы. Сроки- установление реальных сроков и их соблюдение, своевременное распознавание «узких» мест и принятие соответсвующих мер. 5) резервы времени- создание резервов времени для непредвиденных дел. 6) эффективность-предварительная структура дня и рациональное использование на этой основе рабочего времени, более быстрое решение задач, за счет объединение их в блоки 7) делигирование дел- хорошая рабочая обстановка в коллективе, рациональное распределение поручений. 8) уменьшение стрессов- меньше суеты, больше предусмотрительности, меньше стрессов, больше удовлетворение от работы, меньше раздражения и нетерпения 60% запланированная активность…непредвиденная-резервы времени и не пранирорванные действия. 20% спантанная активность- управленческая деятельность твоерчество. В зависимости от природы занятий эти величины могут отклоняться в ту или иную сторону.3 правило- свидение задач во едино-план действий. Задачи деляться на : долгосрочные, среднесрочные, короткосрочные, и переходят в соответствующие планы, также как и не выполненые задачи 4правило- регулярность, системность, последовательность. Обеспечить . реалистиное планирование.

8)письменная форма-самая острая память тупее самого тупого карандаша. 9) перенос не сделанного-невыполненные задачи, которые все равно должны быть сделаны переносятся в план следующего периода 10) фиксация результатов места действия 11) установление временных норм, различают опытно-статистические основанные на вычислении средних значиний по имеющимся наблюдениям за выполнением аналогичных работ, однако в этих нормах заложены недостатки в организации работ , которые делаются работниками, поэтому более целесообразна использовать Технически Обоснованные Нормы, когда процесс выполнения работы делиться на последовательные шаги и определяется наилучший вариант выполнения каждого шага, далее можно измерять длину каждого шага после его, либо использовать известные нормативы. Выбор техническо обоснованной нормы стимулирует сотрудника к повышению производительности его труда т.е. к освоению новых методов и приемов работы. 12) срок исполнения- устанавливаются точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Исключть варианты «как можно скорее» «в течении недели» «через 2-3 недели», рекомендуется заключать определенные соглашения по срокам выполнения работ. 13) установления приорететов, избавление от давления спешных дел. Приоритет на достижение долгосрочных целей 14) дилегирование- работа , ЧТО ЛИЧНО, А КОТОРУЮ МОЖНО ПЕРЕПОЛРУЧИТЬ, дилигировать. 15) похитители времени- оставлять время на недооценку дел и на разговору остаточное время, одновременно следует фиксировать все помехи и предпринимать специальные меры для уменьшения поглотителей времени 16) переработка- перепроверка, составленный план не является догмой, требует перепроверки и коректировки. А) менеджеры не должны держаться за заранее разработанные планы б) у хорошего менеджера должны быть планы на все случаи жизни. В СССР план-закон, ПЛАН УТВЕРЖДАЛСЯ ВЫШЕСТОЯЩЕЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ И СТАНОВИЛМСЯ ЗАКОНОМ. Одного из перый руководителей завода точмаш (грамзавод) расстреляли за невыполнение плана. В настоящее время планирование является прирогативой руководства организации и невыподлнение планасвидетельствует о неверной оценке ситуации руководителем. 17) свободное время тоже планировать 18) временные блоки и спокойное время.(нужно резервировать продолжительные не прирывные промежутки времени для решения крупных задач ( спокойное время, закрытые часы) 19) время для планирования и творческтва (обязательно в ежедневных планах должно выделяться время для планирования творчества и саморазвития 20) рутинная работа- рекомендуется составить список рутинных работ выполняемых ежедневно еженедельно ежемесяцно, разработать эффективные технолонгиии их выполнения и включать планы дней., даже рутинные дела нужно делать более веселыми «привычки первоклассника» 21) непродуктивная деятельность нужно следить за тем, чтобы на деятельность не дающую полезных результатов уходило как меньше полезного времени. Считается , что неприносит реальные ценности сам процесс контроля поскольку в результате не меняется ничего в результате в самом объекте труда. 22) при планировании нужно действовать альтернативно 23) разнообразие-необходимо чередовать выполнение долгосрочных и короткосрочных дел, работу в команде и самому 24) согласование планов, нужно согласовывать с планами других людей, которые так или иначе будут участвовать в ваших работах, координация планов.

Методы планирования времени и расстановки приоритетов.

1. ALPEN (зайверг)- первый этап-записываются все задания на следующий день.дела нужно формулировать так, чтобы можно было провезти их классификацию и расставить приоритеты. Зайверт рекомендует использовать сокращения соответствующий вид деятельности или рубрикам ежедневника. 2 этап- лимитируем и определяем продолжительность деятельности, для каждой задачи конкретное время исполнения. 3 этап- оставлять резервное время. 4 этап- устанавливаем приоритеты, принимаем решения по сокращению плана и возможности передачи задания другому лицу.

