Лабораторная работа №1. Настройка рабочего пространства для пользователя lotus notes

1. Цель работы

Целью работы является ознакомление с пользовательским интерфейсом Lotus Notes, а также возможностями гибкой настройки личного рабочего пространства пользователя.

2. Теоретические сведения

Notes реализует один из способов совместного использования информации, предлагая информационный архив, который можно использовать совместно с другими людьми. Этот архив можно интерпретировать как базу данных или как электронную картотеку, в которой можно хранить и организовывать определенным образом любой вид информации.

База данных содержит совокупность документов. Документ представляет собой основной модуль информации в Lotus Notes. Пользователь, создающий базу данных, определяет, какой тип документов она может содержать и какой вид может быть у всех этих документов. Некоторые документы Notes имеют вполне определенную структуру. Другие документы могут иметь более свободный формат. Однотипные документы собираются в базу данных.

Notes представляет в распоряжение пользователя несколько групп, в которые можно организовывать базы данных. Каждая из этих групп называется страницей рабочего пространства. Эти страницы используются для того, чтобы упорядочить по категориям базы данных, точно так же, как вы заполняете различные ящики своей картотеки информацией по определенным темам (рисунок 1).

Можно провести простую аналогию с библиотекой.

Рабочее пространство – деревянная стойка с ящиками;

страница рабочего пространства – ящик картотеки, в который отобрана взаимосвязанная информация;

база данных – папка в ящике, содержащая информацию по определенной тематике;

документ – лист бумаги в папке, содержащий информацию об определенном объекте.

Рис. 1. Организация рабочего пространства Lotus Notes.

Приложения, использующие Notes, можно разделить на несколько типов.

Дискуссионные – это базы данных, использующие документы для задания основной темы и документы отзыва для сбора индивидуальной информации или мнений, которые должны ассоциироваться с ними. Это наиболее общий тип баз данных, предоставляющий возможность участвовать в коллективной работе и в обсуждении текущих проблем.

Приложения оповещения (или информационные службы) – позволяют пользователям получать свежую информацию по интересующим вопросам из внутренних и внешних источников, размещать личные объявления.

Справочные приложения – это базы данных Lotus Notes, спроектированные для поддержки или замещения существующих документальных справочных материалов.

Отслеживающие приложения – базы данных документов, связанных какой-либо проблемой бизнеса (отслеживание и оценка действий служащего или слежение за информационной поддержкой клиента).

Приложения потокового согласования – это базы данных документов по ведению коллективной работы.

3. Порядок выполнения работы.

3.1. ЗагрузкаLotusNotes6.5.

3.1.1. Запустите Lotus Notes 6.5. с рабочего стола.

Непосредственно после открытия Notes отображается начальная страница (рис. 2).

Рис.2. Начальная страница Lotus Notes.

Начальная страница Notes обеспечивает пользователю централизованный доступ к почте, календарю, личной адресной книге, списку задач, личному журналу и средству поиска.