35. Вимоги до поведінки секретаря під час прийому відвідувачів.

1. У години прийому бути в настрої, не виказувати ні найменшої роздратованості.

2. Коли заходить відвідувач, бути ввічливим: обов 'язково встати із-за столу, привітатися, запропонувати відвідувачеві сісти (не присісти), потім сісти самому й звернутися до співрозмовника зі словами заохочення до розмови:

Я Вас уважно слухаю. Говоріть, будь ласка. Ви з якого питання? Чим можу Вам допомогти? Я до Ваших послуг.

3. Слухати співбесідника уважно, з розумінням. Якщо в цей час задзвонить телефон, не піднімати трубку й не розмовляти, оскільки це змусить відвідувача замовкнути, а потім знову викладати суть справи.

4. Виявляти витриманість і доброзичливість: не перебивати відвідувача "на півслові". Якщо співрозмовник не в змозі зупинитися і не дає Вам сказати бодай одне слово, можна спробувати перетворити його монолог на діалог за допомоги таких словесних формул:

Дозвольте мені сказати кілька слів. Я б хотів лишень зауважити, що ...

Перепрошую, зупиніться на хвилинку і не забудьте, що маєте сказати, бо я мушу зауважити, що ...

Якщо співрозмовник не зважає й на це, то варто терпляче й чемно слухати його доти, доки він не виговориться, а тоді розпочати діалог.

5. Послуговуватися лише нормативною лексикою: не вживати слів із забарвленням іронії, зневажливості, негативних оцінювань.

6. Тон розмови має бути діловим, стриманим, спокійним, темп -неспішним (але не байдужим).

7. Якщо дозволяє ситуація спілкування, в кінці розмови встати й провести відвідувача до дверей, попрощатися.

Справедливість, чемність, коректність, толерантність, повага до відвідувачів - предикати службової особи. Подбайте про те, аби ці моральнісні настанови набули вигляду певних правових приписів, дотримання яких втілюється у відповідних учинках.

36. Поведінка відвідувачів під час ділового візиту.

1. Попросити дозволу зайти, привітатися, без дозволу не сідати.

2,. Не забути про форми ввічливості: Будь ласка

Дякую Вам

Вибачте

Перепрошую

3. Висловлювати своє прохання чітко, ясно й коротко.

4. Бути ввічливим, стриманим, коректним.

37

38

39. Поведінка гостей та господарів під час неофіційних візитів.

До ділової частини ставляться й можливі зустрічі й бесіди супровідного високого гостя офіційних посадових осіб (міністр закордонних справ, міністр фінансів і ін.) зі своїми колегами, а також можливі однобічні прес-конференції, інтерв'ю представникам печатки, виступу по телебаченню й радіо.

Іноді під час візиту високому гостеві вручаються національні нагороди. Всі ці елементи повинні одержувати обов'язкове відбиття в офіційній програмі. Невід'ємною частиною візитів є представницькі заходи офіційний сніданок (ланч) або обід від імені керівництва приймаючої країни.

Саме такий вид прийому носить особливо врочистий характер, чому в чималому ступені покликаний сприяти й інтер'єр відповідних приміщень нерідко офіційних резиденцій глави держави. Одночасно із затвердженням програми розглядається й список гостей, запрошуваних по обидва боки на прийом. Їхня кількість і склад не тільки данина протоколу, але й своєрідне свідоцтво рівня й характеру відносин між країнами, їхнім керівництвом.

На прийом обов'язково запрошуються посол країни гостюючи й ряд старших дипломатичних співробітників посольства. У ході сніданку або обіду сторони обмінюються мовами-тостами, тексти яких у перекладі на відповідну мову завчасно розкладаються на столах. Основне втримування мов одержує висвітлення в пресі. При проведенні відповідного протокольного заходу з боку гостюючи відбувається обмін тільки короткими тостами.

У більшості країн існує практика подання гостеві глав дипломатичних представництв. Турбота про оповіщення дипкорпусу про цю церемонію лежить на посольстві країни гостюючи. Якщо гість прибув із дружиною, то на церемонію подання глави диппредставительств також запрошуються із чоловіками. Після подання подається легке частування. У гостя є можливість при бажанні поговорити з ким-небудь із іноземних дипломатів

З урахуванням побажань високого гостя в програму його перебування може бути включене офіційне відвідування театру, що припускає в цьому випадку виконання ряду протокольних вимог присутність високих офіційних осіб приймаючої країни в ложі з гостем, підняття державних прапорів і виконання перед початком спектаклю гімнів двох країн.