задание	Длительность	Приоритет	ДЕЛИГИРОВАНИЕ
ОФОРМЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ	3 часа	А	-

Для облегчения составления плана для обозначения важнейших элементов использовать графические символы. 5 этап-последующий контроль- ежедневный контроль выполнения плана и перенос того что не удалось сделать на последующие дни.

Правило начала дня по Зайверту: начинать день с позитивным настроем, хорошо позавтракать и без спешки на работу, перепроверять план дня, решив простую задачу создать настроение, заниматься сложными делами с утра.

Правило Зайверта по ходу дня: фиксировать сроки выполнения задания, отклонять неотложные проблемы, избегать не запланированных действий, регулярный отдых, небольшие однородные задачи –блоками, контролировать время и планы, избегать действия с обратной реакцией. Резервировать спокойное время для важных задач.

Правило завершения рабочего дня: завершать несделанное, осуществлять контроль результатов, отправляться домой с улыбкой.

2)20/80 Принцип Парето – принцип 20/80 – это эмпирическое правило введенное социологом Вильфреддо Парето в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80 % результата, а остальные 80% усилий – лишь 20 % результата» т.е. в начале необходимо выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начать с них. Признаки дел крадущие 80% времени:1) большая часть того что ожидают от нас другие люди. 2) работы , которые нужно выполнять определенным образом. 3) то чем мы не очень хорошо владеем. 4) то что не доставляет нам удовольствия 5) деятельность во время которой нас часто прерывают. 6) то что не интересно для большенства нужных нам людей. 7) все что длиться дольше, чем было запланированно ранее. 8) любое задание , которое мы вынуждены и не компетентными людьми. 9) дела, которые отнимают много времени но не приносят никаких позитивных результатов.10) бесполезные телефонные звонки.

3. ABC анализ расстановки приоритетов- категория «А» -важнейшие задачи обычно составляют 15% от общего количества дел и задач, но их вклад в достижения цели 65%.

Важные задачи катогории «В» 20% от общего числа задач и их вклад тоже 20%. Менее важные и не существенные 65%, а вклад 15%.

Задачи «А» не подлежать делегированию, они не подлежат делегированию, их следует выполнять в первую очередь, и они и мею абсолютное преимущество при планировании.

Задачи «В» делегированны подчиненным»А».

Задачи «С» часто выполняются сами собой и могут быть перепоручены..

Правило планирование в АВС планировать на день только 1-2 задачи категории «А» (около 3 часов) 2 предусмотреть выполнение 2-3 задач категории «В» (около 1 часа) .

Четко расписывать 60% 20%-на творческую.

Правило 3-оставшее время резервировать для дел категори «С».

Для определения задач категории «А» относительно каждого дела ответить на ряд вопросов: 1) благодаря выполнению каких задач в наибольшей степени можно приблизиться к достижению главных целей. 2) можно ли за счет выполнения задачи , решить несколько других? 3) благодаря каких задач можно внести наибольший вклад в достижение целей общих. 4) выполнение каких задач принесет большее вознаграждение? 5) не выполнение каких задач принесет самое негативное последствие?

4 Д. Эйзенхауэр для расстановки приоритетов. 1-очень важно, очень срочно, немедленно выполнить лично. 2-очень важно не срочно определить сроки исполнения. . 3 не важно но срочно-можно перепаручить. 4- не важно и не срочно

5. GTD –гетин синкс доон –расправляться с дел, ами. Все что можно сделать включая мелочи заноситься в список. Задачи не разделяются по приорететам, не важные должно быть выполнено так же как и без отлагательное. Если начата работа над каким то пунктом списка, он никогда не должен вернуться в список обратно. Используется правило 2-х минут: все что делается короче 2-х минут, незаноситься в список потому что само осмысление этого займет больше времени

Определение 20% важных дел по Пинтасевицу.

Организация проведения совещаний: 1) определения необходимости проведения совещания. Выделяют 5 основных целей проведения совещания:1) информирование; 2) развитие навыков 3) внедрение процессов 4)распределение обязанностей 5) решение проблем.

Совещание имеет смысл, если есть необходимости обмена информацией, выявление мнений и альтернатив, анализа не стандартных ситуаций, принятие решений по комплексным вопросам. Менеджер должен проанализировать все возможности альтернативы: возможность решение вопроса по телефону, возможность объединения с другими совещаниями. Современные разновидности селекторных совещаний. Необходимо правильно выбрать дату и время проведения совещания: лучший день среда или четверг, любое совещание нарушает ритм трудовой деятельности его целесообразней проводить во 2 половине дня, но не после обеда. Продолжительность совещания должна быть определена заранее и, как правило, не более полутора часов. Оптимальна продолжение совместной умственной деятельности 40-45 минут, после этого внимание ослабляется начинается шум движение лишние разговоры, после 90 минут интерес к проблемам исчезает ( период негативной активности) . человек относиться ко всему нервно и недоверчиво, решение принятые в это время отличаются экстремизмом, если совещание продолжается более 2 часов, то 90% участников, готовы согласиться на любое решение, лишь бы все поскорее закончилось. 1 час- самый оптимальный вариант продолжительности совещания, т.к. люди слушают внимательно 40-45 минут, на крупных предприятиях проводиться большое количество совещаний и для избежание пересечений составляется график совещаний, минимизирующий вероятность накладок для одних и тех же людей. Состав участников совещания должен минимизировать вероятность участия в совещании ненужных людей, приглашаемых на всякий случий. Такой сотрудник ощущает раздражение от необходимости зря тратить время. И отвлекает других участников совещания, считается, что минимальное количество участников совещания 8-10 человек. Очень большое число участников совещаний уменьшает возможность выслушать все мнения, однако участники, как првило могут повлиять на принятие решений, либо в процессе голосования, либо если решение не принимается на совещании, после совещания подав информацию руководителю. Основной критерий при отборе участников- их компетентность в обсуждаемом вопросе. Достаточно часто компетентными могут быть рядовые сотрудники, что создает дополнительные сложности на совещании.

Место проведения совещания – чаще всего проводятся в кабинете руководителя или в спец. Зале, требования: комфорт, кондиционирование, места, возможности визуализации информации, если в конференц зале нет доски , то совещание вряд ли будет плодотворным. Флипчарт. Человек воспринимает информацию прежде всего визуально, поэтому отсутствие средств визуализации существенно уменьшает объем воспринимаемой информации. Если задуманное принять за 100% высказанное составит 70% услышанное 80% от высказанного высказанного(56%) понятто 70% от услышанного, запомнииться 15-16 % от всего.

Наихулший вариант с малым количеством участников прямоугольный-плохо, овальный тоже не подшодит, т.к. настраивает на благодушный лад, наилучшим вариантом становиться трапеция.

Существует спец. Мебель для совещаний.

Повестка дня составляется зарание и рассылается всем участникам зарание, она включает цеь совещания,дату время место проведения, указывается докунменты для обсуждения, участники совещания, и пункты повестки дня: 1) вводное слово , с краткин обзовом цели совещания, их обсуждением и представлением регламента совещиния. Считается большой ошибкой, если ведущий в начале совешания не установил регламент. После обсуждения повестки дня проводиться поведение итогов.

ТЕМА: этика в деловых коммуникациях. Этика-привычка нрав. Аристотель писал: этика помогает познать, что следует делать и от чего воздерджаться. Этика менеджмента…наука рассматривающая поступки и поведение человека действующего в сфере управления в том аспекте, в каком действие менеджера соотноситься с общими этическими требываниями. Современный менеджмент оказывает влияние на общество в целом. Менеджер оказыывает влияние на сотрудников,поскольку он находиться в центре внимания и соблюдение или не соблюдение им этических норм является образцом поведения для рядовых сотрудников, действие менеджера имеют долгосрочный эффект т.е. они формируют культуру поведения рядовых сотрудников, топ-менеджеры формируют стандарты отношений с конкурентами, поставщиками, деловыми партнерами, потребителями. Этичность определяется внутренними и внешними факторами: комплекс этических устоев, которыми человек владеет от рождения, и который развивается в его социуме-представление о том, что есть добро , а что есть зло.собственный этический кодекс которым человек руководствуется в не зависимости от должности 2) требования которые предъявляются к человеку из вне- этический кодекс организации, правило внутреннего распорядка, устные требования в=менеджера более высокого уровня. В морали должное и фактическое совпадает далеко не всегда, даже закон наказывает самые очевидные нарушения, контроль за соблюдением или не соблюдением этих нормосуществляется только общественным мнением и человеческой совестью в морали грамадную рогль играют личные убеждения, мотивы и самооценки позволяющие человеку самому контролировать свои действия, давать им обоснования, вырабатывать свою линию поведения. В жизни сам процесс рыночной купли продажи , является процессом нахождения компромисса между личным эгоистическим интересом человека и общественным благом, существуют нравственные нормы позволяющие находить эти компромиссы.:1) позиция служению обществу. 2) неуважение к деньгам постоянная неудовлетворенность достигнутого,не уходящие с годами чувство чистолюбия. Искренность добросовестность честность открытость. В условиях развитой конкуренции цестным быть выгодно посколько даже маленькое пятнышко на репутации может принести к финансовым патерям. В странах с развитой рыночной экономикой за соблюдением этических норм в бизнесе следит государство и многочисленные объединения потребителей и рпедпринимателей, которых как првило существуют свои профессиональные этические кодексы. 5) гордость за свой бизннес не зависимо от его области и масштабов 6) успехи в бизнесе не должны достигаться за счет разрушения окружающей среды. Соременный бизнес РРР (трех пи) (пипол пленет профит) 7) распределение прибыли должны участвовать все те, кто участвовал в её создании, реализуется через продажу акций компании её сотрудникам. Премии за успешную работу так же выплачиваются из прибыли

Шкафы с документами

начальник

канц

КОМП

тел

О

К

Но